أمر الشراء (Purchase Order) مستند تصدره المنشأة للمورد تطلب فيه أصنافاً بكميات وأسعار محددة، وتلتزم بدفع قيمتها عند التسليم وفق الشروط المكتوبة فيه. ويسبقه طلب الشراء (Purchase Requisition)، وهو مستند داخلي يرفعه القسم إلى المشتريات ليُعتمد قبل التواصل مع المورد. اكتب الأصناف مرة واحدة في المولّد، فتخرج طلب شراء بسلسلة اعتماد، ثم حوّله بعد الاعتماد إلى أمر شراء بالخصم وضريبة القيمة المضافة المعمول بها في السعودية والشروط، ونزّله بصيغة PDF للمورد أو Word أو Excel.
كيف يحسب المولّد أمر الشراء
إجمالي كل صنف كميته في سعر وحدته ناقصاً خصمه، والأصناف تُجمع، ثم يُطرح خصم المورد على الأمر كله، وتُحسب الضريبة على ما بقي. في طلب الشراء يظهر السعر تقديرياً قبل الضريبة، لأن السعر النهائي يُعرف من عرض المورد.
PO total = (Σ Qty × Price − Discount) × 1.15
نموذج أمر شراء وما يُكتب فيه
| البند | ما يُكتب فيه |
|---|---|
| رقم أمر الشراء | رقم متسلسل يطلب المورد كتابته على الفاتورة وسند التسليم، فتطابق الثلاثة عند الدفع. |
| المورد | الاسم كما في السجل التجاري، والرقم الضريبي، والهاتف. |
| مرجع عرض المورد | رقم عرض السعر الذي اخترته بعد طلب العروض (RFQ)، حتى يُرجع إليه عند الخلاف على السعر. |
| الأصناف | وصف بالموديل والمواصفات، والوحدة، والكمية، وسعر الوحدة، والخصم. |
| الضريبة والإجمالي | ضريبة القيمة المضافة في سطر مستقل، والإجمالي رقماً وكتابةً. |
| التسليم | التاريخ والعنوان، ومن يتحمل النقل والتنزيل. |
| شروط الدفع | المدة من استلام الفاتورة، أو الدفعة المقدمة ونسبتها. |
| الاعتماد | توقيع من أعدّ الأمر ومن اعتمده بحسب صلاحيات المبالغ في منشأتك، وقبول المورد. |
نموذج طلب شراء داخلي
نموذج طلب الشراء يملؤه الموظف أو مدير القسم: القسم الطالب، والأصناف والكميات، والسعر التقديري، وتاريخ الحاجة، وسبب الطلب. ثم يمر على سلسلة اعتماد قبل أن يصل إلى المشتريات: مدير القسم، ثم المالية إن تجاوز الطلب حداً معيناً. المولّد يضع الاعتمادات في جدول بأعمدة الصفة والاسم والتوقيع والتاريخ، ويمكنك تغيير الصفات من «بيانات كاملة». ويمكنك تنزيل نموذج طلب الشراء بصيغة Word من زر «تنزيل Word» أعلاه لتطبعه وتعبئه باليد، أو PDF بعد تعبئته في المولّد.
نموذج أمر شراء Excel وWord
ملف Excel يخرج بالأصناف ومعادلات الإجمالي والخصم والضريبة، وخلية واحدة لنسبة الضريبة وأخرى للخصم، فإذا غيّرت كمية بعد التفاوض مع المورد تحدثت الأرقام. والتنزيل بصيغة Word يناسب من يريد أن يضيف شعار منشأته أو بنوداً قانونية خاصة قبل إرسال الأمر. أرسل للمورد النسخة النهائية بصيغة PDF، واحتفظ بالملفات القابلة للتعديل عندك. وإن كان المورد أجنبياً في عملية استيراد، فالنسخة الإنجليزية من هذه الصفحة تُخرج أمر الشراء بالإنجليزية كاملاً.
أمر التوريد وأمر الشراء
أمر التوريد اسم آخر لأمر الشراء تستعمله الجهات الحكومية في المملكة وكثير من الشركات، خاصة حين يكون الأمر لتوريد مواد على دفعات، ومعه في الغالب جدول للتسليم ومواصفات فنية مرفقة. إن كان التوريد على دفعات، فاكتب كل دفعة بتاريخها في الشروط الإضافية.
دورة المشتريات: من الطلب إلى فاتورة المورد
- طلب الشراء: القسم يحدد ما يحتاجه ومتى.
- الاعتماد: مدير القسم والمالية يوافقان على الحاجة والميزانية.
- طلب عروض الأسعار: المشتريات تطلب عرضين أو ثلاثة وتختار أنسبها.
- أمر الشراء: يصدر للمورد المختار برقم عرضه مرجعاً.
- الاستلام: المستودع يستلم ويطابق الكميات والمواصفات مع الأمر، ويصدر إذن استلام.
- فاتورة المورد: المحاسب يطابق الفاتورة مع أمر الشراء وإذن الاستلام قبل الدفع (المطابقة الثلاثية).
المطابقة الثلاثية تمنع أن تدفع ثمن صنف لم يصل أو بسعر غير المتفق عليه. ولإذن الاستلام مولّد سند تسليم واستلام البضاعة. ولطلب العروض ومقارنتها نموذج طلب عروض الأسعار.
أخطاء شائعة في أوامر الشراء
- إصدار أمر الشراء قبل اعتماد الطلب، أو تجاوز صلاحية من وقّع.
- أمر بلا رقم، فلا تُطابق فاتورة المورد معه.
- وصف عام («أثاث مكتبي») بلا موديل ولا مقاس، فيصل غير المطلوب.
- ترك موعد التسليم وعنوانه، فيُحسب النقل على المنشأة.
- دفع فاتورة المورد قبل مطابقتها مع إذن الاستلام.
- حساب الضريبة قبل خصم المورد، فتظهر أكبر من الفاتورة.
ماذا تفعل بعد إصدار أمر الشراء
أرسل الأمر للمورد واطلب توقيعه على خانة القبول أو تأكيده كتابياً، واحفظ نسخة لدى المستودع حتى يطابق بها الاستلام. عند وصول البضاعة سجّل ما استُلم فعلاً، فإن نقص صنف بقي الأمر مفتوحاً بالباقي. وعند وصول الفاتورة طابقها مع الأمر وإذن الاستلام قبل الدفع. وزر «مشاركة برابط» يرسل المولّد بأصنافه لمدير يراجعه قبل الاعتماد.
حين يتجاوز الشراء عدة أوامر في الأسبوع
الأمر والأمران يكفيهما المولّد. أما حين تتعدد الأقسام والموردون والمستودعات، فيصعب أن تعرف أي طلب اعتُمد، وأي أمر وصل نصفه، وأي فاتورة دُفعت قبل الاستلام. نحن في ميكروتيك نقدم للمنشآت في المملكة نظاماً محاسبياً (ERP) تكون فيه المشتريات مع المخزون والمالية والمبيعات والموارد البشرية. جرّب عليه دورة شراء كاملة من الطلب إلى فاتورة المورد.