اكتب اسم منشأتك ورقمها الضريبي وبنود البيع، فتتشكل أمامك فاتورة ضريبية بالصيغة المعمول بها في السعودية وبالحساب الكامل: صافي كل بند، وضريبته بنسبة 15% مقرّبة لأقرب هللة، والإجمالي مكتوباً بالحروف، ورمز QR بحقوله الخمسة. التبويبات تفصل الفاتورة الضريبية للمنشآت عن المبسطة للمستهلك الفرد، والتبويب الثالث نماذج فارغة. وإن كانت منشأتك غير مسجلة في ضريبة القيمة المضافة، ففعّل المفتاح الأول لتحصل على فاتورة عادية بلا ضريبة ولا رقم ضريبي.
كيف تنشئ فاتورة ضريبية بالمولّد
اختر نوع الفاتورة من التبويبات، ثم اكتب بيانات البائع والمشتري والبنود. لكل بند كمية وسعر وحدة، وفي «بيانات إضافية» نسبة خصم على البند. تُطرح نسبة الخصم من قيمة البند أولاً، ثم تُحسب الضريبة على ما بقي، وتُقرّب ضريبة كل بند لأقرب هللة قبل جمعها.
Net = Qty × Price − Discount · VAT = ROUND(Net × 15%, 2) · Total = Σ Net + Σ VAT
الفرق بين الفاتورة الضريبية والفاتورة الضريبية المبسطة
الفاتورة الضريبية (Tax Invoice) تصدرها المنشأة المسجلة لمنشأة أخرى، وتحمل بيانات المشتري، وهي ما يحتاجه المشتري ليخصم ضريبة مشترياته في إقراره. والفاتورة الضريبية المبسطة (Simplified Tax Invoice) تصدر للمستهلك الفرد بأي قيمة، وللتوريد الذي تقل قيمته عن 1,000 ريال، ولا يُشترط فيها اسم المشتري، وفق دليل الفواتير والسجلات لدى هيئة الزكاة والضريبة والجمارك في المملكة. وأي نموذج تطبعه أو تعدّله يجب أن يحمل هذه البيانات:
| البيان | الفاتورة الضريبية | المبسطة |
|---|---|---|
| عنوان المستند | «فاتورة ضريبية» | «فاتورة ضريبية مبسطة» |
| تاريخ الإصدار ووقته، ورقم تسلسلي فريد | إلزامي | التاريخ إلزامي |
| اسم البائع وعنوانه ورقمه الضريبي | إلزامي | إلزامي |
| اسم المشتري وعنوانه، ورقمه الضريبي إن كان مسجلاً | إلزامي | غير مطلوب في الغالب |
| وصف البنود وكمياتها وأسعارها والخصم | إلزامي | الوصف إلزامي |
| النسبة والضريبة لكل بند، والمبلغ الخاضع، والإجمالي شاملاً الضريبة | إلزامي | مبلغ الضريبة، أو عبارة أن السعر يشمل ضريبة 15% |
| اللغة | العربية، ويجوز إضافة لغة أخرى | |
قائمة «بيانات الفاتورة الإلزامية» تحت المعاينة تتابع هذه البنود وأنت تكتب، وتعلّم الناقص منها حسب النوع الذي اخترته.
فاتورة إلكترونية جاهزة: متى تكفي فاتورة من هذه الأداة
الفاتورة الإلكترونية (E-Invoice) في السعودية تصدر من نظام فوترة إلكترونية متوافق، لا من ملف PDF أو Word. في المرحلة الأولى (مرحلة الإصدار) يُشترط أن يُنشأ المستند من حل إلكتروني متوافق ويحمل رمز QR. وفي المرحلة الثانية (مرحلة الربط والتكامل) يُرسل الحل الفاتورة إلى منصة «فاتورة» لدى الهيئة: القياسية تُعتمد قبل مشاركتها مع المشتري، والمبسطة يُبلَّغ عنها خلال 24 ساعة. والمنشآت تُستدعى للربط على موجات؛ الموجة الخامسة والعشرون تشمل من تجاوزت إيراداته الخاضعة 187,500 ريال في أي سنة من 2022 إلى 2025، وآخر موعد لربطها 1 فبراير 2027.
