حاسبة رصيد الإجازات هذه تطبق المادة 109 من نظام العمل السعودي: اكتب تاريخ مباشرة الموظف وتاريخ الحساب وعدد الأيام التي أخذها، فيظهر رصيد الإجازة السنوية المستحق له اليوم، وقيمة بدلها النقدي بالأجر الذي تكتبه. يُحسب الاستحقاق 21 يوماً عن كل سنة، ثم 30 يوماً عن كل سنة بعد إتمام خمس سنوات متصلة، وتوزع السنة الناقصة بنسبة أيامها. ويظهر الرصيد على تقويم يبدأ من أول يوم في الإجازة، فترى يوم العودة.
حساب الإجازة السنوية: 21 يوماً ثم 30 يوماً
تنص المادة التاسعة بعد المائة من نظام العمل في المملكة على أن العامل يستحق عن كل عام إجازة لا تقل عن 21 يوماً، تزاد إلى ما لا يقل عن 30 يوماً إذا أمضى في خدمة صاحب العمل خمس سنوات متصلة، وأن الإجازة بأجر يُدفع مقدماً. الرقمان حد أدنى، فإن كان العقد يمنح أكثر فاكتب أيام العقد في الوضع المتقدم.
تحسب حاسبة الإجازة السنوية السنوات الكاملة من تاريخ المباشرة حتى اليوم التالي لتاريخ الحساب، لأن آخر يوم عمل يُحسب من الخدمة. كل سنة من الخمس الأولى تعطي 21 يوماً، وكل سنة بعدها 30 يوماً، والسنة الجارية تُحسب بنسبة الأيام التي مضت منها.
المستحق = 21 × السنوات الأولى حتى 5 + 30 × ما بعدها + استحقاق السنة الجارية × (أيامها المنقضية ÷ أيام السنة)
حساب رصيد الإجازات في القطاع الخاص مع الرصيد المرحّل
كثير من المنشآت لا تعرف ما أخذه الموظف منذ أول يوم، بل تعرف رصيده في تاريخ معين، كإقفال السنة. في الوضع المتقدم اكتب ذلك التاريخ والرصيد فيه، فتحسب الأداة ما استحقه الموظف بعده فقط، بالمعدل الصحيح لسنوات خدمته، وتضيفه إلى المرحّل، ثم تطرح ما أخذه بعد التاريخ نفسه.
والتأجيل له حدود في المادة العاشرة بعد المائة: للعامل أن يؤجل إجازته أو بعضها إلى السنة التالية بموافقة صاحب العمل، ولصاحب العمل أن يؤجلها بعد سنة استحقاقها مدة لا تزيد على تسعين يوماً إذا اقتضى العمل ذلك، وما زاد يحتاج موافقة العامل كتابةً، ولا يتعدى نهاية السنة التالية.
حساب بدل الإجازة ومستحقات الإجازة التي لم تُستخدم (م. 111)
بدل الإجازة هو أجر أيام الرصيد التي لم يأخذها الموظف، وهو ما يقصده من يبحث عن حساب مستحقات الإجازة عند الخروج. المادة الحادية عشرة بعد المائة تعطي العامل أجرة أيام الإجازة المستحقة إذا ترك العمل قبل أن يستعملها، وأجرة الإجازة عن أجزاء السنة بنسبة ما قضاه منها في العمل. أما أثناء الخدمة فالمادة التاسعة بعد المائة تمنع النزول عن الإجازة أو أخذ بدل نقدي عنها، فمكان البدل هو المخالصة النهائية.
تقسم الأداة الأجر الشهري على 30 لتحصل على أجر اليوم، ثم تضربه في الرصيد. أي أجر يُعتمد، الأساسي وحده أم مع البدلات الثابتة، يحدده العقد ولائحة تنظيم العمل في المنشأة، فاكتب الأجر الذي تعتمده منشأتك واذكره في المخالصة.
حساب الإجازات في نهاية الخدمة
في آخر شهر للموظف تجتمع ثلاثة مبالغ: أجر الأيام التي عملها في الشهر، وبدل رصيد الإجازة، ومكافأة نهاية الخدمة. اكتب آخر يوم عمل في «تاريخ الحساب» لتحصل على رصيد الإجازة وبدله، ونزّل النتيجة بصيغة PDF وأرفقها بالمخالصة. ولمكافأة نهاية الخدمة استعمل حاسبة مكافأة نهاية الخدمة.
مخصص الإجازات في دفاتر المنشأة
رصيد الإجازة الذي لم يُستخدم التزام على المنشأة، لأنها ستدفعه إجازةً مدفوعة أو بدلاً عند الخروج. لذلك يسجل المحاسب كل شهر مخصصاً بقيمة ما استحقه الموظف فيه: أجر اليوم × (أيام الإجازة السنوية ÷ 12). موظف أجره 9,000.00 ريال واستحقاقه 21 يوماً يكلف المنشأة مخصصاً شهرياً قدره 300.00 × 1.75 = 525.00 ريالاً. في الوضع المتقدم يظهر هذا المخصص تحت النتيجة، وزر «تنزيل Excel لكل الموظفين» يعطيك جدولاً بمعادلات حقيقية: صف لكل موظف، وخلية واحدة لتاريخ الحساب، وإجمالي التزام الإجازات والمخصص الشهري في آخره.
أخطاء شائعة في حساب رصيد الإجازة
- منح 30 يوماً لموظف خدمته خمس سنوات متقطعة، والنظام يشترط خمس سنوات متصلة في خدمة صاحب العمل نفسه.
- حساب السنة الأولى كاملة لموظف لم يتمها، والصحيح نسبة ما قضاه منها.
- صرف بدل الإجازة كل سنة بدل أن يأخذها الموظف، والمادة 109 تمنع ذلك أثناء الخدمة.
- قسمة الأجر على 22 يوم عمل لحساب أجر اليوم، ثم ضربه في رصيد محسوب بالأيام التقويمية، فيرتفع البدل دون سبب.
- ترحيل الرصيد سنوات دون موافقة مكتوبة من الموظف ودون تخطيط لإجازته.
ماذا تفعل بعد النتيجة
إن كان الرصيد كبيراً فخطط مع الموظف لإجازته، والتقويم أسفل النتيجة يريك يوم عودته إن بدأها من التاريخ الذي تختاره، بأيام تقويمية أو بأيام عمل. إن كان الرصيد سالباً فالموظف أخذ أيام إجازة قبل استحقاقها، فوثّق ذلك قبل أي مخالصة. نزّل النتيجة بصيغة PDF لملف الموظف، أو انسخها بزر «نسخ النتيجة».
حين يصبح رصيد كل موظف جدولاً منفصلاً
رصيد موظف واحد يُحسب في دقيقة. لكن حين يكون لديك عشرات الموظفين، لكل منهم تاريخ مباشرة وإجازات مأخوذة ومرحّل، تصبح حاسبة الإجازات جدولاً تحدّثه يدوياً كل شهر، ويختلف فيه رصيد الموارد البشرية عن مخصص المالية في آخر السنة. نحن في ميكروتيك نبني للمنشآت في المملكة نظاماً محاسبياً (ERP)، تقف فيه الموارد البشرية مع المالية والمبيعات والمشتريات والمخزون على بيانات واحدة. جرّب النظام بأرصدة موظفيك الحالية.