كارت الصنف (Stock Card) سجل لصنف واحد تُكتب فيه كل حركة دخول وخروج برقم مستندها، ويتراكم الرصيد بعد كل سطر. النموذج أعلاه مملوء بحركة شهر لصنف حليب في مستودع بالرياض، فاكتب بيانات صنفك داخل الكارت مباشرة، ثم نزّله للطباعة أو للتعديل.
الرصيد في كل سطر من كارت الصنف = رصيد السطر السابق + الوارد − المنصرف. في المثال بدأ الحليب برصيد 120، ودخل 366 وخرج 306، فرصيده الختامي 60.
ما هو كارت الصنف ولماذا يُستخدم
كارت الصنف، ويُسمى أيضاً بطاقة الصنف (Bin Card)، يتتبع صنفاً واحداً حركةً حركة: من أين دخل، وإلى أين خرج، وبأي مستند، وكم بقي بعد كل حركة. به تعرف الرصيد الدفتري دون عدّ الرف، وتجد المستند المسؤول عن أي فرق عند الجرد. ويختلف عن كشف حساب المخزون الذي يعطي قيمة المخزون كله في حساب واحد بالريال، بينما الكارت يعطي كميات صنف واحد بتفاصيل حركاته.
مكونات كارت الصنف وطريقة تعبئته
- اكتب اسم المنشأة والمستودع واسم الصنف ووحدة قياسه.
- السطر الأول رصيد أول المدة من آخر جرد، ثم سطر لكل حركة بتاريخها ونوع مستندها ورقمه.
- اكتب الكمية في عمود «وارد» أو «منصرف»، فيُحسب الرصيد في السطر نفسه.
- في الوضع المتقدم أضف رمز الصنف وموقعه على الرف وحده الأدنى والأعلى وتكلفة الوحدة.
- نزّل الكارت بصيغة PDF لطباعته وتعليقه عند الرف، أو بصيغة Word لتعديل أعمدته.
| العمود | ما يُكتب فيه |
|---|---|
| المستند ورقمه | إذن استلام، أو إذن صرف، أو إذن تحويل، أو إشعار مرتجع، برقمه كما هو على الورقة. |
| البيان | المورد أو الجهة أو الفرع الذي جاء منه الصنف أو ذهب إليه. |
| وارد ومنصرف | الكمية الفعلية بوحدة الكارت، في عمود واحد فقط لكل سطر. |
| الرصيد | يُحسب ولا يُكتب: رصيد السطر السابق + الوارد − المنصرف. |
أذون الصرف وطلبات التحويل التي تغذي الكارت صار لكل منها صفحة مستقلة بنموذجها.
كارت الصنف والجرد الفعلي
عند الجرد يُقارن الرصيد الختامي في كارت صنف المخازن بما عُدّ على الرف. لو عُدّ الحليب 57 حبة ورصيد الكارت 60، فالعجز 3 حبات: يُبحث أولاً عن إذن لم يُسجَّل أو كمية كُتبت في العمود الخطأ، فإن لم يظهر سبب كُتب محضر جرد واعتُمد، ثم سُجّل سطر تسوية في عمود «منصرف» برقم المحضر فيصبح الرصيد 57. هذا السطر يحفظ أثر الفرق للمراجعة الداخلية بدل تعديل الرصيد بلا مستند. ومحضر الجرد له نموذج مستقل.
من الكارت الورقي إلى النظام الآلي
الكارت الورقي يكفي لعشرات الأصناف وحركة قليلة. حين تصبح الأصناف مئات والحركات يومية، يتأخر نقل الأذون إلى الكروت، ويصير الرصيد المكتوب رصيد الأسبوع الماضي. عندها يصبح سجل الحركات جزءاً من النظام المحاسبي: يُسجَّل المستند مرة واحدة، ويُقرأ رصيد الصنف وحركاته منه دون تعبئة كارت يدوي.
أخطاء شائعة في كارت الصنف
- نسيان رقم المستند، فلا يُعرف مصدر الحركة عند الجرد.
- حساب الرصيد يدوياً ونقل خطأ سطر إلى كل ما بعده.
- تسجيل الكمية المطلوبة في الإذن بدل المصروفة فعلاً.
- تصحيح الرصيد بالشطب بعد الجرد بدل سطر تسوية برقم المحضر.
حين يتأخر نقل الأذون إلى كروت الأصناف
نحن في ميكروتيك نبني نظاماً محاسبياً (ERP) للمنشآت السعودية يجمع المبيعات والمشتريات والمخزون والمالية في مكان واحد، فحين يُسجَّل الإذن في النظام نفسه الذي يحمل الأرصدة، لا يحتاج كارت الصنف إلى نقل يدوي من الورق.
الأسئلة الشائعة عن كارت الصنف
هل أحتاج كارت صنف لكل صنف في المستودع؟
نعم، الكارت لصنف واحد بوحدة واحدة، ولكل صنف كارته. الصنف نفسه في مستودعين يُفتح له كارت في كل مستودع، لأن لكل مستودع رصيده.
ما الفرق بين كارت الصنف وإذن الصرف؟
إذن الصرف مستند حركة واحدة يخرج به الصنف من المستودع، وكارت الصنف سجل يجمع كل الحركات. رقم الإذن يُكتب في سطر من الكارت فيُخصم المصروف من الرصيد.
هل تُستخدم بطاقة الصنف لحساب التكلفة؟
يمكن ذلك بعمود تكلفة الوحدة في الوضع المتقدم، فتعرف تكلفة كل وارد. لكن حساب متوسط التكلفة وقيمة المخزون يحتاج طريقة تكلفة معتمدة في المنشأة، والكارت هنا يتابع الكميات أولاً.
هل يغني النظام الآلي عن كارت الصنف؟
النظام المحاسبي يحمل الكارت نفسه في صورة سجل حركات لكل صنف، فلا حاجة إلى كارت ورقي حين تُسجَّل كل الأذون فيه. يبقى الكارت الورقي مفيداً للمستودع الصغير أو للرف الذي يُراجع باليد.