سند القبض (Receipt Voucher) مستند تصدره المنشأة لمن دفع لها مبلغاً، يثبت أنها استلمته ومتى وبأي طريقة وعن ماذا. اكتب المبلغ واسم الدافع وطريقة الدفع والبيان في النموذج أعلاه، فيتشكل سند قبض مرقّم بالمبلغ رقماً وكتابةً بالريال السعودي، تطبعه على A4 أو على طابعة الإيصالات. وفي تبويب «إيصال استلام نقدية» يُكتب الإقرار بصيغة الشخص الذي استلم المبلغ، وفي «نموذج فارغ» سندان للكتابة باليد.
كيف تملأ نموذج سند القبض
- اختر نوع الدفعة: إيجار، أو عربون، أو دفعة من فاتورة، أو بيع سيارة، أو راتب، أو دفعة عامة. يُكتب البيان المناسب في خانة «وذلك عن»، ويمكنك تعديله.
- اكتب المبلغ المستلم بالأرقام، فيُكتب بالحروف في السند بعبارة «فقط … لا غير».
- اختر «عميل» أو «عميلة» أو «منشأة»، ثم اكتب اسم الدافع. يُكتب قبل الاسم «المكرم» أو «المكرمة»، ولا يُكتب قبل اسم المنشأة.
- اختر طريقة الدفع: نقداً أو شيك أو تحويل أو بطاقة مدى. للشيك تظهر خانات رقمه وبنكه وتاريخه، وللتحويل خانة رقم المرجع.
- نزّل السند، ووقّعه، وسلّم الأصل للدافع واحتفظ بصورة.
في «بيانات المنشأة والترقيم والمتبقي» تكتب اسم منشأتك وسجلها التجاري ورقمها الضريبي، ورقم السند إن أردت أن تبدأ من رقم معين. تحفظ الصفحة الرقم التالي على جهازك، فيبدأ السند القادم برقم بعده. وإن كانت الدفعة جزءاً من مبلغ أكبر، فاكتب الإجمالي المستحق، فيظهر المتبقي في السند.
سند القبض: ماذا يُكتب فيه ومن يصدره
تصدر المنشأة سند قبض كلما دخل صندوقها أو حسابها البنكي مبلغ من غير المبيعات النقدية التي يغطيها إيصال الكاشير: تحصيل من عميل آجل، أو إيجار، أو عربون، أو استرداد سلفة. ويحفظ الدافع السند دليلاً على أنه دفع، ويحفظ المحاسب صورته مستنداً للقيد في حساب الصندوق أو البنك.
| البند | ما يُكتب فيه |
|---|---|
| رقم السند | رقم متسلسل لا يتكرر ولا تُترك بينه فجوات، حتى تُعرف السندات الملغاة |
| التاريخ | يوم استلام المبلغ، والموافق له بالهجري |
| استلمنا من | الاسم كما في الهوية أو السجل التجاري |
| المبلغ | بالأرقام في المربع، وبالحروف في السطر |
| طريقة الدفع | نقداً، أو شيك برقمه وبنكه وتاريخه، أو تحويل برقم مرجعه، أو مدى |
| وذلك عن | سبب الدفع بما يكفي لربطه بالعقد أو الفاتورة |
| التوقيعات | المستلم (أمين الصندوق)، والمحاسب، والختم |
سند القبض لا يُغني عن الفاتورة. إن كانت الدفعة ثمن سلعة أو خدمة خاضعة للضريبة، فالفاتورة الضريبية تصدر من حل فوترة إلكترونية متوافق، والسند يثبت الدفع فقط.
إيصال استلام نقدية وسند استلام مبلغ أو راتب
إيصال استلام النقدية (Cash Receipt) يكتبه شخص استلم مبلغاً، لا منشأة: موظف استلم راتبه نقداً، أو عامل استلم أجرته، أو بائع استلم ثمن سيارته من فرد. نصه إقرار بصيغة المتكلم: «أقر أنا … الموقّع أدناه بأنني استلمت من … مبلغاً وقدره …». في التبويب مفتاح «مستلم | مستلمة» يغيّر الصيغة إلى «الموقّعة أدناه».
وإن كان المبلغ بشيك، فاختر «شيك» واكتب رقمه وبنكه، فيصبح الإيصال سند استلام شيك.
