خطاب زيادة الراتب خطاب رسمي تبلّغ به المنشأة موظفها بأجره الجديد وتاريخ سريانه وسبب الزيادة. اكتب الأجر قبل الزيادة وبعدها داخل الخطاب، فيُحسب الفرق ونسبته في إيصال فوق الورقة وفي جدول داخل الخطاب. وفي الصفحة صيغتان: زيادة راتب لسبب الأداء أو التسوية السنوية أو تعديل بدل، وترقية مع زيادة.
الخطاب يذكر الراتب السابق والجديد وقيمة الزيادة ونسبتها وتاريخ السريان، ويحمل توقيع صاحب الصلاحية وتوقيع الموظف بالاستلام. في المثال المفتوح يرتفع الأجر الأساسي من 8,000 إلى 8,400 ريال: زيادة 400 ريال بنسبة 5%.
كيف تكتب خطاب زيادة راتب بهذا النموذج
- اختر «خطاب زيادة راتب» أو «ترقية مع زيادة»، ثم «موظف» أو «موظفة».
- اكتب اسم المنشأة واسم الموظف والأجر الأساسي قبل الزيادة وبعدها في مواضعها داخل الخطاب، وحدد تاريخ السريان.
- افتح الوضع المتقدم لإضافة البدلات قبل وبعد، وسبب الزيادة، والرقم الوظيفي، والأثر الرجعي أو شرط فترة التجربة، والشعار.
- نزّل الخطاب بصيغة Word إن أردت تعديل الصياغة، أو بصيغة PDF للتوقيع، أو انسخ نصه لنظام المراسلات.
ما هو خطاب زيادة الراتب وما الذي يجب أن يتضمنه
| البند | ما يُكتب |
|---|---|
| الراتب قبل وبعد | الأجر الأساسي وكل بدل تغيّر، ثم الإجمالي الشهري قبل الزيادة وبعدها. |
| قيمة الزيادة ونسبتها | بالريال وبالنسبة المئوية من الراتب السابق. |
| تاريخ السريان | اليوم الذي يبدأ منه الأجر الجديد في المسير، بالتاريخين. |
| السبب | أداء، أو مراجعة سنوية، أو تعديل بدل، أو ترقية. |
| الشروط إن وُجدت | أثر رجعي تُصرف فروقاته، أو زيادة مشروطة بفترة تجربة. |
| التوقيع | صاحب الصلاحية، والموظف بالاستلام. |
المكتوب في الخطاب هو ما يُرجع إليه حين يطلب الموظف تعريفاً بالراتب أو يختلف الطرفان على تاريخ الزيادة، أما الإبلاغ الشفهي فلا يثبت شيئاً.
الفرق بين طلب الزيادة وخطاب الزيادة
طلب زيادة الراتب يكتبه الموظف إلى إدارته يعرض فيه أسبابه، أما خطاب الزيادة أو قرارها فتصدره المنشأة بعد الموافقة، ويحدد المبلغ الجديد وتاريخ سريانه. هذا النموذج للخطاب الذي تصدره المنشأة، وإن كنت موظفاً تريد طلب زيادة فالصياغة تختلف ولا تذكر أرقاماً نهائية.
كيف تحسب قيمة ونسبة الزيادة
قيمة الزيادة = الراتب الجديد − الراتب الحالي، ونسبة الزيادة = قيمة الزيادة ÷ الراتب الحالي × 100. من 8,000 إلى 8,400 ريال: الزيادة 400 ريال، والنسبة 400 ÷ 8,000 × 100 = 5%.
وفي مثال «ترقية إلى محاسب أول» يرتفع الأجر الأساسي من 8,000 إلى 9,500 وبدل السكن من 2,000 إلى 2,375 ويبقى بدل النقل 800، فيصير الإجمالي 12,675 ريالاً بدلاً من 10,800: زيادة 1,875 ريالاً بنسبة 17.36%. زيادة الأجر الأساسي ترفع ما يُبنى عليه، مثل مكافأة نهاية الخدمة التي تُحسب على الأجر الأخير.
أخطاء شائعة في خطاب زيادة الراتب
- ذكر الراتب الجديد دون السابق، فلا تُعرف قيمة الزيادة.
- ترك تاريخ السريان مبهماً مثل «من الشهر القادم».
- زيادة بدل واحد مع كتابة الخطاب كأن الأجر الأساسي تغيّر.
- عدم تحديث الأجر في العقد وملف الموظف بعد الخطاب.
ملاحظات نظامية
تعديل الأجر تعديل لبند في عقد العمل، فحدّث العقد الموثق والأجر المسجل في التأمينات الاجتماعية بما يطابق الخطاب وفق الإجراءات المعمول بها في السعودية. ومكافأة نهاية الخدمة تُحسب على الأجر الأخير وفق المادة 84 من نظام العمل؛ راجع النص المحدّث لدى وزارة الموارد البشرية.
حين تتغير الرواتب ويصعب تتبع تاريخ كل زيادة
نحن في ميكروتيك نبني نظام ميكروتيك المحاسبي (ERP) للمنشآت السعودية، ومنه وحدة الموارد البشرية والرواتب بجانب المبيعات والمشتريات والمخزون والمالية.
أسئلة شائعة عن خطاب زيادة الراتب
هل يجب أن يكون خطاب زيادة الراتب مكتوباً؟
الكتابة هي ما يثبت المبلغ الجديد وتاريخ سريانه، ويُبنى عليها تحديث العقد وتعريف الراتب. سلّم الموظف نسخة موقّعة واحفظ أخرى عليها توقيعه بالاستلام في ملفه.
هل يُرسل الخطاب موقّعاً إلكترونياً؟
يمكن ذلك إن كانت المنشأة تعتمد التوقيع الإلكتروني في مراسلاتها الداخلية. نزّل الخطاب بصيغة PDF ووقّعه بالطريقة المعتمدة لديكم، واحتفظ بما يثبت استلام الموظف.
كيف أصيغ زيادة راتب بأثر رجعي؟
اجعل تاريخ السريان التاريخ الذي تبدأ منه الزيادة فعلاً، وفعّل «زيادة بأثر رجعي» في الوضع المتقدم، فيضيف الخطاب أن فروقات المدة الماضية تُصرف مع أول مسير رواتب بعده.
هل يُسجّل خطاب الزيادة في ملف الموظف؟
نعم، تُحفظ نسخة موقّعة في ملفه، ويُحدَّث الأجر في العقد ومسير الرواتب وسجل التأمينات الاجتماعية بما يطابقها.
هل يوجد خطاب زيادة راتب بالإنجليزي؟
نعم، الصفحة الإنجليزية فيها الخطاب نفسه بصيغة Salary Increment Letter كاملة بالحقول نفسها، ورابطها أسفل النموذج أعلاه.