نموذج تسجيل المورد استمارة تجمع فيها بيانات المورد الجديد قبل أول أمر شراء: السجل التجاري، والرقم الضريبي، والحساب البنكي، وجهة الاتصال. ونموذج تقييم الموردين جدول تقيس به أداء المورد بعد التعامل معه بمعايير موزونة. وبطاقة التقييم تحمل القرار والمطلوب من المورد.
سجّل المورد وافحص صيغة رقمه الضريبي والآيبان، ثم قيّمه كل ربع سنة. في المثال المعروض حصل المورد على 78 نقطة من 100، أي تقدير «جيد»، وأضعف معاييره المواعيد (3 من 5).
كيف تستعمل نموذج تسجيل وتقييم الموردين
- في «استمارة تسجيل مورد» اكتب اسم المورد وسجله التجاري ورقمه الضريبي والآيبان، فتظهر بجانب كل رقم نتيجة فحص صيغته.
- أشّر على المستندات التي استلمتها، ونزّل الاستمارة ليوقّعها المورد، أو اطبعها فارغة من زر «نموذج فارغ للطباعة».
- بعد فترة تعامل، افتح «تقييم المورد» وقيّم كل معيار من 1 إلى 5، فتظهر النسبة والتقدير على العدّاد.
- في «بطاقة التقييم» اختر القرار واكتب المطلوب من المورد، ثم أرسلها له.
ما هو تسجيل الموردين ولماذا تحتاجه
تسجيل الموردين (Vendor Registration) أن تفتح لكل مورد ملفاً ببياناته النظامية والبنكية قبل أن تطلب منه أو تدفع له. فائدته الأولى ضبط البيانات: اسم واحد كما في السجل التجاري، ورقم مورد ثابت في دفاترك. والثانية الامتثال الضريبي، فالرقم الضريبي المسجل عندك هو ما تطابق به فواتير المورد قبل احتساب ضريبتها مدخلات. والثالثة حماية الدفعات من التحويل إلى حساب غير صحيح.
بيانات المورد المطلوبة
يطلب نموذج تسجيل مورد جديد خمس مجموعات من البيانات، والاستمارة تفحص شكل الأرقام الثلاثة الأولى.
| البند | ما تكتبه وما يُفحص |
|---|---|
| السجل التجاري | رقم السجل أو الرقم الوطني الموحد للمنشأة، 10 أرقام. يُفحص العدد فقط. |
| الرقم الضريبي | رقم التسجيل في ضريبة القيمة المضافة، 15 رقماً يبدأ بـ 3 وينتهي بـ 3. هذا فحص شكل، والتأكد من أن الرقم مسجل يكون من خدمة التحقق لدى هيئة الزكاة والضريبة والجمارك. |
| الحساب البنكي | الآيبان 24 خانة تبدأ بـ SA، تُحسب خانة التحقق فيُكشف الرقم المنقول بخطأ، ولا يثبت ذلك أن الحساب باسم المورد. وفي الوضع المتقدم البنك واسم صاحب الحساب وشروط الدفع. |
| جهة الاتصال والعنوان | المسؤول وجواله، وفي الوضع المتقدم البريد والمدينة والعنوان الوطني. |
| المرفقات | صورة السجل التجاري، وشهادة التسجيل الضريبي، وخطاب البنك أو شهادة الآيبان، والعنوان الوطني؛ تؤشّر عليها داخل الاستمارة عند استلامها. |
تقييم أداء الموردين
تقييم الموردين (Supplier Evaluation) قياس دوري لأداء المورد بمعايير تحددها المنشأة مسبقاً. ومحاوره هنا خمسة: الجودة، والتسليم، والسعر، والخدمة، والالتزام النظامي. لكل معيار وزن من 100، ونقاطه = الوزن × التقييم ÷ 5. النسبة = مجموع النقاط ÷ مجموع أوزان المعايير المقيّمة.
