برنامج المبيعات والفواتير المجاني بصيغة Excel ملف من ثلاث أوراق مرتبطة: سجل المبيعات، والعملاء بأرصدتهم الآجلة، والمخزون. كل صنف تبيعه سطر تُخصم كميته من المخزون، وتُطبع الفاتورة باختيار رقمها في تبويب «طباعة فاتورة». الملف للمنشأة غير المسجلة في ضريبة القيمة المضافة.
في المثال المعروض خمس فواتير بإجمالي 2,626.00 ر.س، منها 303.00 ر.س نقداً و2,323.00 ر.س آجلاً، والمستحق على العملاء بعد ما سدّدوه 1,823.00 ر.س، وصنفان وصلا إلى حد إعادة الطلب.
برنامج مبيعات وفواتير مجاني على Excel: ما يقدمه ولمن يناسب
يجيب الملف كل أسبوع عن ثلاثة أسئلة: كم بعت، ومن يدين لي، وماذا أطلب من المورد. يناسب محل التجزئة الصغير، وتاجر الجملة الذي يبيع آجلاً لعملاء قليلين، ومن يبدأ تجارته قبل أن يدفع اشتراكاً.
كيف يعمل الملف من الصنف إلى الفاتورة
- اكتب أصنافك في ورقة «المخزون» بكمية أول المدة وحد إعادة الطلب، وعملاءك في ورقة «العملاء» برصيدهم السابق إن وُجد.
- في «سجل المبيعات» اكتب رقم الفاتورة والتاريخ، واختر العميل والصنف، ثم الكمية والسعر وطريقة الدفع. لكل صنف في الفاتورة سطر بالرقم نفسه.
- السعر يُكتب في كل سطر، فيُباع الصنف بسعر الجملة لعميل وبالتجزئة لآخر: عباية الكريب في مثال «محل عبايات» بـ180 ر.س للعميلة النقدية وبـ150 ر.س لمتجر لمسة.
- سجّل ما يسدّده كل عميل في عمود «المسدَّد»، ثم افتح «طباعة فاتورة» واختر الرقم لتنزيل نموذج الفاتورة بصيغة PDF أو Word.
| الورقة | المعادلة | من المثال |
|---|---|---|
| سجل المبيعات | قيمة السطر = الكمية × السعر − الخصم | الفاتورة 1001: 600.00 + 70.00 = 670.00 ر.س |
| العملاء | المستحق = الرصيد السابق + المبيعات الآجلة − المسدَّد | مدرسة الأفق: 350.00 + 1,368.00 − 350.00 = 1,368.00 ر.س |
| المخزون | الباقي = أول المدة + المشتريات − المبيع | ورق A4: 40 + 20 − 17 = 43 كرتوناً |
حدود برامج Excel المجانية ومتى تحتاج نظاماً
الملف يخدم مستخدماً واحداً على جهاز واحد؛ موظفان في فرعين يعني نسختين بأرقام مختلفة. وقد يتلف الملف أو يُحذف منه سطر دون أن يلاحظ أحد، وخطأ حرف في اسم صنف يفصل مبيعاته عن رصيده. ولا يقرأ الجدول الباركود ولا يرتبط بأي جهة.
والحد الأهم ضريبي: الفاتورة الضريبية (Tax Invoice) للمنشأة المسجلة في ضريبة القيمة المضافة في السعودية تُصدر من حل فوترة إلكترونية متوافق، والجدول لا يستوفي ذلك. التسجيل إلزامي إذا تجاوزت توريداتك الخاضعة 375,000 ر.س في اثني عشر شهراً، واختياري من 187,500 ر.س. اقتراب السجل من هذين الحدين، أو فرع ثانٍ أو كاشير ثانٍ، علامة الانتقال إلى نظام.
الانتقال من ملف Excel إلى برنامج مبيعات وفواتير
تنقل إلى أي برنامج فواتير قائمتين من هذا الملف: الأصناف بكمياتها الباقية، والعملاء بأرصدتهم المستحقة. قبلها وحّد الأسماء، وطابق «الباقي» مع جرد فعلي، واتفق مع كل عميل آجل على رصيده، ثم أغلق الملف في أول شهر الانتقال حتى لا تُسجَّل المبيعات في مكانين.
أخطاء شائعة
- كتابة اسم العميل بصيغتين («عيادات النخبة» و«النخبة»)، فينقسم رصيده. اختره من القائمة.
- تكرار رقم فاتورة لعميلين مختلفين، فتجمعهما فاتورة واحدة عند الطباعة.
ملاحظات نظامية
حدّا التسجيل المذكوران أعلاه من هيئة الزكاة والضريبة والجمارك. عمود «ضريبة (للمسجّل)» في الوضع المتقدم للتقدير الداخلي فقط، ونسبته قابلة للتعديل؛ راجع النسبة السارية لدى الهيئة. المنشأة المسجلة لا تستعمل هذه الفاتورة بديلاً عن الفاتورة الإلكترونية.
حين يصل ملف المبيعات إلى حدّه
نحن في ميكروتيك نبني برنامج محاسبة للمنشآت في المملكة يجمع المبيعات والمشتريات والمخزون والمالية والموارد البشرية في نظام واحد، ونقدم نظام كاشير ونقاط بيع للتجزئة.
أسئلة شائعة
هل برنامج الفواتير هذا مجاني فعلاً؟
نعم. الأداة في الصفحة، والملف بصيغة Excel بمعادلاته، والنسخة الفارغة، كلها بلا مقابل وبلا تسجيل حساب. نطلب اسمك وبريدك وجوالك مرة واحدة قبل أول تنزيل، وتبقى النتيجة ظاهرة في الصفحة دونها.
هل يُصدر برنامج الفواتير المجاني بصيغة Excel فاتورة إلكترونية؟
لا. المنشأة المسجلة في ضريبة القيمة المضافة تُصدر فواتيرها من حل فوترة إلكترونية متوافق، والجدول لا يغني عنه. هذا الملف يخدم المنشأة غير المسجلة بفاتورة عادية بلا ضريبة، ويفيد في التعلم والمراجعة.
كم صنفاً وعميلاً يتحمل الملف؟
النسخة الفارغة فيها 40 سطراً للأصناف و30 للعملاء و60 لسطور البيع. يمكنك إضافة سطور بنسخ آخر سطر إلى الأسفل، ويتحمل ملف Excel بضعة آلاف من السطور دون بطء. حين تكثر الفروع أو المستخدمون يصبح الملف الواحد عائقاً قبل أن يمتلئ.
كيف أطبع فاتورة من سجل المبيعات؟
افتح تبويب «طباعة فاتورة» واختر رقمها، فتظهر أصنافها ومجموعها واسم العميل وطريقة الدفع. في المثال تخرج الفاتورة 1001 بمبلغ 670.00 ر.س، وتنزّلها بصيغة PDF أو Word.
هل يتغير رصيد المخزون في ملف Excel حين أسجّل بيعاً؟
يتغير، لأن عمود «المبيع» في ورقة المخزون معادلة SUMIF تجمع كميات الصنف من سجل المبيعات، فيتغير الباقي كلما أضفت سطراً. أضف المشتريات في عمودها ليبقى الرصيد صحيحاً.