فاتورة المشتريات (Purchase Invoice) مستند تحفظه المنشأة لكل ما اشترته: من المورد، وبأي كمية وسعر، وكم دفعت من ضريبة. في هذا النموذج صيغتان: «فاتورة مشتريات» تسجّل بها فاتورة المورد المسجل في الضريبة، و«شراء من غير مسجل» لفرد أو مورد غير مسجل حين لا يصدر البائع فاتورة. اكتب البيانات داخل الورقة، ونزّلها للأرشيف.
في المثال الجاهز: بضاعة صافيها 4,000 ريال، وضريبة المدخلات 600، والإجمالي المستحق للمورد 4,600 ريال. أرفق فاتورة المورد الأصلية بالمستند، فهي ما يثبت الضريبة عند خصمها.
كيف تستعمل نموذج فاتورة المشتريات
- اختر الصيغة: من مورد مسجل، أو شراء من فرد أو مورد غير مسجل.
- اكتب اسم منشأتك والمورد ورقمه الضريبي ورقم فاتورته الأصلية في مواضعها داخل الورقة، واختر التاريخ وطريقة السداد.
- أدخل البنود بالكمية وسعر الشراء؛ الإيصال بجانب الورقة يحدّث الصافي والضريبة والإجمالي مع كل رقم.
- في الوضع المتقدم أضف رقم القيد الداخلي وسند الاستلام واسم من استلم البضاعة وتاريخ الاستحقاق.
- أشّر المرفقات، ونزّل الفاتورة بصيغة Word للطباعة أو Excel بمعادلاتها، واحفظها مع فاتورة المورد.
ما هي فاتورة المشتريات ولماذا تحتفظ بها
فاتورة الشراء تثبت أن البضاعة أو الخدمة دخلت المنشأة بتكلفة معينة. منها يقيّد المحاسب المشتريات أو المخزون، ويعرف المستحق للمورد في الشراء الآجل، ويطابق الكميات مع ما استُلم في المستودع. ومن دونها تضيع ضريبة المدخلات القابلة للخصم، وتتعثر مطابقة كشف حساب المورد.
أقسام نموذج فاتورة المشتريات
| القسم | ما تكتبه فيه |
|---|---|
| بيانات المورد | الاسم والرقم الضريبي (15 رقماً) والعنوان، كما في فاتورته. |
| رقم فاتورة المورد ورقم القيد | رقم فاتورته الأصلية يربط مستندك بها، ورقم القيد الداخلي يربطه بدفاترك. |
| البنود | الصنف، والكمية، وسعر الشراء، والمبلغ = الكمية × السعر. |
| الإجماليات | الصافي، ثم ضريبة المدخلات = 15% من الصافي، ثم الإجمالي. |
| السداد والاستلام | طريقة السداد، ومن استلم البضاعة، ورقم سند الاستلام. |
مثال: 40 كيس أرز × 65 = 2,600، و20 كرتون زيت × 70 = 1,400، فالصافي 4,000 ريال، والضريبة 600، والإجمالي 4,600. وفي مثال محل الملابس الصافي 3,850 والضريبة 577.50 والإجمالي 4,427.50.
الفرق بين فاتورة الشراء وفاتورة المبيعات
الفاتورة نفسها لها وجهان: البائع يصدرها فتكون عنده فاتورة مبيعات وضريبتها ضريبة مخرجات يوردها للهيئة، والمشتري يستلمها فتكون عنده فاتورة مشتريات وضريبتها ضريبة مدخلات يخصمها في إقراره. لذلك لا تصدر المنشأة فاتورة مشتريات بدل المورد، بل تسجّل فاتورته وتحتفظ بأصلها. الاستثناء الشراء من فرد لا يصدر فاتورة، فتكتب المنشأة المستند ويوقّعه البائع بالاستلام: في المثال ثلاجة عرض ورفوف بـ 3,100 ريال بلا ضريبة. وهذا النموذج لتسجيل المشتريات، أما إنشاء فاتورة ضريبية تصدرها أنت فله أداة منفصلة هي «مولّد الفاتورة الضريبية»، ولتجميع فواتير الشهر في سجل واحد نموذج «سجل المشتريات اليومية».
ضريبة المدخلات والمستندات المطلوبة
تُخصم ضريبة المدخلات في الإقرار حين تملك فاتورة ضريبية صادرة من مورد مسجل باسم منشأتك ورقمها الضريبي، وفق نظام ضريبة القيمة المضافة ولائحته في السعودية. نسبة 15% في النموذج هي النسبة الأساسية في النظام، وراجع شروط الخصم لدى هيئة الزكاة والضريبة والجمارك قبل الإقرار. احتفظ بالفاتورة الأصلية مع فاتورة المشتريات طوال مدة الحفظ التي يحددها النظام.
أخطاء شائعة في فاتورة المشتريات
- تسجيل ضريبة مدخلات على فاتورة مورد غير مسجل في الضريبة.
- نسيان الرقم الضريبي للمورد، فلا تستطيع إثبات أنه مسجل.
- عدم إرفاق فاتورة المورد الأصلية، أو تسجيل الفاتورة نفسها مرتين.
- تسجيل الكميات من الفاتورة دون مطابقتها بما استُلم فعلاً.
حين تتراكم فواتير الموردين على المكتب
نحن في ميكروتيك نبني برنامج المحاسبة للمنشآت في المملكة: المبيعات والمشتريات والمخزون والمالية والموارد البشرية في نظام واحد.
أسئلة شائعة
هل يكفي إيصال المورد بدل فاتورة المشتريات؟
الإيصال يثبت الدفع، لا تفاصيل الشراء والضريبة. لخصم ضريبة المدخلات تحتاج فاتورة ضريبية من المورد المسجل، وفاتورة المشتريات هنا تسجّلها وتربطها بالاستلام والقيد.
هل أسجل المشتريات في ملف جدول بيانات أم في نظام محاسبي؟
ملف Excel يكفي لعدد قليل من الفواتير شهرياً. حين تكثر الفواتير والموردون يصبح ربطها بالمخزون والحسابات يدوياً عرضة للأخطاء، وهنا يفيد برنامج محاسبة.
كيف أربط فاتورة الشراء بالمخزون؟
اكتب في الوضع المتقدم رقم سند الاستلام واسم من استلم البضاعة، وطابق الكميات معه قبل القيد. هكذا يدخل المخزون ما استُلم فعلاً لا ما كُتب في الفاتورة.
هل يوجد نموذج فاتورة شراء بالإنجليزي؟
نعم، للصفحة نسخة إنجليزية بالصيغتين والأرقام نفسها، ورابطها تحت الأداة.