سند تسليم بضاعة ورقة توقّعها حين تخرج البضاعة من عندك إلى العميل، وسند استلام بضاعة (Goods Received Note) ورقة توقّعها حين تدخل البضاعة مستودعك من المورد. في الصفحة تكتب الأصناف مع الكمية المطلوبة والكمية التي سُلّمت أو استُلمت، فيضع المولّد الفرق أمام كل صنف ويميّز الصف الناقص أو الزائد قبل التوقيع، ويحسب قيمة الفرق بالريال السعودي إن كتبت الأسعار. ثم تنزّل السند بصيغة PDF للطباعة، أو Word للتعديل، أو Excel بمعادلات، أو صورة تناسب شاشة جوال المندوب.
كيف يحسب المولّد الفرق في سند الاستلام
لكل صنف عمودان: المطلوب (من أمر الشراء أو الفاتورة أو طلب العميل) والفعلي (ما عُدّ عند الباب). المولّد يطرح الأول من الثاني بثلاث خانات عشرية، فيصلح للكراتين والقطع وللأوزان مثل 12.5 كجم. وإن فعّلت الوضع المتقدم وكتبت سعر الوحدة، ضرب الفرق في السعر ليعطيك قيمة النقص أو الزيادة بالريال.
Variance = Received − Ordered · Value = |Variance| × Unit price
سند تسليم بضاعة: ما يُكتب فيه ومن يوقّعه
سند التسليم (Delivery Note) يصدره البائع أو الموزّع ويرافق البضاعة إلى العميل. بياناته الأساسية: اسم منشأتك، واسم العميل، ورقم السند وتاريخه، ورقم الفاتورة أو أمر البيع الذي يخصه، ثم جدول الأصناف بالوحدة والكمية. يوقّع العميل أو من ينوب عنه بالاستلام، ويوقّع المندوب أو السائق بالتسليم، وتبقى نسخة موقّعة عند كل طرف.
السند الموقّع دليلك إن قال العميل بعد أسبوع إن كرتونين لم يصلا. لذلك اطلب من المستلم أن يعدّ قبل أن يوقّع، واكتب الكمية المسلّمة فعلاً لا كمية الفاتورة. وفي الوضع المتقدم تضيف رقم السيارة أو رمز المندوب، وعدد الطرود، وتوقيع المستلم على شاشة الجوال، وصيغة «المستلم» أو «المستلمة» في خانة التوقيع.
سند استلام بضاعة (GRN) ومطابقته مع أمر الشراء
سند الاستلام (Goods Received Note، واختصاره GRN) يصدره المشتري: أمين المستودع أو مسؤول الاستلام، حين تصل بضاعة المورد. يُكتب فيه رقم أمر الشراء، واسم المورد، والكمية المطلوبة مقابل المستلمة لكل صنف، وحالة البضاعة (سليمة، أو تالفة، أو منتهية، أو مخالفة للمواصفات).
قيمة السند في المطابقة الثلاثية: أمر الشراء يقول ما طلبت، وسند الاستلام يقول ما وصل، وفاتورة المورد تقول ما يُطلب منك دفعه. لا تُعتمد الفاتورة للدفع حتى تطابق كميتها كمية سند الاستلام. وإن وُجد نقص، فالسند الموقّع من سائق المورد هو ما تطلب به التعويض.
استلام مواد وقسيمة تعبئة
نموذج استلام المواد صيغة من سند الاستلام تُستعمل في المصانع والمطابخ المركزية ومشاريع المقاولات، حين تكون البضاعة مواد خام أو مستلزمات تشغيل لا بضاعة للبيع. اختر «استلام مواد» في تبويب الاستلام، فيصير عنوان السند «سند استلام مواد»، وتتغير عبارة الإقرار فوق التوقيعات لتخص المواد.
قسيمة التعبئة (Packing Slip) ورقة تُجهَّز في المستودع قبل الشحن: ما طُلب وما عُبّئ فعلاً في الطرود. تكشف النقص قبل أن تخرج الشحنة، فتصحّحه في المستودع بدل أن يكتشفه العميل. اخترها من تبويب التسليم بزر «قسيمة تعبئة».
نموذج استلام بضاعة Excel ونموذج تسليم بضاعة Word
زر «تنزيل Excel» يعطيك جدول السند بمعادلات: عمود الفرق يطرح المطلوب من الفعلي، وعمود الحالة يكتب «نقص» أو «زيادة» أو «مطابق»، وتحته مجموع الكميات وعدد الأصناف المختلفة، وعشرة صفوف فارغة بمعادلاتها لتكمل الأصناف بنفسك. وإن كتبت الأسعار في الوضع المتقدم، أُضيف عمود قيمة الفرق بالدالة ROUND.
ويصلك السند بصيغة Word إن أردت أن تضيف شعار منشأتك أو شروطاً خاصة قبل الطباعة. الملف يحمل ما كتبته في الصفحة فقط؛ لا خانات فارغة لما لم تستعمله.
الفرق بين سند التسليم وبوليصة الشحن
سند التسليم يثبت ما سُلّم: الأصناف والكميات، ويوقّعه المستلم. بوليصة الشحن (Bill of Lading) تثبت أن الناقل تسلّم الطرود ليوصلها: عدد الطرود ووزنها والمرسل إليه وعنوانه، ويصدرها الناقل أو المرسل. إن كنت توصّل بسيارتك، فسند التسليم يكفي. وإن سلّمت البضاعة لشركة نقل، فالبوليصة ترافق الطرود، وسند التسليم يوقّعه العميل عند الوصول. ولملصق الطرد بالعنوان الوطني وبوليصة داخلية، استعمل مولّد ملصق الشحن.
أخطاء شائعة في سندات التسليم والاستلام
- نسخ كمية الفاتورة في خانة الكمية المستلمة دون عدّ، فيضيع النقص.
- توقيع المستلم على سند فارغ الكميات ثم تعبئته لاحقاً.
- غياب رقم أمر الشراء أو الفاتورة، فلا يُعرف لاحقاً أي طلب يخصه السند.
- كتابة «تالف» دون عدد التالف ودون صورة له، فيرفض المورد التعويض.
- إرجاع الزيادة دون أن يوقّع السائق على عددها.
ماذا تفعل بعد النتيجة
إن ظهر نقص في سند الاستلام، فاكتب عدده في السند ووقّعه مع سائق المورد، ثم اطلب إشعاراً دائناً بقيمته أو عدّل الفاتورة قبل اعتمادها للدفع. وإن ظهرت زيادة، فقرّر عند الباب: تعيدها مع السائق أو تستلمها وتطلب فاتورة بها. وفي سند التسليم، احتفظ بالنسخة الموقّعة مع الفاتورة؛ هي ما يغلق أي خلاف لاحق مع العميل. ولإصدار أمر الشراء الذي يُستلم عليه، استعمل مولّد أمر الشراء. وللإشعار الدائن بقيمة النقص، استعمل مولّد الإشعار الدائن والمدين.
حين يخرج المندوب كل صباح بعشرات الطلبات
سند واحد يُكتب في دقيقة. أما حين تخرج كل يوم سيارات بعشرات الطلبات، فكل نقص لا يُسجَّل عند الباب يصير خلافاً على التحصيل، وكل استلام لا يُطابق أمر الشراء يصير فرقاً في الجرد. ولهذا نقدم في ميكروتيك لشركات الجملة والتوزيع في المملكة O-Orange، نظاماً لمبيعات المناديب الميدانية والتوزيع. جرّبه على تسليمات يوم واحد.