العهدة النقدية (Petty Cash) مبلغ صغير تسلّمه المنشأة لموظف ليدفع منه المصروفات النثرية اليومية، ثم يسوّيها بالإيصالات. في هذه الصفحة نموذج عهدة مالية بأربعة أجزاء مترابطة: طلب الصرف، وسجل المصروفات برصيد متحرك، ونموذج تسوية العهدة، وتقرير أسبوعي.
المتبقي = العهدة المستلمة − المصروف، ويجب أن يساوي النقد الموجود فعلاً. في المثال المعروض: 3,000.00 − 999.60 = 2,000.40 ر.س، منها 99.08 ر.س ضريبة مدخلات قابلة للاسترداد من الفواتير الضريبية.
كيف تستعمل نموذج العهدة المالية
- في «طلب صرف عهدة» اكتب الاسم والمبلغ والغرض، واطبع الطلب للتوقيع قبل الصرف.
- في «سجل المصروفات النثرية» اكتب مبلغ العهدة في عمود «المستلم» بالصف الأول، ثم مصروفاً في كل صف.
- اختر «نعم» في عمود «فاتورة ضريبية؟» إذا كانت الفاتورة باسم منشأتك ورقمها الضريبي، فتُفصل الضريبة القابلة للاسترداد.
- عند نفاد العهدة افتح «تسوية العهدة»، واختر الاستعاضة أو إعادة المتبقي، وأرفق الإيصالات الأصلية.
ما يُكتب في دفتر المصروفات
| العمود | ما تكتبه |
|---|---|
| البيان | ما الذي دُفع ولماذا: «وقود سيارة التوصيل» لا «مصروف». |
| التصنيف | نقل، ضيافة، قرطاسية، صيانة، نظافة، رسوم حكومية… |
| رقم الإيصال | رقم الفاتورة أو الإيصال المرفق. الصف بلا رقم يتلوّن أصفر للمراجعة. |
| المستلم | مبلغ العهدة أول مرة، ثم كل استعاضة تستلمها من الخزينة. |
| المصروف | المبلغ المدفوع شاملاً الضريبة، كما في الإيصال. |
ما هي العهدة النقدية (Petty Cash)
هي نقد تملكه المنشأة ويحمله موظف مسؤول عنه، يدفع منه ما لا يستحق أمر شراء: وقود وضيافة وإصلاح بسيط ورسوم. وتختلف عن السلفة التي تُقرض للموظف لنفسه وتُستقطع من راتبه. تحدد سياسة المنشأة سقف العهدة، وأعلى مبلغ للدفعة الواحدة، ومن يعتمد الصرف والتسوية ومدتها.
كيفية تسوية العهدة النقدية
- رتّب الإيصالات بتاريخها، وطابق كل صف في السجل بإيصاله.
- عدّ النقد الموجود وقارنه بخانة «المتبقي في العهدة»: في المثال 2,000.40 ر.س.
- إن وجدت 1,990.40 فهناك عجز 10.00 ر.س، وإن وجدت 2,005.40 فهناك زيادة 5.00 ر.س. سجّل الفرق في صف مستقل ببيان واضح حتى يطابق الرصيد النقد.
- أعدّ القيد: مدين المصروفات 900.52 ر.س ومدين ضريبة المدخلات 99.08 ر.س، ودائن العهدة 999.60 ر.س. وعند التعويض: مدين العهدة ودائن الصندوق بالمبلغ نفسه.
يمكنك تنزيل السجل بصيغة Excel ومعادلات الرصيد والضريبة فيه، وطباعة نموذج تسوية العهدة بصيغة PDF أو تعديله بصيغة Word قبل التوقيع.
نموذج طلب التعويض وضبط العهدة بنظام الرصيد الثابت
في نظام الرصيد الثابت (Imprest System) يبقى مبلغ العهدة واحداً، وطلب التعويض يساوي ما صُرف بإيصالاته، فيعود الرصيد إلى سقفه. في مثال المكتب يكون التعويض 999.60 ر.س فتعود العهدة إلى 3,000.00. وفي مثال «عهدة فرع مطعم لشهر» يبدأ الفرع بـ5,000.00 ر.س، ويستلم في منتصف الشهر 2,222.50 ر.س تساوي مصروفات النصف الأول. واختيار «استعاضة المصروف» في تبويب التسوية يجعل الوثيقة طلب تعويض.
أخطاء شائعة في العهدة النقدية
- تسجيل المصروف شاملاً الضريبة في حساب المصروف، فتضيع ضريبة المدخلات.
- خلط نقد العهدة بالنقد الشخصي لصاحبها.
- التعويض قبل مراجعة الإيصالات، فيتراكم مصروف بلا مستند.
ملاحظات محاسبية وضريبية
ضريبة المدخلات تُخصم بفاتورة ضريبية صادرة باسم المنشأة ورقمها الضريبي وفق نظام ضريبة القيمة المضافة في المملكة ولائحته؛ والإيصال العادي لا يكفي. النسبة 15% في الإعدادات قابلة للتعديل، فراجعها لدى هيئة الزكاة والضريبة والجمارك.
حين تتعدد العهد بين الفروع
نحن في ميكروتيك نقدّم برنامج محاسبة (ERP) يجمع المبيعات والمشتريات والمخزون والمالية والموارد البشرية في مكان واحد، فتُسجَّل مصروفات الفروع في الدفاتر نفسها التي تُقفل فيها الحسابات.
أسئلة شائعة
كم تكون قيمة العهدة النقدية؟
تحددها المنشأة في سياستها بقدر مصروفات أسبوع أو أسبوعين للمكتب أو الفرع. ابدأ بمتوسط ما صرفته في الأسابيع الماضية، وعدّله بعد أول تسويتين.
من المسؤول عن العجز في العهدة؟
صاحب العهدة مسؤول عنها أمام المنشأة، وسياسة المنشأة تحدد كيف يُعالج العجز الذي لا يُفسَّر بإيصال. اكتب سبب العجز في ملاحظات المراجعة بتبويب التسوية ليعتمده المحاسب أو يرفضه.
كيف أقفل العهدة؟
سوِّ آخر المصروفات بإيصالاتها، ثم أعد المتبقي نقداً إلى الصندوق، واختر «إعادة المتبقي وإقفال العهدة» في تبويب التسوية، ويوقّع صاحب العهدة والمحاسب والإدارة المالية.
كيف أسجل ضريبة القيمة المضافة على مصروف العهدة؟
من الفاتورة الضريبية الصادرة باسم المنشأة فقط: الضريبة إلى حساب ضريبة المدخلات، والباقي إلى المصروف. اختر «نعم» في عمود «فاتورة ضريبية؟» فيفصلها السجل، وما سواها يُسجَّل مصروفاً كاملاً.
هل نموذج تسوية العهدة يناسب عهد الفروع؟
نعم. لكل فرع سجل مستقل بعهدته، والتقرير الأسبوعي يجمع مصروفاته حسب التصنيف ويرتّب أكبر خمسة مصروفات لمن يتابع الفروع.