إنذار الموظف (Warning Letter) جزاء كتابي توجّهه المنشأة لموظف ثبتت عليه مخالفة، وينبهه إلى أن تكرارها يعرّضه لجزاء أشد. في النموذج أعلاه أربعة مستندات من التدرج التأديبي: لفت نظر، وإنذار أول أو نهائي، وتعهد بعدم التكرار، وخطاب فصل. اختر نوع المخالفة فتتبدل الصياغة، واكتب اسم الموظف داخل الخطاب.
لا يوقَّع جزاء قبل إبلاغ الموظف كتابةً بالمخالفة والتحقيق معه وسماع أقواله، ثم يُبلَّغ بالجزاء كتابةً. وخصم الغياب يُحسب بأجر اليوم: راتب 6,000 ر.س ÷ 30 = 200.00 ر.س لليوم، فغياب يومين 400.00 ر.س، إن نصّت عليه لائحة المنشأة.
كيف تستعمل النماذج التأديبية
- اختر النموذج من التبويبات، واقرأ سلّم التدرج فوقه لتعرف موضعه بين الإجراءات.
- اختر «موظف» أو «موظفة»، ونوع المخالفة: غياب، أو تأخر، أو إهمال، أو سوء سلوك، أو مشاجرة.
- اكتب اسم الموظف ووظيفته والمنشأة وتاريخ المخالفة في المواضع المحددة داخل الخطاب.
- في الوضع المتقدم أضف وصف الواقعة ورقم الخطاب، واختر درجة الإنذار أو شدة لفت النظر.
- نزّل الخطاب، ووقّعه، وسلّمه للموظف مقابل توقيعه بالاستلام وتاريخه.
الخطوتان الأوليان في السلّم، الاستيضاح ومحضر التحقيق مع الموظف، لهما صفحة مستقلة تُستعمل قبل هذه الخطابات.
الفرق بين لفت النظر والإنذار
لفت النظر (Notice) تنبيه مكتوب لمخالفة أولى أو بسيطة، يُحفظ في ملف الموظف ولا يذكر جزاءً. والإنذار جزاء من الجزاءات التأديبية في نظام العمل، يُوقَّع بعد التحقيق ويقول صراحة إن التكرار يعرّض الموظف لجزاء أشد. والإنذار النهائي آخر درجة قبل الجزاء الأشد. مثال التأخير المتكرر: تأخر أول يُكتفى فيه بتنبيه شفهي، ثم خطاب لفت نظر، ثم استيضاح وتحقيق إن تكرر، ثم إنذار أول، ثم إنذار نهائي، ثم ما تحدده اللائحة. خيار «شديدة» في لفت النظر يكتب صيغة تحذّر من الإحالة إلى التحقيق.
نموذج إنذار موظف
خطاب إنذار الموظف يذكر المخالفة وتاريخها، وأنها ثبتت بعد التحقيق، ودرجة الإنذار، وأن التكرار يعرّضه للجزاء الأشد، وحقه في التظلم. نوع المخالفة يغيّر وصفها في الخطاب؛ فالغياب «التغيّب عن العمل دون عذر مقبول أو إذن مسبق». يمكنك تنزيل نموذج الإنذار بصيغة Word لتضعه على ورق المنشأة، ومنه نسخة فارغة تُملأ باليد. اختر درجة الإنذار الأول أو النهائي من الوضع المتقدم فيتغير العنوان والفقرة الأخيرة.
كيف تكتب إنذار غياب
إنذار الغياب أربعة أجزاء: الواقعة بأيامها وتواريخها («تغيّب يومي الأحد والاثنين 5 و6 أكتوبر 2026 دون إشعار مسبق»)، والبند الذي خالفه من لائحة تنظيم العمل، ومهلة التظلم، والتحذير من الجزاء الأشد عند التكرار. والغياب بدون عذر يختلف عن الغياب بعذر مقبول أو بإجازة، فاطلب العذر بالاستيضاح أولاً، ولا تُصدر الإنذار قبل انتهاء مهلة الرد. مثال «غياب» الجاهز يكتب الواقعة بهذه الطريقة، ومثال «تأخر متكرر» يكتب عدد المرات ومجموع الوقت.
طريقة حساب خصم الغياب من الراتب
أجر اليوم = الأجر الشهري المعتمد للحساب ÷ 30، وخصم الغياب = أجر اليوم × أيام الغياب. موظف راتبه 6,000 ر.س غاب يومين: 6,000 ÷ 30 = 200.00 ر.س لليوم، فالخصم 400.00 ر.س. الأجر المعتمد (الأساسي أو الإجمالي) وعدد أيام القسمة تحددهما لائحة تنظيم العمل في المنشأة وعقد الموظف، والخصم مقابل أيام لم يُعمل فيها غير الغرامة التأديبية. وحالات الحسم من الأجر وحدوده في المادة 92 من نظام العمل [تحقق]، فراجع النص المحدّث قبل الخصم. ونموذج الخصم من الراتب صفحة مستقلة تحسب المبلغ وتكتبه في قرار.
