تفقيط الأرقام كتابة المبلغ بالحروف بعد كتابته بالأرقام، كما في الشيك والسند والفاتورة، حتى لا يُزاد على الرقم أو يُغيَّر. اكتب المبلغ في الأداة فيظهر مكتوباً بالعربية بالريال السعودي والهللة بعبارة «فقط … لا غير»، مع مطابقة العدد للمعدود. وفي التبويبين الآخرين تكتب مبلغاً بعملة أخرى، أو عدداً بلا عملة بالمذكر أو المؤنث. ولمن يفقّط مبالغ كثيرة في جدول، دالة جاهزة لـExcel.
كيف تعمل أداة تفقيط الأرقام
تقسم الأداة المبلغ إلى ريالات وهللات، ثم تقسم الريالات إلى منازل: المليارات، والملايين، والآلاف، والمئات وما دونها. تُكتب كل منزلة بالحروف مع كلمتها (ألف، مليون)، وتُربط المنازل بالواو، ثم يُضاف المعدود (ريال أو هللة) بالصيغة التي يقتضيها آخر جزء من العدد. يُقرّب المبلغ إلى أقرب هللة قبل الكتابة.
قواعد كتابة الأعداد بالحروف مع المعدود
الخطأ في التفقيط يكون غالباً في المعدود لا في العدد. هذه القاعدة كما تطبقها الأداة على الريال (مذكر) والهللة (مؤنثة):
| العدد | القاعدة | بالريال | بالهللة |
|---|---|---|---|
| 1 | المعدود أولاً ثم «واحد» يوافقه | ريال واحد | هللة واحدة |
| 2 | المثنى وحده | ريالان | هللتان |
| 3–10 | العدد يخالف المعدود، والمعدود جمع | ثلاثة ريالات | ثلاث هللات |
| 11–99 | المعدود مفرد منصوب | أحد عشر ريالاً | إحدى عشرة هللة |
| 100 وما فوقها | المعدود مفرد مجرور | مئة ريال، ألف ريال | — |
وفي العدد المركب تكون العبرة بآخر جزء منه: 1,003 «ألف وثلاثة ريالات»، و1,020 «ألف وعشرون ريالاً»، و1,100 «ألف ومئة ريال». وتكتب الأداة «مئة» بلا ألف و«ثلاثمئة» كلمة واحدة على الرسم الحديث، ورسم «مائة» بالألف صحيح أيضاً. وإن أردت ذكر العملة كاملة كما في بعض الشيكات السعودية، فالصفة تتبع المعدود: «ألف ريال سعودي»، و«ثلاثة ريالات سعودية»، و«خمسون ريالاً سعودياً».
تفقيط الأرقام في الشيكات والفواتير والسندات
يُكتب المبلغ بالحروف في الشيك وسند القبض وسند الصرف والسند لأمر وفي أسفل الفاتورة، لأن الأرقام يسهل تعديلها بإضافة صفر أو فاصلة، أما الحروف فلا. ولهذا يُبدأ النص بكلمة «فقط» ويُختم بـ«لا غير»، حتى لا يبقى فراغ قبل المبلغ أو بعده يُضاف فيه شيء. وإذا اختلف المبلغ بالحروف عن المبلغ بالأرقام في الورقة التجارية، فالعبرة عادةً بالمكتوب بالحروف، فراجعه قبل التوقيع.
الشيكات في المملكة فيها سطر للمبلغ بالحروف بجانب خانة المبلغ بالأرقام، فاكتب النص في سطر «مبلغاً وقدره» كما تراه في معاينة الشيك تحت النتيجة. وإن طال النص عن السطر، فأكمله في السطر التالي، ولا تترك مسافة كبيرة بين الكلمات. وفي مولّد سند القبض يُكتب المبلغ بالحروف وأنت تكتب الرقم. وكذلك في نموذج السند لأمر.
دالة التفقيط في Excel
Excel لا يحتوي على دالة تفقيط عربية جاهزة، فالحل وحدة VBA تضيف دالة جديدة إلى الملف. نزّل الملف من زر «تنزيل دالة التفقيط» أعلاه، ثم:
- افتح ملف Excel، واضغط Alt + F11 لفتح محرر VBA.
- من قائمة File اختر Import File، واختر الملف الذي نزّلته.
- ارجع إلى الورقة، واكتب في الخلية المجاورة للمبلغ: =TafqeetAr(A2).
- للعملات الأخرى: =TafqeetAr(A2,"USD") أو "AED" أو "EGP"، وبدون «فقط … لا غير»: =TafqeetAr(A2,"SAR",FALSE).
- احفظ الملف بصيغة Excel Macro-Enabled Workbook (.xlsm)، وإلا حُذفت الدالة عند الحفظ.
الدالة تتبع القواعد نفسها التي تتبعها الأداة في الصفحة. وإن أردت النص دون ماكرو، فعّل «عدة مبالغ دفعة واحدة»، والصق المبالغ، ونزّل ملف Excel بعمود المبلغ وعمود الكتابة.
تنقيط الأرقام أم تفقيط الأرقام؟
الصحيح «تفقيط»، من كلمة «فقط» التي يبدأ بها النص. ويكتبها كثيرون «تنقيط الأرقام» لتقارب اللفظين، والمقصود واحد: كتابة المبلغ بالحروف.
أخطاء شائعة في تفقيط المبالغ
- «ثلاث ريالات» و«ثلاثة هللات»: العدد من 3 إلى 10 يخالف المعدود، فالصحيح «ثلاثة ريالات» و«ثلاث هللات».
- «مئتان ريال»: الصحيح «مئتا ريال» لأن النون تُحذف عند الإضافة.
- «أحد عشر ريال»: الصحيح «أحد عشر ريالاً» بالنصب.
- كتابة الهللات كسراً عشرياً بالحروف، مثل «فاصلة خمسة وعشرون». تُكتب الهللات عدداً بمعدودها: «وخمس وعشرون هللة».
- ترك المبلغ بالحروف بلا «فقط» في أوله أو «لا غير» في آخره في شيك أو سند.
ماذا تفعل بعد النتيجة
انسخ النص بزر «نسخ النص» والصقه في الشيك أو السند أو خانة «المبلغ كتابةً» في الفاتورة. زر «مشاركة برابط» ينسخ رابطاً يفتح الأداة بالمبلغ نفسه. وإن كانت لديك قائمة مبالغ، ففعّل «عدة مبالغ دفعة واحدة» ونزّلها في ملف Excel.
حين تُكتب المبالغ بالحروف في كل مستند
الأداة تكفي لشيك أو سند. أما حين تصدر عشرات الفواتير والسندات في اليوم، فكتابة المبلغ بالحروف ونسخه يدوياً تضيف خطوة في كل مستند. نحن في ميكروتيك نقدم للمنشآت في المملكة برنامج محاسبة (ERP) يجمع المبيعات والمشتريات والمخزون والمالية والموارد البشرية في نظام واحد، وحلولنا معتمدة من هيئة الزكاة والضريبة والجمارك. جرّبه بفواتيرك وسنداتك أنت.