نموذج سند صرف وأمر صرف

سند الصرف (Payment Voucher) مستند يثبت أن المنشأة دفعت مبلغاً من صندوقها أو حسابها البنكي: لمن، وكم، ومقابل ماذا، ومن أي حساب. ويسميه بعضهم سند دفع. اكتب المبلغ والمستفيد والبيان والحساب المدين، فيتشكل السند بالمبلغ رقماً وكتابةً بالريال السعودي، ويظهر تحته القيد المحاسبي الذي يُسجَّل به. ويكون الصرف نقداً أو بشيك، وفي تبويب ثالث أمر صرف يطلب المبلغ قبل أن يُدفع.

كيف تملأ نموذج سند الصرف

1. اختر التبويب: «سند صرف نقدي» حين يخرج المبلغ من الصندوق، و«سند صرف بشيك» حين يُدفع بشيك، و«أمر صرف» حين تطلب صرف مبلغ لم يُدفع بعد.
2. اكتب المبلغ، واختر «مستفيد» أو «مستفيدة» أو «منشأة»، ثم اسم المستفيد. يُكتب في السند «صرفنا للمكرم» أو «للمكرمة» أو «لـ» قبل اسم المنشأة.
3. في سند الشيك اكتب رقم الشيك والبنك المسحوب عليه.
4. اكتب البيان: ما الذي دُفع المبلغ مقابله، ورقم فاتورة المورد إن وُجدت.
5. اكتب الحساب المدين أو اختره من القائمة، فيظهر القيد في بطاقة «الحساب».

المفتاح «مركز التكلفة والترقيم والتوزيع» يضيف مركز التكلفة (الفرع أو القسم أو المشروع)، والتاريخ، ورقم السند، واسم المنشأة، وهوية المستلم. ومنه توزّع المبلغ على عدة حسابات أو مراكز تكلفة، فيصبح للقيد عدة أطراف مدينة.

سند صرف نقدي وسند صرف بشيك

سند الصرف النقدي يُصدر حين يخرج المبلغ نقداً من الصندوق أو من العهدة النثرية، ويوقّع المستفيد عليه بعبارة «استلمت المبلغ أعلاه كاملاً»، فيصبح دليل الصندوق على أين ذهب المال. أما سند الصرف بشيك فيُكتب فيه رقم الشيك والبنك وتاريخه، ويُقيَّد على حساب البنك لا الصندوق، ويبقى رقم الشيك مرجعاً عند مطابقة كشف البنك.

والتحويل البنكي يُعامل معاملة الشيك في القيد: الطرف الدائن هو البنك. في تبويب «أمر صرف» تختار بين نقداً وشيك وتحويل.

أمر الصرف: الطلب قبل الدفع

أمر الصرف مستند داخلي يطلب فيه قسم أو موظف صرف مبلغ لجهة، ويعتمده المدير المالي والمدير العام قبل الدفع. لا يُسجَّل به قيد، لأن المال لم يخرج بعد. حين يُعتمد، يصدر المحاسب سند الصرف ويُقيَّد به المبلغ. ولهذا تظهر في أمر الصرف خانات «مقدّم الطلب» و«يُصرف في موعد أقصاه»، وتوقيعات الاعتماد بدل توقيع المستلم.

القيد المحاسبي لسند الصرف ومركز التكلفة

كل سند يُنتج قيداً طرفه الدائن الصندوق أو البنك، وطرفه المدين الحساب الذي ذهب إليه المال:

وإن كانت فاتورة المورد تشمل ضريبة القيمة المضافة، فضريبة المدخلات تُقيَّد عند تسجيل الفاتورة نفسها لتُخصم في إقرار المنشأة لدى هيئة الزكاة والضريبة والجمارك في المملكة، والسند بعدها يسدد رصيد المورد بالمبلغ شاملاً الضريبة.

مركز التكلفة لا يغيّر الحساب، بل يحدد الفرع أو القسم الذي يتحمل المصروف، فتعرف في آخر الشهر كم كلّف كل فرع. وإن دفعت فاتورة واحدة تخص فرعين، فوزّعها في السند على بندين بمركزي تكلفة.

نموذج سند صرف Word وExcel قابل للتعديل

نزّل السند بصيغة PDF للطباعة والتوقيع، أو بصيغة Word إن أردت تعديل عباراته. في ملف Excel ورقتان: السند بقيده، وسجل سندات الصرف يبدأ بسندك وفيه صفوف فارغة، ومجموع كل حساب مدين بالمعادلة SUMIF، فتعرف ما صُرف على الإيجار أو الصيانة خلال الشهر. وتحت أزرار التنزيل نموذج فارغ بصيغتي PDF وWord للكتابة باليد. وإن احتجت سند صرف بالإنجليزي لمورد أجنبي أو لمراجع حسابات فرع شركة دولية في السعودية، فالنسخة الإنجليزية من هذه الصفحة تُخرج السند وقيده بالإنجليزية.

الفرق بين سند الصرف وسند القبض

سند الصرف للمال الخارج من المنشأة، وسند القبض للمال الداخل إليها. في سند الصرف يوقّع المستفيد بالاستلام ويبقى الأصل عند المنشأة مستنداً للقيد، وفي سند القبض توقّع المنشأة ويأخذ الدافع الأصل.

أخطاء شائعة في سند الصرف

• صرف مبلغ دون توقيع المستلم، فلا يبقى دليل على أنه استلم.
• كتابة «مصروفات» حساباً مديناً لكل السندات، فلا تعرف فيمَ صُرف المال.
• تحميل الصندوق قيمة شيك، والصحيح تحميلها على حساب البنك.
• إرفاق السند دون فاتورة المورد أو الإيصال الذي يثبت المصروف.
• الصرف بأمر صرف غير معتمد، أو اعتماد الصرف ممن طلبه.
• تكرار رقم السند أو إصدار سندين لفاتورة واحدة.

ماذا تفعل بعد إصدار السند

اطبع السند، ووقّعه أنت والمعتمد، ثم سلّم المبلغ واطلب توقيع المستلم. أرفق به فاتورة المورد أو المستند المؤيد، وسجّل القيد الظاهر في بطاقة «الحساب». وفي آخر اليوم طابق مجموع سندات الصرف النقدية مع ما نقص من الصندوق. زر «نسخ النص والقيد» ينسخ السند وقيده معاً لترسلهما للمحاسب.

حين تتكرر المصروفات ويصعب تتبعها

السند الورقي يكفي لبضع دفعات في الشهر. أما حين تصرف يومياً على فروع ومشاريع وموردين، فكل سند يُكتب ثم يُعاد إدخاله قيداً، وتتأخر معرفة رصيد الصندوق ومصروف كل مركز تكلفة إلى آخر الشهر. نحن في ميكروتيك نقدم للمنشآت في المملكة نظاماً محاسبياً شاملاً (ERP)، المالية فيه مع المبيعات والمشتريات والمخزون والموارد البشرية. جرّب تسجيل مصروفات فرع واحد فيه.