لائحة الغياب والتأخير في القطاع الخاص
لا يُطبَّق جزاء على الغياب أو التأخير إلا بلائحة تنظيم عمل معتمدة في المنشأة، يجد فيها الموظف جدول المخالفات والجزاءات. عناصرها الأساسية: أوقات الدوام وسماحية التأخير، وطريقة الإشعار بالغياب وتقديم العذر، والجزاء لكل مرة من التأخير والغياب بدون عذر، والغياب قبل الإجازة وبعدها إن عالجته اللائحة، ومدد التحقيق والتظلم. أما الغياب الذي يجيز الفصل دون مكافأة فمحصور في حالات المادة 80 من نظام العمل وشروطها [تحقق]، ومنها الإنذار الكتابي المسبق.
تعهد بعدم التكرار وخطاب الفصل
التعهد إقرار يكتبه الموظف بارتكاب المخالفة والتزامه بعدم تكرارها، ويُرفق بالإنذار. أما خطاب الفصل فآخر السلّم، ولا يصدر دون مكافأة أو إشعار إلا في الحالات التي تحددها المادة 80، بعد التحقيق وإتاحة الفرصة للموظف لإبداء أسباب معارضته. اعرض الخطاب على مستشار قانوني قبل إصداره.
أخطاء شائعة في الإنذارات والجزاءات
- توقيع الجزاء قبل التحقيق مع الموظف وسماع أقواله.
- جزاء غير مذكور في لائحة تنظيم العمل المعتمدة، أو أشد مما تحدده للمخالفة.
- إنذار بلا تاريخ للمخالفة أو بلا وصف محدد لها.
- خصم الغياب وتوقيع غرامة عليه معاً دون نص في اللائحة.
- عدم أخذ توقيع الموظف بالاستلام، أو عدم توثيق رفضه التوقيع بشاهد.
ملاحظات نظامية
يحدد نظام العمل السعودي الجزاءات التأديبية في المادة 66، ويشترط في المادة 71 إبلاغ العامل كتابةً بما نُسب إليه والتحقيق معه وسماع أقواله قبل توقيع الجزاء، وفي المادة 72 إبلاغه بالجزاء كتابةً، وحالات الحسم من الأجر في المادة 92، وحالات الفصل دون مكافأة أو إشعار في المادة 80 [تحقق]. ويُطبَّق الجزاء وفق جدول المخالفات في لائحة تنظيم العمل المعتمدة للمنشأة. راجع النصوص المحدّثة لدى وزارة الموارد البشرية والتنمية الاجتماعية.
حين يصعب تتبّع إنذارات كل موظف وتواريخها
نحن في ميكروتيك نبني نظاماً محاسبياً (ERP) للمنشآت في المملكة، ومنه وحدة الموارد البشرية التي تبقى فيها بيانات الموظف وسجله في مكان واحد.
الأسئلة الشائعة عن نماذج الإنذار
هل يجب التحقيق مع الموظف قبل الإنذار؟
نعم وفق المادة 71 من نظام العمل: يُبلَّغ الموظف كتابةً بما نُسب إليه، ويُحقَّق معه وتُسمع أقواله قبل توقيع أي جزاء. ابدأ بالاستيضاح أو محضر التحقيق، ثم أصدر الإنذار.
كم إنذاراً قبل فصل الموظف؟
يحدد ذلك جدول المخالفات في لائحة تنظيم العمل المعتمدة لمنشأتك، والمادة 80 من نظام العمل في حالات الفصل دون مكافأة. بعض الحالات تشترط إنذاراً كتابياً سابقاً، فراجع النص المحدّث.
هل يحق للموظف الاعتراض على الإنذار؟
نعم، له التظلم من الجزاء خلال المدة التي تحددها لائحة تنظيم العمل في المنشأة، ولذلك يذكر الخطاب حقه في التظلم. وتوقيعه بالاستلام لا يعني موافقته على الجزاء.
هل يُخصم الغياب بدون عذر من الراتب دائماً؟
يوم الغياب بدون عذر لا يُستحق أجره عادةً، ويُحسب بأجر اليوم كما في المثال: 200.00 ر.س لراتب 6,000 ر.س. أما الغرامة فوق ذلك فلا تُوقَّع إلا بنص في اللائحة وفي حدود المادة 92 [تحقق].
ماذا أفعل إذا رفض الموظف استلام الإنذار؟
اكتب على الخطاب أنه رفض الاستلام، مع التاريخ والوقت، ووقّع عليه مع شاهد حاضر، واحفظه في ملفه. ويمكن إبلاغه بوسيلة مكتوبة أخرى تثبت التسليم.