لذلك تفيدك هذه الأداة في ثلاث حالات: منشأة غير مسجلة في الضريبة تحتاج فاتورة بيع عادية، ومحاسب يتعلم شكل الفاتورة وحسابها، ومنشأة تراجع فاتورة وصلتها من مورد. ولا تسمِّ الناتج «فاتورة إلكترونية» ولا تقدمه لمشترٍ على أنه صادر من نظام متوافق.
رمز QR في الفاتورة الضريبية
رمز المرحلة الأولى يحمل خمسة حقول بحسب الأسئلة الشائعة لدى الهيئة: اسم البائع ورقمه الضريبي، ووقت إصدار الفاتورة، ثم مبلغان هما الإجمالي شاملاً الضريبة والضريبة وحدها. تُرمَّز الحقول بطريقة TLV (الوسم والطول والقيمة) ثم تُحوَّل إلى نص Base64 يُرسم منه الرمز، والأداة تفعل ذلك حين يكتمل اسم البائع ورقمه الضريبي. أما رمز المرحلة الثانية فيضيف بصمة الفاتورة وتوقيعها الرقمي والمفتاح العام، وهذه لا تنتجها إلا أنظمة مربوطة بالهيئة. ولا يظهر رمز في فاتورة المنشأة غير المسجلة لأنه لا رقم ضريبياً لها.
نموذج فاتورة Word وExcel وPDF للتحميل
من أزرار الأداة تنزّل فاتورتك التي كتبتها بصيغة PDF بمقاس A4، أو بصيغة Word لتعدّل فيها، أو ملف Excel بمعادلات: خلية واحدة لنسبة الضريبة، وضريبة كل بند مقرّبة بالدالة ROUND، وأسطر فارغة جاهزة بمعادلاتها لتكمل البنود. وفي تبويب «فاتورة مبسطة» زر إيصال حراري بعرض 80 مم يناسب طابعات نقاط البيع.
وفي تبويب «نماذج فارغة» أربعة ملفات: نموذج فاتورة فارغة بصيغة PDF تطبعه دفتر فواتير جاهزاً وتكتب فيه بالقلم، وجدولاً بصيغة Word بأسطر فارغة، ونماذج فواتير جاهزة بصيغة Excel تحسب الضريبة حين تكتب الكمية والسعر، وكشف فواتير شهري يجمع أرقام الفواتير ومبالغها والمسدد والمتبقي. تختار لكل منها النوع: ضريبية أو مبسطة أو بلا ضريبة.
فاتورة مبيعات وفاتورة خدمات وفاتورة للعمل الحر
البيانات الإلزامية واحدة في الثلاث، والذي يتغير هو طريقة كتابة البنود. فاتورة البيع (فاتورة المبيعات) بنودها سلع بكميات، والخصم فيها شائع. وفاتورة الخدمات بنودها زيارات أو ساعات أو مراحل عمل، فاكتب الوحدة في الوصف («4 زيارات صيانة») ليفهمها المشتري. وفاتورة التسويق والعمولة بند أو بندان: إدارة حملة لشهر، أو عمولة وساطة عن صفقة بقيمتها. وصاحب العمل الحر غير المسجل في الضريبة يفعّل مفتاح «منشأتي غير مسجلة» فتخرج فاتورته بلا ضريبة، وإن كان مسجلاً فحكمه حكم أي منشأة مسجلة. الأمثلة الستة تحت البنود تملأ الأداة بكل حالة.
