إخلاء الطرف (Clearance) إجراء يمر فيه الموظف المغادر على أقسام المنشأة، فيسلّم كل قسم ما بعهدته ويوقّع أنه لم يبقَ له عنده شيء. نموذج إخلاء طرف الموظف أعلاه يجمع هذه الأقسام في ورقة واحدة: اكتب الاسم وآخر يوم عمل، وأشّر على كل بند يُسلَّم، فيمتلئ الشريط حتى يكتمل الإخلاء، ثم نزّل النموذج للتواقيع.
خمسة أقسام توقّع: المدير المباشر، وتقنية المعلومات، والعهد والمستودع، والمالية والسلف، والموارد البشرية. في المثال سُلّم 7 بنود من 10، فالإخلاء لم يكتمل بعد، والمخالصة المالية تُعدّ بعد اكتماله.
كيف تستعمل نموذج إخلاء الطرف
- اختر «موظف» أو «موظفة»، واكتب الاسم والوظيفة وآخر يوم عمل واسم المدير المباشر.
- أرسل النموذج إلى كل قسم بالترتيب، وأشّر على البند حين يُسلَّم.
- في الوضع المتقدم أضف أقساماً تخص منشأتك، مثل المركبات أو الأمن والسلامة، واكتب ملاحظة أي قسم يتحفظ.
- نزّل النموذج بصيغة Word أو PDF ليوقّع كل قسم في خانته، ثم يوقّع الموظف في آخره.
ما هو إخلاء الطرف ولماذا يُطلب من الموظف المغادر
إخلاء الطرف من العمل يحمي الطرفين: المنشأة تستعيد أجهزتها ومستنداتها وتسوّي سلفها قبل أن يغادر الموظف، والموظف يحصل على ورقة تثبت أنه سلّم كل ما بعهدته فلا يُطالَب به لاحقاً. يبدأ عادةً بعد قبول الاستقالة أو إبلاغ الموظف بانتهاء العقد، ويكتمل قبل آخر يوم عمل أو فيه، ثم تأتي المخالصة المالية وصرف المستحقات النهائية.
نموذج إخلاء طرف موظف وأقسامه
| القسم | ما يوقّع عليه |
|---|---|
| المدير المباشر | تسليم الأعمال الجارية وملفاتها، وعدم وجود مهام معلّقة. |
| تقنية المعلومات | استلام الحاسب وملحقاته، وإيقاف البريد وحسابات الأنظمة. |
| العهد والمستودع | الجوال والأدوات والمعدات المسجلة باسم الموظف، أو تأكيد أنه لا عهدة عليه. |
| المالية والسلف | رصيد السلف، والعهدة النقدية، وبطاقة الشركة. |
| الموارد البشرية | بطاقة العمل وبطاقة الدخول، ومقابلة نهاية الخدمة. |
مثال لسير الإجراء: مندوب مبيعات قُبلت استقالته وآخر يوم عمل له 29 أكتوبر. يسلّم قائمة عملائه لمديره، ثم الحاسب لتقنية المعلومات، ثم السيارة في قسم «المركبات» الذي تضيفه في الوضع المتقدم، ثم يسوّي سلفته في المالية، وأخيراً يسلّم بطاقته للموارد البشرية. وإن لم تكن على الموظف عهدة، فأشّر على «لا عهدة مسجلة» ليُكتب ذلك في القسم بدل البنود. ونموذج إخلاء طرف الموارد البشرية في بعض المنشآت ورقة واحدة تديرها الموارد البشرية وتطوف بها على الأقسام، وهذا ما يفعله النموذج هنا.
الفرق بين إخلاء الطرف والمخالصة المالية
إخلاء الطرف يثبت أن الموظف سلّم ما عليه، ويوقّعه رؤساء الأقسام. المخالصة المالية تثبت ما صُرف للموظف من أجر الأيام الأخيرة ورصيد الإجازة ومكافأة نهاية الخدمة بعد الحسميات، ويوقّعها الموظف بعد أن يستلم المبلغ. لذلك يُنجَز الإخلاء أولاً: ما لم يُسلَّم من العهد يُكتب في جدول الحسميات بالمخالصة بقيمة يتفق عليها الطرفان. وخطاب إخلاء الطرف الذي تطلبه بعض الجهات من موظف القطاع الخاص خطاب قصير من المنشأة يقول إن الموظف أخلى طرفه، ويُكتب بعد اكتمال هذا النموذج.
