برنامج المحاسبة المجاني بصيغة Excel أعلاه دفتر حسابات (Cash Book) يسجّل كل ريال يدخل المنشأة أو يخرج منها، بتاريخه وبيانه وتصنيفه وطريقة دفعه. يحسب رصيد الصندوق ورصيد البنك بعد كل سطر، ويجمع الإيرادات والمصروفات حسب البند في قائمة شهرية، وفيه جدول حسابات يومية لمن يكتفي بسطر واحد لكل يوم.
في مثال البقالة المعروض: إيرادات 21,425.50 ر.س ومصروفات 18,797.35 ر.س، فصافي الشهر 2,628.15 ر.س، ويبقى في الصندوق 6,165.00 ر.س وفي البنك 18,963.15 ر.س.
ما هو برنامج المحاسبة بـ Excel وهل يكفي منشأتك؟
هو ملف بمعادلات جاهزة يقوم مقام دفتر اليومية النقدي. يكفي منشأتك إذا كانت عملياتها بضع عشرات في الشهر، ويسجّلها شخص واحد، ولا تبيع بالآجل ولا تتابع مخزوناً بالكميات. قبل الاعتماد عليه أجب: هل يعمل على الحسابات أكثر من شخص؟ هل لك فرعان أو أكثر؟ هل تتابع ديون عملاء وموردين؟ هل أنت مسجّل في ضريبة القيمة المضافة؟ «نعم» واحدة تعني أن الملف سيصبح عبئاً قريباً.
كيف تبدأ مسك الدفاتر داخل الملف
- اكتب في أول سطرين رصيد الصندوق ورصيد البنك في بداية الفترة بتصنيف «رصيد افتتاحي» حتى لا يُحسبا إيراداً: 4,000.00 ر.س في الدرج و18,500.00 ر.س في البنك.
- سجّل البيع يوم حدوثه في «وارد» واختر طريقة الدفع: مبيعات نقدية 3,250.00 ر.س ترفع الصندوق إلى 7,250.00 ر.س، ومبيعات مدى 7,870.50 ر.س ترفع البنك إلى 26,370.50 ر.س.
- سجّل المصروف في «منصرف» بتصنيفه: بضاعة المورد 7,420.00 ر.س بالتحويل تنزل بالبنك إلى 18,950.50 ر.س.
- إيداع نقدية الدرج سطر بتصنيف «إيداع في البنك» وطريقة «نقد»، لا مصروف.
- آخر الشهر افتح تبويب «الإيرادات والمصروفات» ونزّله بصيغة PDF للتوقيع.
ما يُكتب في كل عمود
| العمود | ما تكتبه |
|---|---|
| البيان | ما حدث ومع من، لا «مشتريات» فقط. |
| التصنيف | أربعة بنود إيرادات وتسعة بنود مصروفات. |
| طريقة الدفع | نقد يغيّر رصيد الصندوق، ومدى والتحويل يغيّران رصيد البنك. |
| الضريبة التقريبية | في الوضع المتقدم: تُستخرج من المبلغ الشامل حين تختار «نعم». |
جدول حسابات يومية ومثال المقاول
التبويب الثاني لمن يغلق يومه بسطر واحد. في المثال سبعة أيام بمبيعات 41,757.00 ر.س ومصروفات 2,582.35 ر.س. ومن الأمثلة الجاهزة مقاول صغير يقبض دفعة مستخلص 57,500.00 ر.س ويصرف 44,800.00 ر.س، فصافي شهره 12,700.00 ر.س، ويبقى من العهدة النقدية في الموقع 150.00 ر.س.
الأخطاء الشائعة عند إدارة الحسابات في Excel
- تكرار القيد: فاتورة تُسجّل مرتين من كشف البنك ومن الإيصال، فلا يطابق رصيد البنك الكشف. طابق رقم المستند قبل الإدخال.
- كسر المعادلات بالنسخ واللصق فوق خلايا الرصيد. أضف السطور تحت آخر سطر ولا تكتب يدوياً في عمودي الرصيد.
- خلط الإيرادات بالمقبوضات: الرصيد الافتتاحي والإيداع في البنك والقرض حركات نقدية لا إيرادات ولا مصروفات.
- غياب النسخة الاحتياطية: احفظ نسخة باسم الشهر في مكان آخر بعد إغلاقه.
ملاحظات محاسبية وضريبية
الضريبة في الملف تقدير: المبلغ الشامل × 15 ÷ 115، ونسبة 15% قابلة للتعديل في الإعدادات وفق نظام ضريبة القيمة المضافة في المملكة [تحقق]. التسجيل في الضريبة إلزامي إذا تجاوزت التوريدات السنوية 375,000 ر.س، واختياري من 187,500 ر.س، والإقرار يُعدّ من الفواتير لا من هذا الدفتر.
متى تنتقل من ملف Excel إلى نظام محاسبي
حين تكثر الفواتير، أو يتعدد المستخدمون والفروع، أو تلزمك الفوترة الإلكترونية، أو تحتاج المخزون مربوطاً بالمبيعات. نحن في ميكروتيك نبني برنامج محاسبة (ERP) للمنشآت في السعودية يجمع المبيعات والمشتريات والمخزون والمالية والموارد البشرية في مكان واحد.
أسئلة شائعة
هل برنامج المحاسبة بصيغة Excel مجاني بالكامل؟
نعم. تستعمله في الصفحة وتنزّل الملفات دون مقابل. نطلب اسمك وبريدك وجوالك مرة واحدة قبل أول تنزيل، وما تكتبه يبقى في متصفحك على هذا الجهاز.
هل يدعم الملف ضريبة القيمة المضافة؟
في الوضع المتقدم يقدّر ضريبة المبيعات والمشتريات من المبالغ الشاملة التي تختار لها «نعم». هو رقم تقريبي للمتابعة، والإقرار يُعدّ من الفواتير الضريبية.
هل يصلح الملف برنامج محاسبة مقاولات مجانياً بصيغة Excel؟
يصلح لمقاول صغير يتابع النقد: اختر مثال المقاول، وسجّل دفعات المستخلصات في «دفعات مشاريع» والعهدة النقدية في الصندوق. لا يحسب تكلفة كل مشروع على حدة ولا المحتجزات.
هل أستطيع نقل بياناتي لاحقاً إلى نظام محاسبي؟
نعم، فالبيانات في أعمدة منتظمة. تُدخل أرصدة الصندوق والبنك في تاريخ البدء أرصدةً افتتاحية، وتطابق كل تصنيف بحساب في شجرة الحسابات.