فاتورة بيع من منشأة غير مسجلة في الضريبة
المنشأة التي لم تتجاوز توريداتها حد التسجيل لا تضيف ضريبة إلى أسعارها ولا تصدر فاتورة ضريبية. التسجيل إلزامي إذا تجاوزت التوريدات الخاضعة 375,000 ريال في السنة، واختياري فوق 187,500 ريال، وفق الهيئة. حين تفعّل مفتاح «منشأتي غير مسجلة» يصبح عنوان المستند «فاتورة»، ويختفي حقل الرقم الضريبي ورمز QR، وتُكتب في أسفلها عبارة أن البائع غير مسجل. اكتب فيها رقم السجل التجاري والعنوان من «بيانات إضافية»، فهما ما يعرّف منشأتك للمشتري.
ترقيم الفواتير وحفظ بيانات منشأتك
رقم الفاتورة تسلسلي فريد لا يتكرر، وهو من البيانات الإلزامية في الفاتورة الضريبية. الأداة تقترح رقماً ببادئة («INV-0001»)، وتزيده واحداً بعد كل تنزيل لفاتورة جديدة، وتحفظ العدّاد في متصفحك. غيّر البادئة أو رقم البداية من «بيانات إضافية» إن كان لديك دفتر سابق، ولا تترك فجوة في التسلسل دون سبب تحفظه. وبيانات منشأتك (الاسم والرقم الضريبي والسجل والعنوان والشعار) تُحفظ على جهازك وحده لتجدها في الفاتورة التالية، ويمكنك إيقاف ذلك من المربع نفسه.
أخطاء شائعة في الفاتورة الضريبية
- حساب الضريبة على السعر قبل الخصم، فتزيد الضريبة على المشتري.
- رقم ضريبي ناقص رقماً أو منسوخ بمسافة، فلا يقرؤه قارئ الرمز. الرقم 15 رقماً يبدأ بالرقم 3 وينتهي به.
- فاتورة مبسطة لمنشأة تريد استرداد ضريبة مشترياتها، وهي تحتاج فاتورة ضريبية باسمها ورقمها.
- إضافة ضريبة في فاتورة منشأة غير مسجلة.
- تكرار رقم فاتورة أو تعديل فاتورة صادرة بدل إصدار إشعار دائن أو مدين.
- تقريب الإجمالي وحده وترك ضريبة البنود بكسور، فلا يساوي مجموع البنود الإجمالي المكتوب.
ماذا تفعل بعد إصدار الفاتورة
نزّل الفاتورة بصيغة PDF وأرسلها للمشتري، واحتفظ بنسخة منها، فالفواتير من السجلات التي يلزم نظام ضريبة القيمة المضافة في السعودية المنشأة بحفظها. سجّلها في كشف الفواتير من تبويب «نماذج فارغة» لتتابع المسدد والمتبقي. وإن تغيّر شيء بعد إصدارها، كمرتجع أو خصم لاحق، فلا تعدّل الفاتورة نفسها: أصدر إشعاراً دائناً أو مدينياً يشير إلى رقمها. وزر «مشاركة برابط» ينسخ رابطاً يفتح الأداة ببنودك نفسها لمراجعتها مع زميل.
حين تصبح منشأتك ملزمة بالربط مع منصة فاتورة
المولّد يكفي لفاتورة بلا ضريبة أو لفهم الحساب. أما المنشأة المسجلة فكل فاتورة تصدرها يجب أن تخرج من حل فوترة إلكترونية متوافق، ثم تُربط بالهيئة حين يأتي دور موجتها. وحين تُكتب الفواتير في ملف منفصل عن المخزون والتحصيل، يُعاد إدخال الأرقام نفسها عند الجرد وعند إعداد الإقرار. ولهذا نقدم في ميكروتيك للمنشآت في المملكة برنامج محاسبة (ERP) تكون فيه الفواتير مع المخزون والتحصيل والمالية في نظام واحد، وحلولنا معتمدة من هيئة الزكاة والضريبة والجمارك. جرّبه على فواتيرك الفعلية.