خطاب التعريف بالراتب (Salary Certificate) ورقة تصدرها المنشأة على ورقها الرسمي، تشهد فيها أن الموظف يعمل لديها منذ تاريخ محدد وبوظيفة محددة، وتذكر راتبه الشهري، وتطلبه البنوك والسفارات والمؤجرون في السعودية دليلاً على الدخل. اختر من التبويبات نوع الخطاب: تعريف بالراتب، أو شهادة راتب مفصلة، أو تثبيت راتب لبنك، أو تعريف لسفارة، أو تعريف من جهة العمل بلا راتب. حدد هل الخطاب عن موظف أو موظفة لتتغير الضمائر في النص كله، ثم نزّل الخطاب بصيغة PDF أو Word ووقّعه واختمه.
كيف تكتب خطاب تعريف بالراتب في دقيقة
اكتب اسم المنشأة كما في السجل التجاري، ثم بيانات الموظف: اسمه، ورقم هويته أو إقامته، ومسماه، وتاريخ التحاقه، وراتبه. الخطاب في المعاينة يتغير مع كل حرف، والكلمات التي تتبدل بين «موظف» و«موظفة» مظللة فيها خفيفاً حتى ترى أثر الاختيار. إن كان رقم الهوية يبدأ بالرقم 1 كتب الخطاب «هوية وطنية رقم»، وإن بدأ بالرقم 2 كتب «إقامة رقم».
في شهادة الراتب تكتب الأجر الأساسي والبدلات، فتجمعهما الأداة وتكتب الإجمالي بالأرقام والحروف. ومن مفتاح «تفاصيل إضافية» تفصل البدلات إلى سكن ونقل وغيرها، وتضيف الجنسية والرقم الوظيفي ورقم الخطاب والتاريخ الهجري واسم الموقّع والشعار.
الإجمالي = الأساسي + السكن + النقل + البدلات الأخرى
ما هو خطاب تثبيت الراتب
خطاب تثبيت الراتب (Salary Transfer Letter) تعهد من المنشأة لبنك بعينه بأن تحول راتب الموظف إلى حسابه لديه، وألا تحوله إلى بنك آخر إلا بعد أن يقدّم الموظف إخلاء طرف من البنك الأول، وأن تشعر البنك إن انتهت خدمة الموظف. تطلبه البنوك في المملكة عادةً قبل منح تمويل شخصي أو بطاقة ائتمانية، لأنه يضمن له أن الراتب سيمر من عنده.
في تبويب «تثبيت راتب للبنك» تكتب اسم البنك ورقم الآيبان، فتفحص الأداة شكل الآيبان السعودي: 24 خانة تبدأ بـ SA، ورقما تحقق صحيحان. هذا فحص للشكل فقط؛ صحة الحساب نفسه يؤكدها البنك. وفي الوضع المتقدم تختار البندين الثاني والثالث من التعهد إن كان البنك لا يطلبهما.
قبل أن تصدر الخطاب اسأل البنك عن الصيغة التي يقبلها: بعض البنوك تكتفي بالتحقق الإلكتروني من بيانات الراتب بموافقة العميل، وبعضها يرسل نموذجه الخاص لتوقعه المنشأة كما هو.
الفرق بين تعريف بالراتب وتثبيت الراتب وشهادة الراتب
| الخطاب | ماذا يثبت | إلى من | التزام على المنشأة |
|---|---|---|---|
| تعريف بالراتب | أن الموظف على رأس العمل، ومسماه، وراتبه الإجمالي | من يهمه الأمر، جهة حكومية، مؤجر، مدرسة | لا التزام سوى صحة البيانات |
| شهادة راتب | الراتب مفصلاً: الأساسي وكل بدل والإجمالي | جهة تحتاج التفصيل، كمكتب تأجير أو جهة تمويل | لا التزام سوى صحة البيانات |
| تثبيت راتب | الراتب، وتعهد بتحويله إلى حساب محدد | بنك بعينه | تحويل الراتب إلى البنك نفسه، وإشعاره عند انتهاء الخدمة |
| تعريف للسفارة | العمل والراتب، وموافقة المنشأة على السفر وعودة الموظف | سفارة أو قنصلية | لا التزام مالي |
| تعريف من جهة العمل | أن الشخص موظف لدى المنشأة، بلا ذكر للراتب | أي جهة لا تحتاج الراتب | لا التزام سوى صحة البيانات |
صيغة خطاب تعريف بالراتب وما يُكتب في كل جزء
يُكتب الخطاب على ورق المنشأة الرسمي، ويحمل رقماً صادراً وتاريخاً، ويوقعه مسؤول مخول ثم يُختم. الأجزاء بترتيبها:
- الترويسة: اسم المنشأة ورقم سجلها التجاري وعنوانها وهاتفها، وشعارها إن وُجد.