صيغة إخلاء طرف Word وPDF
يمكنك تنزيل صيغة إخلاء الطرف بصيغة Word لتعدّل أسماء الأقسام وتضيف شعار المنشأة، أو بصيغة PDF لتطبعها كما هي، أو بصيغة Excel وفيها عمود «تم» ونسبة إنجاز محسوبة. في القطاع الخاص تناسب الأقسام الخمسة أغلب المنشآت، أما إخلاء طرف الموظف الحكومي فيتبع نموذج جهته ومنصاتها، فاستعمل هذه الصيغة مرجعاً للبنود فقط. واحفظ النسخة الموقّعة في ملف الموظف مع المخالصة.
أخطاء شائعة في إخلاء الطرف
- صرف المستحقات النهائية قبل أن توقّع المالية على تسوية السلف.
- بنود عامة مثل «سلّم العهدة» دون ذكر الجهاز أو السيارة.
- رفض قسم التوقيع دون كتابة السبب والمبلغ في الملاحظات.
- تأخير المستحقات أسابيع بسبب بند صغير لم يُسلَّم.
- نسيان إيقاف حسابات الأنظمة وصلاحيات الدخول.
ملاحظات نظامية
إخلاء الطرف إجراء داخلي تنظمه سياسة المنشأة، ولا تفرد له مادة في نظام العمل السعودي. أما تسليم المستحقات بعد انتهاء العلاقة فله مهلة في المادة 88، فلا يصح أن يتعطل صرفها بسبب خلاف على عهدة؛ يُحسم ما يتفق عليه الطرفان في المخالصة، وما اختلفا فيه يُنظر وفق النظام. راجع النصوص المحدّثة لدى وزارة الموارد البشرية والتنمية الاجتماعية.
حين تتفرق العهد والسلف بين الأقسام
نحن في ميكروتيك نبني برنامج محاسبة يجمع المبيعات والمشتريات والمخزون والمالية، ومنه وحدة الموارد البشرية، فتبقى بيانات الموظف وعهده وسلفه في نظام واحد.
الأسئلة الشائعة عن إخلاء الطرف
هل الموظف ملزم بتوقيع نموذج إخلاء الطرف؟
الإخلاء إجراء في سياسة المنشأة، ويوقّعه الموظف ليثبت أنه سلّم ما عليه، وهذا في مصلحته. رفضه لا يلغي حقه في مستحقاته، لكنه يترك العهد دون إثبات تسليم.
ماذا يحدث إذا رفض قسم التوقيع على إخلاء الطرف؟
يكتب القسم سبب الرفض والمبلغ أو الجهاز محل الخلاف في الملاحظات. إن اتفق الطرفان على قيمة، تُحسم في المخالصة؛ وإن لم يتفقا، يُنظر في الخلاف وفق نظام العمل دون تعطيل بقية المستحقات.
متى تُصرف المستحقات بعد إخلاء الطرف؟
بعد اكتمال الإخلاء تُعدّ المخالصة وتُصرف المستحقات، وللصرف مهلة في المادة 88 من نظام العمل تبدأ من انتهاء العلاقة لا من اكتمال الإخلاء، فراجع نصها المحدّث.
من يحتفظ بنموذج إخلاء الطرف وكم مدة؟
تحتفظ الموارد البشرية بالأصل في ملف الموظف مع المخالصة، ويأخذ الموظف نسخة. احفظه مدة تكفي لأي مطالبة لاحقة، وفق سياسة المنشأة في حفظ ملفات الموظفين.
ما الفرق بين نموذج إخلاء الطرف وخطاب إخلاء الطرف؟
النموذج ورقة داخلية يوقّعها كل قسم. الخطاب رسالة قصيرة من المنشأة تثبت لجهة أخرى أن الموظف أخلى طرفه، وتُكتب بعد اكتمال النموذج.