نموذج تكليف موظف خطاب تصدره المنشأة تسند فيه إلى الموظف مهمة محددة بمدة ومرجع، إلى جانب عمله الأصلي أو خارجه. وفي الصفحة ثمانية خطابات أخرى لشؤون الموظفين: استدعاء رسمي، وتغيير مسمى وظيفي، وعدم ممانعة، ومأمورية وانتداب، وتوصية، وإنذار انقطاع، وشكوى، وطلب انتقال.
خطاب التكليف = المهمة، والمدة وتاريخ البدء، والمرجع، والصلاحيات، والمقابل إن وُجد، وتوقيع الموظف بالاستلام. وفي المأمورية: البدل اليومي 450.00 ر.س × 3 أيام = 1,350.00 ر.س.
كيف تستعمل نماذج خطابات الموظفين
- اختر الخطاب من صف التبويبات، ثم «موظف» أو «موظفة» لتتطابق الضمائر.
- اكتب الاسم والوظيفة والمنشأة والمهمة داخل الورقة، وأكمل ما يطلبه شريط الجاهزية.
- افتح الوضع المتقدم لتاريخ البدء والمرجع والصلاحيات والبدل، ثم نزّل الخطاب واحفظ نسخة موقعة في ملف الموظف.
ما هو خطاب تكليف موظف بمهمة
خطاب تكليف بمهمة قرار مكتوب يسند عملاً محدداً إلى موظف لمدة معلومة: جرد مستودع، أو متابعة موردين جدد، أو تغطية زميل في إجازة. التكليف الداخلي يجري في مقر العمل مع بقاء المهام الأصلية، والانتداب إيفاد إلى مدينة أو فرع آخر. ويلزم التكليف المكتوب حين تتغير مسؤولية الموظف أو صلاحياته أو يُصرف له مقابل.
ماذا يتضمن نموذج التكليف
يتضمن النموذج المهمة بوصف يُقاس إنجازه، والمدة وتاريخ البدء، والمرجع، والصلاحيات، والمقابل إن وُجد. صيغة نطاق المهمة في المثال: «الإشراف على جرد مستودع جدة ورفع تقرير الفروقات، لمدة شهرين». يمكنك تنزيل نموذج تكليف بمهمة عمل بصيغة PDF للطباعة والتوقيع، أو بصيغة Word لتعديل الصياغة، وبدل التكليف (1,500.00 ر.س في المثال) يُكتب رقماً وكتابةً.
التكليف بعمل إضافي وأجره
إن كان التكليف ساعات تتجاوز ساعات العمل المعتادة، فهو عمل إضافي (Overtime) يُدفع أجره وفق المادة 107 من نظام العمل السعودي: أجر الساعة مضافاً إليه 50% من الأجر الأساسي للساعة [تحقق]. مثال: أجر أساسي 6,000 ر.س ÷ 30 يوماً ÷ 8 ساعات = 25.00 ر.س للساعة، فالساعة الإضافية 37.50 ر.س، وعشر ساعات 375.00 ر.س.
الانتداب والتكليف الخارجي
نموذج انتداب موظف يحدد الجهة، وتاريخ البدء وعدد الأيام، فيُحسب تاريخ الانتهاء والعودة بالميلادي والهجري، في تبويب «مأمورية وانتداب» ثلاثة أيام إلى فرع الدمام ببدل 450.00 ر.س يومياً، فالإجمالي 1,350.00 ر.س. والانتداب يغيّر مكان العمل مؤقتاً ويترتب عليه بدل سفر وسكن وفق لائحة المنشأة.
متى تستعمل كل خطاب
| الخطاب | يُستعمل حين |
|---|---|
| استدعاء رسمي | تطلب الإدارة حضور الموظف في موعد ومكان محددين. |
| تغيير مسمى وظيفي | تتغير التسمية بترقية أو إعادة تنظيم. |
| عدم ممانعة | يطلب الموظف إذناً لجامعة أو جهة تدريب أو عمل خارج الدوام. |
| توصية وتزكية | يتقدم الموظف لعمل أو دراسة. |
| إنذار انقطاع عن العمل | يغيب الموظف دون إذن، فتطلب المنشأة عودته كتابةً. |
| شكوى ضد شخص في العمل | يرفع الموظف شكوى بوقائع وتواريخ. |
| طلب انتقال | يطلب الموظف النقل لأسباب عائلية أو صحية. |
أما خطاب التعريف من جهة العمل (إفادة الموظف) فله صفحة مستقلة.
أخطاء شائعة في خطابات التكليف
- تكليف بلا مدة، فيستمر سنوات دون قرار.
ملاحظات نظامية
أجر العمل الإضافي في المادة 107، والغياب دون سبب مشروع بعد إنذار كتابي في المادة الثمانين [تحقق]؛ راجع نصهما المحدّث لدى وزارة الموارد البشرية والتنمية الاجتماعية. البدلات ومهلة العودة أمثلة قابلة للتعديل.
حين تتكرر خطابات الموظفين كل أسبوع
نحن في ميكروتيك نبني برنامج محاسبة (ERP) للمنشآت السعودية، ومنه وحدة الموارد البشرية التي تُحفظ فيها بيانات الموظفين ومعاملاتهم بدل الملفات المتفرقة.
الأسئلة الشائعة عن نموذج التكليف
هل يحتاج نموذج تكليف موظف إلى موافقته؟
التكليف في حدود العقد وطبيعة العمل يكفيه توقيع الموظف بالاستلام. أما تكليفه بعمل يختلف جوهرياً عن عمله المتفق عليه فيحتاج موافقته الكتابية وفق نظام العمل [تحقق].
هل يُسجل التكليف في ملف الموظف؟
نعم. احفظ نسخة موقعة في ملفه مع تقرير الإنجاز في نهاية المهمة، فهي ما يرجع إليه التقييم وأي بدل صُرف.
كيف يُحتسب مقابل التكليف؟
بدل مقطوع عن المدة كما في لائحة المنشأة، أو أجر عمل إضافي إن تجاوزت الساعات المعتادة. في المثال بدل 1,500.00 ر.س عن شهرين، يظهر في الخطاب رقماً وكتابةً.
هل يمكن تمديد التكليف؟
نعم، بخطاب جديد يذكر رقم التكليف الأول ومدة التمديد وسببه، ويوقّعه الموظف بالاستلام كالأول.
هل يحق للمنشأة فصل الموظف المنقطع عن العمل؟
تجيز المادة الثمانون إنهاء العقد في حالات غياب محددة بعد إنذار كتابي. وثّق الإنذار وتاريخ تبليغه، وراجع النص المحدّث قبل أي قرار.