- الرقم والتاريخ: رقم الخطاب في سجل الصادر، والتاريخ الميلادي، والهجري إن طلبته الجهة.
- الجهة الموجّه إليها: «إلى من يهمه الأمر»، أو اسم البنك أو السفارة.
- بيانات الموظف: الاسم كما في الهوية، ورقم الهوية أو الإقامة، والجنسية، والمسمى، وتاريخ الالتحاق.
- الراتب: الإجمالي بالأرقام والحروف، وتفصيله إن طُلب. اكتب الراتب الذي في العقد ومسيّر الرواتب، لا راتباً مقرّباً.
- عبارة الختام: أن الخطاب أُعطي بناءً على طلب الموظف دون مسؤولية على المنشأة تجاه الغير، إلا في تثبيت الراتب لأنه تعهد.
- التوقيع والختم: اسم الموقّع وصفته وتوقيعه، وختم المنشأة.
تعريف بالراتب للقطاع الخاص وتعريف راتب التأمينات
في القطاع الخاص بالسعودية تصدر المنشأة الخطاب بنفسها، ولا توجد صيغة حكومية موحدة يُلزم بها كل صاحب عمل. أما «تعريف راتب التأمينات» فيقصد به كثيرون بيان الأجر المسجل للموظف في التأمينات الاجتماعية، وهو بيان يستخرجه المشترك من خدمات التأمينات، لا خطاب من المنشأة. لذلك يجب أن يطابق الراتب في خطابك الأجر المسجل في التأمينات، فالجهات التي تقارن بين المصدرين ترد الخطاب إن اختلفا.
بعض الجهات تطلب الخطاب مصدقاً من الغرفة التجارية. التصديق يتم بعد التوقيع والختم وفق إجراءات الغرفة، فاسأل الجهة الطالبة هل تحتاجه قبل أن تبدأ.
تعريف راتب سائق خاص والعمالة المنزلية
السائق الخاص والعامل المنزلي صاحب عملهما فرد لا منشأة، وتنظم علاقتهما لائحة خاصة بعمال الخدمة المنزلية. يمكنك استعمال تبويب «تعريف بالراتب» نفسه: اكتب اسمك الكامل مكان اسم المنشأة، واكتب في الترويسة رقم هويتك بدلاً من السجل التجاري، ووقّع بنفسك.
نموذج تعريف بالراتب بصيغة Word للتعديل
زر «تنزيل Word» يعطيك الخطاب ملفاً قابلاً للتعديل، بخط Arial واتجاه من اليمين إلى اليسار، فتضيفه إلى قالب ورق منشأتك أو تعدل عبارة طلبتها الجهة. وزر «تنزيل PDF» يعطيك صفحة A4 جاهزة للطباعة. قبل أول ملف تكتب اسمك وبريدك وجوالك في نافذة قصيرة لا تتكرر على هذا الجهاز، والخطاب في المعاينة تراه وتنسخه دون تسجيل.
أخطاء شائعة في خطابات الراتب
- راتب في الخطاب يختلف عن الأجر المسجل في التأمينات أو المحوَّل فعلياً في كشف الحساب.
- اسم الموظف بترتيب أو تهجئة تخالف هويته، فترفضه السفارة أو البنك.
- كتابة «تثبيت راتب» على خطاب تعريف عادي، أو تعهد لبنك لم يطلبه الموظف.
- خطاب بلا رقم صادر ولا ختم، فلا تستطيع المنشأة لاحقاً إثبات أنها أصدرته.
- خطاب قديم: أغلب الجهات تشترط خطاباً حديث التاريخ، فاسأل عن المدة المقبولة.
ماذا تفعل بعد إصدار الخطاب
سجّل الخطاب في دفتر الصادر برقمه وتاريخه والجهة الموجه إليها، واحتفظ بنسخة في ملف الموظف. إن أصدرت تثبيت راتب فأضف ملاحظة في ملف الموظف وعند من يعدّ مسيّر الرواتب، حتى لا يتغير حساب تحويل الراتب دون إخلاء طرف من البنك. اختيار «احفظ بيانات الترويسة» يبقي اسم المنشأة وسجلها وعنوانها والموقّع على جهازك، فلا تكتبها في الخطاب القادم.
حين تصدر خطابات الموظفين كل أسبوع
خطاب واحد في الشهر يكفيه هذا المولّد. أما حين يطلب الموظفون خطابات كل أسبوع، فالبيانات نفسها مكتوبة في عقد الموظف، وفي مسيّر الرواتب، وفي ملفه لدى الموارد البشرية، وكل نسخة يدوية منها فرصة لراتب يختلف عما يراه البنك في كشف الحساب. نحن في ميكروتيك نبني للمنشآت في المملكة برنامج محاسبة (ERP) يكون فيه ملف الموظف جزءاً من النظام نفسه مع المالية والمبيعات والمشتريات والمخزون. جرّبه بملفات عدد من موظفيك.