نموذج طلب التحويل بين المستودعات (Stock Transfer Form) مستند يرافق البضاعة من فرع إلى آخر داخل المنشأة نفسها: يكتب فيه الفرع المرسل ما خرج، ويكتب الفرع المستقبل ما وصل سليماً وما تلف، فيظهر الفرق في كل سطر. النموذج أعلاه مملوء بتحويل من المستودع الرئيسي في الرياض إلى فرع الملز، فعدّل البيانات داخل المستند، وفي التبويب الثاني سجل يجمع تحويلات الشهر.
الفرق = المرسلة − المستلمة سليمة، ويتوزع بين تالف ونقص. في المثال أُرسلت 50 عبوة زيت ووصلت 47 سليمة و2 تالفة، فالفرق 3: تلف 2 ونقص 1 يُراجع مع الناقل.
ما هو التحويل المخزني بين المستودعات والفروع
التحويل المخزني نقل كمية من صنف من مستودع إلى آخر تملكهما المنشأة نفسها، لإعادة توزيع المخزون، أو لتلبية طلب فرع نفد عنده صنف، أو لتفريغ فرع يُغلق. يُخصم المرسل من رصيد المستودع المرسل عند خروجه، ويُضاف ما وصل سليماً إلى رصيد المستقبل، ولا يتغير مجموع مخزون المنشأة إلا بالتالف والنقص. وهو غير إذن الصرف الذي يُخرج الصنف للاستهلاك، وغير سند التسليم الذي يرافق بضاعة مبيعة لعميل.
كيف تعبئ نموذج طلب التحويل
- في قسم الإرسال اكتب الفرع المرسل والمستقبل وتاريخ الإرسال واسم المرسل، واختر وسيلة النقل.
- اكتب الأصناف والكمية المرسلة، واطبع المستند من نسختين: واحدة تبقى، وأخرى ترافق الشحنة.
- عند الوصول يعدّ الفرع المستقبل الشحنة ويكتب المستلمة سليمة والتالفة، فيُحسب الفرق.
- في الوضع المتقدم أضف رقم التحويل والدفعة والسائق وتاريخ الاستلام الفعلي، وعمود النقص والملاحظات.
- نزّل المستند بصيغة PDF أو Word، أو نموذجاً فارغاً يُعبأ باليد.
| البند | من يكتبه | ما يُكتب فيه |
|---|---|---|
| المرسلة | الفرع المرسل | الكمية التي خرجت فعلاً، لا المطلوبة. |
| المستلمة سليمة | الفرع المستقبل | ما عُدّ ووُجد صالحاً للبيع. |
| التالفة | الفرع المستقبل | ما وصل مكسوراً أو منتهياً أو مفتوحاً. |
| الفرق والنقص | يُحسبان | الفرق = المرسلة − السليمة، والنقص = الفرق − التالف. |
التحويل الجزئي على دفعات يُكتب لكل دفعة مستند برقمها («الدفعة 1 من 2»)، ولا تُكتب كمية لم تُشحن بعد. والصنف الذي يرفضه الفرع المستقبل يُكتب في المستلمة صفراً مع السبب، ويعود بمستند تحويل عكسي.
التعامل مع التالف والنقص أثناء النقل
افحص الشحنة عند وصولها وقبل أن يغادر السائق، فالفرق الذي يُكتشف بعد يومين لا يُعرف أكان في الطريق أم في الفرع. التالف يُصوَّر ويُكتب في محضر يوقّعه الناقل، ويُحمَّل على الناقل الخارجي إن نص عقده على ذلك، أو يُقيَّد تلفاً على المنشأة إن نُقل بسيارتها. والنقص بلا تالف يُراجع بعدّ المرسل أولاً ثم بالسائق. في سجل التحويلات، السطر الذي فيه نقص يتلوّن بالأحمر: في المثال ستة سطور، أُرسل فيها 304 ووصل 296 سليماً، فالفرق 8: تلف 3 ونقص 5.
التحويل المخزني اللحظي في النظام
في النموذج الورقي يمر التحويل بأربع أيدٍ قبل أن يصل الدفاتر: المرسل، والسائق، والمستلم، ثم من ينقله إلى كارت الصنف في الفرعين. وكل نقل يدوي فرصة لخطأ أو تأخير، فيبقى الصنف أياماً «في الطريق» لا يظهر في أي من الرصيدين. حين يُسجَّل التحويل في نظام محاسبي واحد للفرعين، يُكتب مرة واحدة ويُرى من الطرفين، وتبقى المطابقة على الكمية المستلمة وحدها. وكارت الصنف وإذن صرف المخازن لكل منهما صفحة مستقلة.
أخطاء شائعة في التحويل بين الفروع
- إضافة الكمية المرسلة إلى رصيد الفرع المستقبل قبل أن يعدّها ويؤكد الاستلام.
- استلام الشحنة دون فحص بحضور السائق، ثم اكتشاف النقص لاحقاً.
- جمع التالف والنقص في رقم واحد، فلا يُعرف ما يُحمَّل على الناقل.
- تحويلات بلا رقم متسلسل، أو مستند بلا توقيع الفرع المستقبل.
ملاحظات نظامية
نقل البضاعة بين فروع المنشأة نفسها، المسجلة برقم ضريبي واحد، لا يُعد بيعاً في الأصل ولا يحتاج فاتورة ضريبية، أما التحويل بين شركتين مستقلتين ولو كانتا شقيقتين فتوريد تصدر له فاتورة [تحقق]. راجع نظام ضريبة القيمة المضافة ولائحته التنفيذية لدى هيئة الزكاة والضريبة والجمارك، أو مستشارك الضريبي، قبل اعتماد المعالجة.
حين لا تتطابق أرصدة الفروع بعد كل تحويل
نحن في ميكروتيك نبني نظاماً محاسبياً (ERP) للمنشآت في السعودية يجمع المبيعات والمشتريات والمخزون والمالية في مكان واحد، فيُسجَّل التحويل في النظام نفسه الذي يحمل أرصدة المستودعات والفروع.
الأسئلة الشائعة عن التحويل بين الفروع
من يوافق على التحويل بين المستودعات؟
يوافق عليه مدير الفرعين أو مدير العمليات قبل الإرسال، ثم يوقّع المرسل والناقل عند الخروج، ومستلم الفرع عند الوصول. التوقيع الأخير هو الذي يثبت الكمية التي تُضاف إلى رصيد المستقبل.
هل يلزم إصدار فاتورة عند تحويل بضاعة بين الفروع؟
بين فروع المنشأة نفسها يكفي نموذج تحويل بضاعة بين الفروع، لأن البضاعة لم تنتقل ملكيتها. أما بين شركتين مستقلتين فالتحويل بيع يحتاج فاتورة. الجانب الضريبي يُراجع مع المختص [تحقق].
متى يُحدَّث رصيد المستودعين؟
يُخصم المرسل من رصيد المستودع المرسل يوم خروج الشحنة، ويُضاف السليم إلى المستقبل يوم يؤكد الاستلام. ما بينهما بضاعة في الطريق، ويُتابع حتى يُغلق المستند.
هل يمكن التحويل الجزئي بين الفروع؟
نعم، يُشحن الطلب على دفعات، ولكل دفعة مستند برقمها والكمية التي خرجت فيها فعلاً. يُغلق الطلب حين يطابق مجموع الدفعات المستلمة الكمية المطلوبة.