في المثال: الالتزام بالمواعيد وزنه 20 وتقييمه 3، فنقاطه 12. ومجموع النقاط 78 من أوزان مجموعها 100، فالنسبة 78%. وبالتقدير يُصنَّف الموردون: ممتاز من 85%، وجيد من 70%، ومقبول من 50%، وما دونه غير مقبول؛ وهذه الحدود قابلة للتعديل من الوضع المتقدم. وصاحب «غير مقبول» يُكتب له في بطاقة التقييم ما يجب تصحيحه، ويُوقف مؤقتاً إن كان الخلل في الجودة أو المواعيد.
وفي الوضع المتقدم ورقة «سجل التوريدات» تحسب أيام التأخير لكل أمر شراء: في المثال سُلّم 3 طلبات من 5 في موعدها (60%)، ورُفضت 16 وحدة من 640 (2.5%)، وعليهما بُني تقييم المواعيد والمرتجعات.
يمكنك تنزيل نموذج تقييم الموردين بصيغة Excel لتعيد استعماله لكل مورد.
أخطاء شائعة في تسجيل الموردين وتقييمهم
- تحويل دفعة إلى آيبان وصل في رسالة بريد دون خطاب من البنك.
- تقييم بلا قرار ولا مطلوب مكتوب.
ملاحظات نظامية
فحص الرقم الضريبي والسجل في الاستمارة فحص شكل؛ تحقق من الرقم نفسه في خدمات هيئة الزكاة والضريبة والجمارك ووزارة التجارة قبل اعتماد المورد. وفاتورة المورد المسجل تحمل رقمه الضريبي حتى تُحسب ضريبتها مدخلات وفق نظام ضريبة القيمة المضافة.
حين يكثر الموردون وتتفرق بياناتهم بين الملفات
نحن في ميكروتيك نبني للمنشآت السعودية نظاماً محاسبياً (ERP) يجمع المبيعات والمشتريات والمخزون والمالية والموارد البشرية في مكان واحد.
الأسئلة الشائعة عن تسجيل الموردين
ما المستندات المطلوبة في نموذج تسجيل مورد؟
صورة السجل التجاري سارية، وشهادة التسجيل في ضريبة القيمة المضافة، وخطاب من البنك أو شهادة آيبان باسم المورد، والعنوان الوطني. وقد تطلب منشأتك غيرها، مثل شهادة الزكاة أو قائمة الأسعار، وهي في الوضع المتقدم.
كيف أعرف أن الرقم الضريبي للمورد صحيح؟
الاستمارة تفحص الشكل: 15 رقماً يبدأ بـ 3 وينتهي بـ 3. أما أن الرقم مسجل وساري ويعود للمورد نفسه، فتعرفه من خدمة التحقق من الرقم الضريبي لدى هيئة الزكاة والضريبة والجمارك.
كم مرة أقيّم المورد؟
سنوياً على الأقل لكل مورد، وكل ربع سنة للموردين الرئيسيين، وبعد أي مشكلة كبيرة في توريد.
هل نموذج تسجيل وتقييم الموردين مجاني؟
نعم، الاستمارة وجدول التقييم والبطاقة مجانية بلا تسجيل حساب. نطلب اسمك وبريدك وجوالك مرة واحدة قبل أول تنزيل، وما تكتبه يبقى في متصفحك على هذا الجهاز.
هل يوجد نموذج تقييم الموردين بصيغة Excel؟
نعم، جدول التقييم يُنزَّل ملف Excel بمعادلات النقاط والنسبة والتقدير، وورقة «الإعدادات» لحدود التقدير، ونسخة فارغة للبدء من الصفر.
هل توجد نسخة إنجليزية من استمارة تسجيل المورد؟
نعم، للموردين الأجانب أو للمنشآت التي تعمل بالإنجليزية صفحة مستقلة بالاستمارة والتقييم نفسيهما، ورابطها أسفل النموذج.