حساب الحد الائتماني للعميل يبدأ من سؤال واحد: كم سيكون عليه لك عادةً قبل أن يسدد أول فاتورة؟ اكتب مشترياته الشهرية ومدة الائتمان وسجل سداده، فيظهر الحد المقترح والمتاح منه بعد رصيده الحالي. وفي تبويب «مدة التحصيل DSO» تقيس كم يوماً يتأخر عملاؤك فعلاً وكم نقداً يحبسه هذا التأخير. الطرق هنا قواعد عمل شائعة في شركات التوزيع والجملة في السعودية، تعدّل معاملاتها في الوضع المتقدم لتطابق سياسة منشأتك.
ما هو الحد الائتماني للعميل
الحد الائتماني (Credit Limit) أعلى رصيد تقبل أن يبقى على العميل في دفاترك من البيع الآجل. إذا بلغه لا تُصدر له فاتورة آجلة جديدة حتى يسدد جزءاً من رصيده. لا يحدده نظام في المملكة؛ تضعه المنشأة في سياسة الائتمان، وتكتبه في اتفاقية البيع الآجل مع العميل أو في نموذج فتح حسابه.
كيف تحسب الحد الائتماني للعميل
العميل الذي يشتري كل شهر بمبلغ ثابت ومدة سداده 60 يوماً يحمل عادة مشتريات شهرين قبل أن تحل أول فاتورة. هذا هو الأساس، ثم تضربه في معامل يعكس سجل سداده، وتقارنه بسقف من رأس ماله إن عرفته، وتأخذ الأقل.
Limit = MIN( Monthly purchases × Terms ÷ 30 × Factor , Capital × Cap % )
المعاملات 1.25 و1 و0.5 والسقف 10% أمثلة تستعملها منشآت كثيرة نقطة بداية، لا معيار ملزم. ارفعها أو اخفضها بحسب هامشك وقدرتك على تحمل التأخير.
متوسط فترة التحصيل (DSO) وكيف تحسبه
متوسط فترة التحصيل (Days Sales Outstanding) عدد الأيام التي تحتاجها المنشأة في المتوسط لتحصيل ثمن مبيعاتها الآجلة. تقسم رصيد الذمم المدينة على المبيعات الآجلة في الفترة، ثم تضرب الناتج في أيام الفترة، وتقارن النتيجة بمدة الائتمان التي منحتها.
DSO = Accounts receivable ÷ Credit sales × Days
النقد المحبوس في الذمم المدينة ومعدل دورانها
لو سدد العملاء في موعدهم لكان رصيد الذمم مبيعات 30 يوماً فقط. الفرق بين الرصيد الفعلي وهذا الرصيد نقد كان يفترض أن يكون في حسابك. في المثال الرابع: مبيعات 30 يوماً 400,000 ريال، فالنقد المحبوس 200,000.00 ريال. ومعدل دوران الذمم المدينة (Receivables Turnover) في الفترة 1,200,000 ÷ 600,000 = 2 مرة.
أعمار الديون لعدة عملاء في ملف Excel
كشف أعمار الديون (Receivables Ageing) يوزع رصيد كل عميل على أعمار: غير مستحق بعد، و1–30 يوماً بعد الاستحقاق، و31–60، و61–90، وأكثر من 90. في الوضع المتقدم تكتب لكل عميل مشترياته ومدته وسجله ورصيده موزعاً على الأعمار، فترى حده المقترح والمتاح ونسبة المتأخر وحالته. ويعطيك زر «تنزيل Excel» الكشف بمعادلات حقيقية وصفوف فارغة جاهزة لبقية العملاء.
متى ترفع الحد الائتماني أو تخفضه
رفع الحد الائتماني يناسب عميلاً سدد في موعده ستة أشهر أو أكثر وزادت مشترياته، فتعيد الحساب بمشترياته الجديدة. وتخفضه أو توقف البيع الآجل حين يظهر في رصيده دين أكثر من 90 يوماً، أو يتجاوز حده مرتين متتاليتين، أو تتأخر شيكاته. راجع حدود العملاء كل ربع سنة على الأقل، وقبل موسم رمضان الذي تكبر فيه طلبات التموينات.
أخطاء شائعة في الحد الائتماني والتحصيل
- منح الحد نفسه لكل العملاء، والعميل الكبير والجديد مختلفان في المخاطرة.
- حساب DSO بالمبيعات كلها، والنقدية منها لا تدخل الذمم فتخفض النتيجة.
- مقارنة DSO لشهر برصيد ذمم في موسم بيع مرتفع دون استعمال متوسط الرصيد.
- ترك الحد يُكسر بموافقة شفهية من المندوب دون تسجيلها.
- عدم مراجعة أعمار الديون إلا عند نهاية السنة المالية.
ماذا تفعل بعد النتيجة
اكتب الحد في بطاقة العميل وفي اتفاقية البيع الآجل، وأبلغ المندوب بالمتاح قبل زيارته. نزّل النتيجة بصيغة PDF لملف العميل، وكشف العملاء ملف Excel تحدّث أعماره كل شهر. ولمعرفة عمر كل فاتورة من تاريخ استحقاقها، استعمل حاسبة الفرق بين تاريخين في تبويب أعمار الاستحقاق. ولترى أثر مدة التحصيل في دورة النقد كلها، جرّب حاسبة رأس المال العامل.
حين يبيع المندوب بالآجل أكثر مما يحتمله العميل
الحد الائتماني لا ينفع إن كان في ملف عند المحاسب والمندوب في الميدان لا يعرف رصيد العميل لحظة البيع. ولهذا نقدم في ميكروتيك O-Orange للمبيعات الميدانية والتوزيع، ليعمل به مناديب شركات الجملة في المملكة. جرّبه مع مندوب واحد.