سجل المشتريات اليومية دفتر تقيّد فيه كل فاتورة تصلك من مورد يوم استلامها: التاريخ، والمورد، ورقم فاتورته، والمبلغ قبل الضريبة، وضريبة المدخلات، والإجمالي، وطريقة الدفع. ومعه سجل مرتجعات المشتريات بأرقام الإشعارات الدائنة، وورقة تجمع الاثنين لكل مورد، وملخص ضريبة المدخلات الصافية للشهر.
في المثال المعروض ثماني فواتير بمبلغ 18,295.50 ر.س قبل الضريبة وضريبة مدخلات 2,744.33 ر.س، ومرتجعان ضريبتهما 89.25 ر.س، فضريبة المدخلات الصافية للفترة 2,655.08 ر.س.
ما هو سجل المشتريات
سجل المشتريات (Purchases Journal) دفتر مرتب بالتاريخ لكل ما تشتريه المنشأة بالآجل أو نقداً، سطر لكل فاتورة مورد. في الرقابة يكشف الفاتورة المكررة أو المفقودة ويطابق رصيد كل مورد مع كشف حسابه. وفي إقرار ضريبة القيمة المضافة هو مصدر رقم ضريبة المدخلات التي تخصمها من ضريبة المخرجات.
كيف تنظم سجل المشتريات اليومية
- اكتب كل فاتورة مورد يوم استلامها في ورقة «المشتريات» بمبلغها قبل الضريبة، فتُحسب الضريبة والإجمالي في عمودين منفصلين.
- حين يصلك إشعار دائن عن بضاعة أرجعتها، سجّله في ورقة «المرتجعات» مع رقم الفاتورة الأصلية.
- اكتب أسماء الموردين في ورقة «الموردون» كما كتبتها في الورقتين، فيظهر صافي مشتريات كل مورد وضريبته ونسبة مرتجعاته.
- في الوضع المتقدم اختر «بلا ضريبة» لفاتورة مورد غير مسجل، وأضف التصنيف والرقم الضريبي للمورد.
قبل القيد افتح تبويب «تسجيل فاتورة مشتريات»، وهو سند داخلي تراجع به أصناف الفاتورة الضريبية التي أصدرها المورد: فاتورة INV-58601 بـ 3,980.00 ر.س وضريبة 597.00 ر.س تُقيد من ح/ المشتريات وح/ ضريبة المدخلات إلى ح/ المورد بـ 4,577.00 ر.س. السند لا يُرسل للمورد ولا يحل محل فاتورته.
يمكنك تنزيل السجل من زر «تنزيل Excel» بأوراقه الخمس ومعادلاته، أو أخذ ملف فارغ تبدأ به الشهر.
تسجيل مرتجعات المشتريات
مرتجع المشتريات (Purchase Return) بضاعة تعيدها للمورد لتلف أو انتهاء صلاحية أو عدم مطابقة. يثبته المورد بإشعار دائن (Credit Note) يُسجَّل في سجل مرتجعات المشتريات سطراً مستقلاً بتاريخه، فيخفض المستحق للمورد، ويخفض ضريبة المدخلات بقدر ضريبته في الفترة التي استلمته فيها. في المثال أُعيدت ألبان تالفة بقيمة 380.00 ر.س وضريبة 57.00 ر.س، فطُلب إشعار دائن بـ 437.00 ر.س من تبويب «إشعار مرتجع مشتريات».
عند الإقفال الشهري طابق المرتجعات مع إشعارات الموردين قبل حساب ضريبة المدخلات الصافية: في المثال 2,744.33 − 89.25 = 2,655.08 ر.س. وورقة «الموردون» تلوّن المورد الذي تزيد مرتجعاته على 5% من مشترياته: مؤسسة الوفرة أُرجع لها 215.00 ر.س من 4,100.00 ر.س، أي 5.2%.
من الإكسل إلى النظام المحاسبي
نموذج مشتريات بصيغة Excel يكفي ما دامت فواتير الشهر عشرات، ويحسبها شخص واحد. ويصير عبئاً حين تُكتب الفاتورة مرتين: في السجل ثم في بطاقة الصنف ثم في حساب المورد، فكل نقل يحتمل رقماً مقلوباً أو فاتورة مكررة أو مرتجعاً منسياً. وعلامات الانتقال إلى برنامج مشتريات أو نظام محاسبي: فروق متكررة بين كشف المورد ودفترك، ومستودع لا يطابق رصيده المشتريات، وإقفال شهري يتأخر لأن الأوراق تُجمع من أكثر من ملف.
أخطاء شائعة
- تسجيل الإجمالي شاملاً الضريبة في عمود المبلغ قبل الضريبة.
- حساب ضريبة مدخلات على فاتورة مورد غير مسجل في الضريبة.
- خصم المرتجع من الفاتورة الأصلية بدل تسجيل الإشعار الدائن مستقلاً.
- كتابة اسم المورد بصيغتين، فينقسم في ورقة الموردين.
ملاحظات نظامية
النسبة في الملف 15% وفق نظام ضريبة القيمة المضافة، وهي قابلة للتعديل في ورقة «الإعدادات»؛ راجع النسبة السارية لدى هيئة الزكاة والضريبة والجمارك. تُخصم ضريبة المدخلات في الإقرار حين تكون لديك فاتورة ضريبية صحيحة باسم منشأتك ورقمها الضريبي، وتُخفض بضريبة الإشعارات الدائنة. هذا السجل يجهّز الأرقام، ولا يغني عن مراجعة الإقرار.
حين تكثر فواتير الموردين ومرتجعاتهم في الشهر
نحن في ميكروتيك نقدّم للمنشآت في السعودية برنامج محاسبة (ERP) يجمع المبيعات والمشتريات والمخزون والمالية والموارد البشرية في مكان واحد.
الأسئلة الشائعة عن سجل المشتريات
هل يحسب سجل المشتريات الضريبة؟
نعم، يحسب ضريبة المدخلات بنسبة 15% من المبلغ قبل الضريبة، والنسبة قابلة للتعديل في ورقة «الإعدادات»؛ راجع النسبة السارية لدى هيئة الزكاة والضريبة والجمارك. وفاتورة المورد غير المسجل تُكتب «بلا ضريبة».
هل يشمل السجل مرتجعات المشتريات؟
نعم، في ورقة مستقلة بأرقام الإشعارات الدائنة والفواتير الأصلية، وتُطرح ضريبتها من ضريبة المدخلات في الملخص.
كيف أحسب ضريبة المدخلات الصافية للشهر؟
اجمع ضريبة فواتير المشتريات، واطرح منها ضريبة الإشعارات الدائنة عن المرتجعات. في المثال 2,744.33 − 89.25 = 2,655.08 ر.س.
هل سجل المشتريات ملف Excel؟
نعم، يُنزَّل ملف Excel بخمس أوراق ومعادلات حقيقية، ومعه ملف فارغ لبداية الشهر، ونسخة بصيغة PDF للطباعة.
هل النموذج مجاني؟
نعم، بلا تسجيل حساب. ما تكتبه يبقى في متصفحك والملفات تُنشأ فيه، ونطلب اسمك وبريدك وجوالك مرة واحدة قبل أول تنزيل.
ما الفرق بين مرتجع المشتريات ومرتجع المبيعات؟
مرتجع المشتريات بضاعة تعيدها أنت لمورد ويصدر لك إشعاراً دائناً. مرتجع المبيعات بضاعة يعيدها عميلك إليك فتصدر له أنت الإشعار الدائن.