برنامج المخازن (Inventory Spreadsheet) في هذه الصفحة شيت مخازن مجاني بصيغة Excel بورقتين مترابطتين: ورقة أصناف فيها رصيد أول المدة وحد إعادة الطلب وتكلفة الوحدة، وورقة حركات يُسجَّل فيها كل وارد ومنصرف ومرتجع وتحويل. يُجمع الوارد والمنصرف لكل صنف بمعادلة، فيظهر الرصيد وقيمته بعد كل سطر تكتبه.
الرصيد = رصيد أول المدة + الوارد − المنصرف، وقيمته = الرصيد × تكلفة الوحدة. في المثال المعروض قيمة المخزون 3,153.90 ر.س، وثلاثة أصناف بلغت حد إعادة الطلب: الزيت والسكر والحليب.
كيف تدير مخزونك في ملف Excel
- اكتب في ورقة «الأصناف» كل صنف برصيده يوم البدء من آخر جرد، وتكلفة وحدته، وحد إعادة الطلب: الكمية التي إن وصل إليها الصنف طلبت شراءه.
- سجّل كل حركة في ورقة «الحركات»: التاريخ، والصنف من القائمة، ونوع الحركة، والكمية، ورقم المستند الأصلي.
- افتح تبويب «طلب شراء الأصناف الناقصة» تجد الأصناف التي حالتها «اطلب الآن» مرتبة في مستند واحد.
- آخر كل شهر عُدّ ما على الرف وقارنه بعمود «الرصيد الحالي»، وسجّل الفرق حركةً بمرجع «تسوية جرد» بدل تعديل رصيد أول المدة.
يكفي الملف منشأة بمستودع واحد وموظف واحد يسجّل، وعشرات الأصناف لا آلافها.
مكونات شيت المخازن (وارد ومنصرف ورصيد)
| العمود | ما تكتبه أو ما يُحسب |
|---|---|
| نوع الحركة | وارد، أو منصرف، أو مرتجع من عميل (يزيد الرصيد)، أو مرتجع لمورد (ينقصه)، أو تحويل وارد أو صادر بين المستودعات. |
| الوارد والمنصرف | يُحسبان بمعادلة SUMIF تجمع حركات الصنف من ورقة الحركات، فلا تكتبهما بيدك. |
| الحالة | «اطلب الآن» إذا كان الرصيد عند حد إعادة الطلب أو تحته، و«رصيد سالب» إذا صُرف أكثر مما سُجّل وروده. |
| متوسط التكلفة المرجح | في الوضع المتقدم: (قيمة أول المدة + قيمة المشتريات) ÷ (كمية أول المدة + كمية المشتريات). |
مثال الأرز: رصيده الافتتاحي 80 كيساً بتكلفة 21.50 ر.س، ووصلت 40 كيساً بسعر 21.00 ر.س، فمتوسطه المرجح (1,720 + 840) ÷ 120 = 21.33 ر.س. وبعد صرف 72 كيساً بقي 48 كيساً، قيمتها 1,032.00 ر.س بالتكلفة المسجلة و1,023.84 ر.س بالمتوسط المرجح.
بعد تنزيل برنامج مخازن وارد ومنصرف بصيغة Excel احمِ أعمدة المعادلات من «مراجعة › حماية الورقة» حتى لا يكتب فوقها أحد. ويعطيك تبويب «يومية المخازن» دفتر صادر ووارد مرتباً بالتاريخ للطباعة والتوقيع.
حدود ملف Excel ومتى تنتقل إلى برنامج مخازن
يصعب الملف حين يكتب فيه أكثر من موظف في الوقت نفسه، أو حين تتوزع البضاعة على فروع، أو حين يجب أن ينقص البيع من الرصيد لحظة البيع لا آخر اليوم. ومن علامات ذلك أن يُسجَّل الوارد بعد يومين من استلامه، أو أن تتكرر الأرصدة السالبة، أو أن تحتاج الأرقام إلى مطابقة يدوية مع فواتير البيع والشراء. برنامج مخازن مجاني في ملف Excel يخدم البداية، والانتقال يلزم حين تصبح المطابقة عمل يوم كامل.
نصائح لتفادي أخطاء الإدخال في المخزون
- اسم الصنف في الحركات بإملاء يختلف عن ورقة الأصناف، فلا تدخل الحركة في رصيده. اختر الصنف من القائمة، وأعطِ كل صنف رمزاً ثابتاً ووحدة واحدة.
- حذف حركة خاطئة بدل تسجيل حركة عكسية، فيضيع أثرها عند المراجعة.
- تسجيل المرتجع من العميل على أنه وارد شراء، فيختلط بالمشتريات في حساب المتوسط.
- حد إعادة طلب واحد لكل الأصناف، مع أن مدة توريد الأرز غير مدة توريد قطعة مستوردة.
حين يكبر المستودع على ملف واحد
نحن في ميكروتيك نبني برنامج محاسبة (ERP) للمنشآت السعودية يجمع المبيعات والمشتريات والمخزون والمالية في مكان واحد، فيصبح رصيد المستودع نتيجة لفواتير البيع والشراء بدلاً من ملف يُحدَّث بيد منفصلة.
أسئلة شائعة
هل يوجد برنامج مخازن مجاني بصيغة Excel؟
نعم، الملف في هذه الصفحة مجاني ويعمل بالمعادلات العادية دون ماكرو. نطلب اسمك وبريدك وجوالك مرة واحدة قبل أول تنزيل، ويمكنك تنزيل نسخة فارغة بالمعادلات نفسها.
هل يعمل شيت المخازن على Google Sheets؟
المعادلات المستعملة عادية (SUMIF وIF وROUND) بلا ماكرو، فيمكنك رفع الملف إلى Google Drive وفتحه في Google Sheets. راجع بعد الرفع أن القوائم المنسدلة وأعمدة المعادلات ظهرت كما في ملف Excel.
كيف أضيف صنفاً جديداً إلى شيت المخازن؟
اكتبه في أول صف فارغ من ورقة «الأصناف» برصيده وتكلفته وحد إعادة الطلب، فيظهر في قائمة الأصناف بورقة الحركات. في الملف الفارغ 60 صفاً للأصناف و200 صف للحركات بالمعادلات جاهزة.
كيف أجرد المخزون بهذا الملف؟
عُدّ كل صنف على الرف وقارنه بالرصيد الحالي. مثال: سكر رصيده 50 وصُرف منه 34، فرصيده في الملف 16، وهو تحت حد إعادة الطلب 20. إن وجدت 15 كيساً فسجّل منصرفاً بكيس واحد بمرجع «تسوية جرد».
هل يحسب الملف تكلفة المخزون بطريقة FIFO؟
لا. يحسب في الوضع المتقدم المتوسط المرجح لكل صنف وقيمة الرصيد به، بجانب القيمة بالتكلفة المسجلة. طريقة الوارد أولاً صادر أولاً (FIFO) تحتاج تتبع كل دفعة شراء على حدة، وهذا أوسع من ملف واحد.