دفتر اليومية (Journal) أول دفتر تُسجَّل فيه عمليات المنشأة بترتيب حدوثها، وكل عملية فيه قيد له طرف مدين وطرف دائن متساويان. في نموذج دفتر اليومية أعلاه تكتب قيد اليومية مرة واحدة، فيُفحص توازنه ويُرحَّل بمعادلات إلى حسابات الأستاذ ثم إلى الميزان. المثال شهر محلول لشركة تجارية من تسعة قيود.
كل قيد مدينه يساوي دائنه، وعمود «فرق القيد» يبقى صفراً. في المثال مجموع المدين ومجموع الدائن في اليومية 264,750.00 ر.س لكل منهما، ولا سطر في قيد غير متوازن.
كيف تستعمل نموذج دفتر اليومية
- افتح ورقة «دليل الحسابات والميزان» واكتب حساباتك: الرمز والاسم والنوع.
- في «دفتر اليومية» اكتب كل قيد في سطرين أو أكثر بالرقم نفسه، واختر الحساب من القائمة، وضع المبلغ في المدين أو الدائن لا فيهما معاً.
- راقب بطاقتي الجانبين وعمود «فرق القيد»: يتلون السطر حين لا يتساوى مدين القيد ودائنه.
- نزّل دفتر اليومية بصيغة Excel لتكمل عليه، أو بصيغة PDF للأرشيف والتوقيع.
تبويبا «دفتر الأستاذ» و«ميزان المراجعة» هنا يعرضان نتيجة قيودك مباشرة، ولكل منهما صفحة مستقلة بنموذج أوسع.
ما يُكتب في كل عمود
| العمود | ما تكتبه |
|---|---|
| التاريخ ورقم القيد | تاريخ العملية ورقم متسلسل يتكرر في كل سطور القيد الواحد. |
| الحساب | من القائمة، كما في دليل الحسابات، حتى يُرحَّل إليه القيد. |
| مدين ودائن | مبلغ واحد في كل سطر، في جانبه فقط. |
| البيان | وصف العملية ورقم مستندها: «شراء بضاعة بالأجل، فاتورة 1180». |
| فرق القيد | محسوب: مدين القيد ناقص دائنه، ويجب أن يكون صفراً. |
ما هو دفتر اليومية ولماذا يبدأ به كل قيد
دفتر اليومية سجل زمني لكل عملية مالية قبل أن تتوزع على الحسابات، ولذلك يُسمّى دفتر القيد الأول. يقوم على القيد المزدوج: كل عملية تؤثر في حسابين على الأقل، والمبلغ الذي يدخل جانب المدين يساوي ما يدخل جانب الدائن. في القيد رقم 4 من المثال بيع نقدي بمبلغ 40,000 ر.س وضريبته 6,000 ر.س: الصندوق مدين 46,000، والمبيعات دائن 40,000، وضريبة القيمة المضافة دائن 6,000.
شكل دفتر اليومية وأعمدته
اليومية العامة جدول بأعمدة التاريخ ورقم القيد والحساب والمدين والدائن والبيان، وهو الشكل المستعمل في الملف. أما اليومية الأمريكية (اليومية المتعددة الأعمدة) فتخصص عموداً مديناً وآخر دائناً لكل حساب يتكرر كثيراً، كالصندوق والمبيعات والمشتريات، وتجمع الأعمدة في آخر الشهر فتُرحَّل مجاميعها مرة واحدة؛ تناسب المنشأة الصغيرة ذات الحسابات القليلة، وتضيق كلما زادت الحسابات. البيان يذكر سبب العملية ورقم الفاتورة أو السند، فيعود إليه المراجع من أي سطر.
خطوات تسجيل قيد اليومية وترحيله
- حلّل العملية: ما الذي دخل إلى المنشأة وما الذي خرج منها؟
- حدد الحسابات المتأثرة وجانب كل منها: الأصول والمصروفات تزيد في المدين، والخصوم والإيرادات وحقوق الملكية تزيد في الدائن.
- اكتب القيد بتاريخه ورقمه وبيانه، وتحقق أن فرقه صفر.
- رحّل كل سطر إلى صفحة حسابه في دفتر الأستاذ.
مثال القيد رقم 3: شراء بضاعة بالأجل من مؤسسة الفجر بقيمة 30,000 ر.س وضريبتها 4,500 ر.س. المشتريات مدين 30,000، وضريبة القيمة المضافة مدين 4,500، والموردون دائن 34,500. هذا هو مسك الدفاتر في صورته اليومية: مستند، ثم قيد، ثم ترحيل.
من الدفاتر اليدوية إلى نظام محاسبي
دفاتر المحاسبة الأساسية ثلاثة: اليومية والأستاذ ودفتر الجرد، والدفاتر المحاسبية المساعدة (الصندوق والمبيعات والمشتريات) تتفرع منها. اليومية اليدوية أو في ملف Excel تكفي عشرات القيود في الشهر، ثم تظهر حدودها: قيد يُكتب مرتين، وحساب يُكتب بإملاء مختلف فلا يُرحَّل، ووقت طويل في المطابقة آخر الشهر. في البرنامج المحاسبي يُسجَّل القيد من الفاتورة أو السند نفسه، ويُرفض القيد غير المتوازن قبل حفظه.
أخطاء شائعة
- كتابة اسم الحساب يدوياً بإملاء مختلف («البنك» و«بنك»)، فلا يُرحَّل القيد. اختره من القائمة.
- وضع مبلغي المدين والدائن في سطر واحد بدل سطرين.
- تسجيل المبيعات شاملة الضريبة في حساب المبيعات بدل فصل الضريبة في حسابها.
ملاحظات نظامية ومحاسبية
نظام الدفاتر التجارية في المملكة يُلزم التاجر بمسك الدفاتر التي تقتضيها تجارته، ومنها دفتر اليومية، وحفظها المدة التي يحددها النظام؛ راجع النص المحدّث لدى وزارة التجارة. نسبة الضريبة في المثال 15% للتوضيح؛ راجعها لدى هيئة الزكاة والضريبة والجمارك.
حين تتكرر القيود نفسها كل يوم
نحن في ميكروتيك نطوّر برنامج محاسبة (ERP) للمنشآت السعودية، يجمع المبيعات والمشتريات والمخزون والمالية والموارد البشرية في مكان واحد.
أسئلة شائعة
ما الفرق بين دفتر اليومية ودفتر الأستاذ؟
دفتر اليومية يسجل القيود بترتيب تاريخها، ودفتر الأستاذ يجمع ما يخص كل حساب منها في صفحته ليظهر رصيده. القيد يُكتب في اليومية أولاً ثم يُرحَّل إلى الأستاذ.
هل يجوز تعديل قيد اليومية بعد تسجيله؟
لا يُمسح القيد المسجل ولا يُشطب بعد ترحيله. يُصحَّح بقيد جديد يُذكر في بيانه رقم القيد الأصلي، فيبقى أثر الخطأ والتصحيح واضحاً للمراجع.
كيف أصحح قيداً خاطئاً في دفتر اليومية؟
سجّل قيداً عكسياً بالمبلغ نفسه يلغي القيد الخاطئ، ثم سجّل القيد الصحيح. إن كان الخطأ في المبلغ فقط فيكفي قيد بالفرق في الحسابين نفسيهما.
ما هي اليومية الأمريكية؟
دفتر يومية متعدد الأعمدة يخصص لكل حساب متكرر عمودين مدين ودائن، فيُرحَّل مجموع كل عمود إلى الأستاذ آخر الشهر بدل ترحيل كل سطر. يناسب المنشآت ذات الحسابات القليلة.