إذن صرف المخازن (Stock Issue Voucher) أمر مكتوب يخرج به الصنف من المستودع إلى قسم أو مشروع، ويحمل الكمية المصروفة وقيمتها وتوقيعات من طلب واعتمد وصرف واستلم. النموذج أعلاه مملوء بمثال صرف مواد لمشروع فيلا، فاكتب بياناتك فوقه داخل الإذن مباشرة، وفي التبويبين الآخرين إذن صرف بضاعة لمندوب أو فرع، وسجل يجمع أذون الشهر حسب مركز التكلفة.
قيمة كل سطر = الكمية المصروفة × تكلفة الوحدة. في المثال صُرفت 20 علبة مسامير بتكلفة 15 ريالاً فقيمتها 300 ريال، ومجموع الإذن 1,985.20 ريال يُحمَّل على مركز التكلفة.
ما هو إذن صرف المخازن
إذن الصرف المخزني هو المستند الذي يثبت خروج المواد من المستودع للاستعمال داخل المنشأة: لتنفيذ مشروع، أو لخط إنتاج، أو لأعمال صيانة، أو لصالة البيع. يصدر قبل خروج الصنف لا بعده، وبه يُخصم الصنف من رصيده في كارت الصنف، وتُحمَّل قيمته على الجهة التي طلبته. أما إخراج نقدية من الصندوق فمستنده سند الصرف، وتسليم بضاعة مبيعة لعميل مستنده سند التسليم، ولكل منهما أداة مستقلة.
كيفية تعبئة نموذج إذن الصرف
- اكتب اسم المنشأة والمستودع، ثم الجهة الطالبة (القسم أو المشروع) ورقم مركز التكلفة.
- اختر الغرض من الصرف وتاريخه؛ التاريخ الهجري يظهر بجانب الميلادي.
- في جدول الأصناف اكتب الكمية المطلوبة ثم المصروفة فعلاً وتكلفة الوحدة، فتُحسب القيمة والمجموع.
- في الوضع المتقدم أضف رقم الإذن وأسماء الموقّعين، وعمود مركز التكلفة لكل سطر إن صرفت لأكثر من مشروع بإذن واحد.
- نزّل الإذن بصيغة PDF للطباعة من نسختين، أو بصيغة Word لتعديل أعمدته، ويوجد زر لنموذج فارغ يُعبأ باليد.
| البند | ما يُكتب فيه |
|---|---|
| الجهة الطالبة | القسم أو المشروع الذي سيستهلك المواد، لا اسم الموظف وحده. |
| مركز التكلفة | رقم المشروع أو القسم في دفاترك، فتُحمَّل عليه القيمة. |
| المطلوب والمصروف | المصروف قد يقل عن المطلوب إن لم يكفِ الرصيد، والرصيد يُخصم بالمصروف. |
| تكلفة الوحدة | من كارت الصنف أو آخر فاتورة شراء، حسب طريقة التكلفة التي تتبعها المنشأة. |
| الاعتمادات | الطالب، ومدير القسم، وأمين المخزن، والمستلم. |
الحالات الخاصة لها مكان في النموذج: في المثال طُلب 30 قضيب حديد وصُرف 24 لأن الرصيد لم يكفِ، فتبقى الستة طلباً قائماً بإذن جديد. والصنف البديل يُكتب باسمه الفعلي (شريط 48 مم بدل 50 مم) مع ملاحظة بموافقة الطالب.
الدورة المستندية للصرف من المخزن
تبدأ الدورة بطلب من القسم، ثم اعتماد مديره، ثم صرف أمين المخزن وتوقيع المستلم، ثم تسجيل الإذن في كارت الصنف فينقص الرصيد، ثم ترحيل قيمته إلى مركز التكلفة. وفي المستودع ثلاثة مستندات متقاربة الاسم: إذن الإضافة المخزني يُدخل الصنف إلى الرصيد عند الاستلام من المورد أو الإنتاج، وإذن الصرف يُخرجه للاستهلاك، وطلب التحويل ينقله بين مستودعين دون أن يتغير مجموع مخزون المنشأة. وكارت الصنف وطلب التحويل لكل منهما صفحة مستقلة.
ربط إذن الصرف بتكلفة المشروع
حين يحمل كل إذن مركز تكلفة، يصبح مجموع الأذون تكلفة المواد الفعلية لكل مشروع أو قسم. تبويب «سجل الصرف ومراكز التكلفة» يجمع ذلك: في المثال سبعة سطور من أربعة أذون قيمتها 4,825.20 ريال، منها 2,980.00 ريال لمشروع فيلا النرجس. قارن هذا الرقم بميزانية المواد في عقد المشروع كل أسبوع، فتكتشف الهدر أو الصرف الزائد قبل التسليم.
أخطاء شائعة في إذن الصرف
- صرف المواد بطلب شفهي أو رسالة، ثم كتابة الإذن لاحقاً من الذاكرة.
- ترك مركز التكلفة فارغاً، فلا يُعرف على أي مشروع تُحمَّل القيمة.
- خصم الكمية المطلوبة من الرصيد بدل المصروفة فعلاً.
- خانة اعتماد فارغة، أو أذون بلا تسلسل رقمي فلا يُعرف إن ضاع إذن.
حين لا تعرف كم استهلك كل مشروع من المواد
نحن في ميكروتيك نبني نظاماً محاسبياً (ERP) للمنشآت في السعودية يجمع المبيعات والمشتريات والمخزون والمالية في مكان واحد، فيُسجَّل الإذن في النظام نفسه الذي يحمل الأرصدة والتكاليف.
الأسئلة الشائعة عن إذن الصرف
من يوقّع على إذن صرف المخازن؟
يوقّعه الطالب، ثم مدير القسم الذي يعتمد الصرف، ثم أمين المخزن الذي صرف، ثم المستلم الذي تسلّم المواد. يبقى الأصل عند المخزن وصورة عند الجهة الطالبة.
هل يلزم إذن صرف لكل عملية صرف من المخزن؟
نعم، كل خروج لصنف يحتاج إذناً مرقماً، ولو كانت الكمية صغيرة. يمكن جمع عدة أصناف لجهة واحدة في إذن واحد، لكن لا يُخرج صنف بلا مستند.
كيف أتعامل مع الصرف الجزئي في نموذج إذن الصرف؟
اكتب الكمية المطلوبة كاملة والمصروفة فعلاً، ويُخصم الرصيد بالمصروف فقط. الباقي يبقى طلباً قائماً، ويُكتب له إذن جديد حين يتوفر الصنف.
هل يحتاج إذن الصرف المخزني إلى ختم؟
الإذن مستند داخلي، وقيمته في توقيعات الطالب والمعتمد وأمين المخزن والمستلم ورقمه المتسلسل. الختم يتبع سياسة المنشأة؛ منشآت كثيرة تختمه بختم المستودع، وراجع ما يطلبه مراجع الحسابات لديك.