سند قبض إيجار وعربون وبيع سيارة
- الإيجار: اكتب الشهر أو الفترة في البيان، ورقم الوحدة والعقد في المرجع، ليُعرف أي دفعة من العقد دُفعت.
- العربون: اكتب ما العربون عنه، وهل يُخصم من الثمن عند إتمام البيع أم لا يُرد إن عدل المشتري، فهذا ما يُختلف عليه لاحقاً.
- بيع سيارة: اكتب نوع السيارة وموديلها ورقم لوحتها ورقم الهيكل في المرجع، واذكر إن كان المبلغ كامل الثمن أو دفعة منه. نقل الملكية يتم في المنصة الحكومية المخصصة لذلك في المملكة، والسند يثبت الدفع فقط.
- دفعة من فاتورة: اكتب رقم الفاتورة في المرجع، والإجمالي المستحق في البيانات الإضافية ليظهر المتبقي.
نموذج سند قبض Word وExcel وPDF جاهز للتعديل
زر «تنزيل PDF» يعطيك السند كما في المعاينة للطباعة، ومع خيار «نسختان في صفحة A4» يُطبع الأصل والصورة في ورقة واحدة. زر «إيصال حراري 80mm» يجهّزه لطابعة الإيصالات. وإن أردت تعديل النص، فنزّله بصيغة Word. ولمن يحتاج سند قبض بالإنجليزي، كمستأجر أو عميل لا يقرأ العربية، نسخة إنجليزية من هذه الصفحة يخرج منها السند بالإنجليزية كاملاً. أما ملف Excel ففيه ورقتان: السند نفسه، ودفتر سندات القبض يبدأ بسندك، بصفوف فارغة تكمل فيها السندات التالية، ومجموع كل طريقة دفع بالمعادلة SUMIF.
سند قبض إلكتروني
يقصد كثيرون بسند القبض الإلكتروني سنداً يُنشأ على الحاسب ويُرسل ملفاً بدل دفتر السندات الورقي، وهذا ما تفعله الصفحة. وفي الأنظمة المحاسبية يُنشأ السند من شاشة التحصيل فيُقيَّد في حساب العميل والصندوق في الوقت نفسه. ولا يحتاج سند القبض إلى رمز QR ولا إلى ربط مع منصة فاتورة، فتلك متطلبات الفاتورة الضريبية في السعودية لا السند.
الفرق بين سند القبض وسند الصرف
سند القبض يُصدر حين يدخل مال إلى المنشأة، وسند الصرف (Payment Voucher) حين يخرج منها لمورد أو موظف أو مصروف. الأول يوقّعه أمين الصندوق ويأخذه الدافع، والثاني يوقّعه المستفيد بالاستلام ويبقى عند المنشأة. لإصدار سند صرف استعمل مولّد سند الصرف.
أخطاء شائعة في سند القبض
- تكرار رقم السند أو ترك فجوات في التسلسل بلا سند ملغى يبررها.
- اختلاف المبلغ بالحروف عن المبلغ بالأرقام.
- كتابة «دفعة» في البيان دون ذكر العقد أو الفاتورة أو الشهر.
- عدم كتابة رقم الشيك وبنكه، فيصعب تتبعه إن رُدّ.
- إصدار سند قبض قبل أن يصل التحويل فعلاً إلى الحساب.
- الاكتفاء بسند القبض عن الفاتورة الضريبية في بيع خاضع للضريبة.
ماذا تفعل بعد إصدار السند
سلّم الأصل للدافع، واحفظ الصورة مع مستندات اليوم، وقيّد المبلغ في حساب الصندوق أو البنك وفي حساب الدافع. وفي آخر اليوم طابق مجموع سندات القبض النقدية مع ما في الصندوق. يمكنك نسخ نص السند بزر «نسخ النص» لترسله في رسالة، أو مشاركة الصفحة بمدخلاتك بزر «مشاركة برابط».
حين يكثر التحصيل وتتأخر المطابقة
دفتر السندات يكفي لعدد قليل من الدفعات. أما حين تستلم من عشرات العملاء، نقداً وبشيكات وتحويلات، فتحتاج أن تعرف رصيد كل عميل ورصيد الصندوق والبنك في أي لحظة. نحن في ميكروتيك نقدم للمنشآت في المملكة برنامج محاسبة (ERP) فيه المبيعات والمشتريات والمخزون والمالية والموارد البشرية معاً. جرّبه على تحصيل شهر واحد.