خطاب التفويض (Authorization Letter) رسالة يأذن فيها شخص أو منشأة لشخص آخر بإنجاز مهمة محددة نيابةً عنه، لمدة محددة. في النموذج أعلاه ثلاثة أنواع: تفويض عام، وتفويض لدى بنك، وتفويض لدى جهة حكومية. تكتب الأسماء ورقمي الهويتين والمهمة داخل الخطاب نفسه، ويظهر فوقه ملخص يفحص رقم الهوية ويحسب تاريخ انتهاء التفويض.
خطاب التفويض المقبول يذكر الطرفين بأسمائهما وأرقام هويتيهما، ومهمة واحدة واضحة، والجهة، ومدة تنتهي بتاريخ. في المثال يسري التفويض 90 يوماً من تاريخ الخطاب، ويظهر تاريخ انتهائه بالميلادي والهجري.
كيف تستعمل نموذج التفويض
- اختر التبويب: «تفويض عام» لمهمة شخصية، أو «لدى بنك»، أو «لدى جهة حكومية» حين تفوّض المنشأة أحد موظفيها.
- اختر «مفوَّض» أو «مفوَّضة» لتتغير الصياغة، ثم اضغط على الكلمات المسطّرة واكتب الأسماء وأرقام الهويات والمهمة.
- افتح الوضع المتقدم لتحديد مدة التفويض وتاريخ الخطاب والجهة، ورقم الحساب في تفويض البنك.
- نزّل الخطاب، ثم وقّعه أنت والمفوَّض، وأرفق صورتي الهويتين.
ما هو خطاب التفويض
خطاب التفويض إذن مكتوب لمعاملة بعينها: استلام سيارة من الصيانة، أو كشف حساب، أو مستندات من جهة حكومية. يستعمله الأفراد والمنشآت حين يتعذر حضور صاحب الشأن. يختلف عن الوكالة الرسمية في أنه لا يُوثَّق لدى جهة مختصة، فقبوله يعود إلى الجهة التي يُقدَّم لها.
عناصر خطاب التفويض الصحيح
| البند | ما يُكتب فيه |
|---|---|
| المفوِّض | الاسم كما في الهوية ورقمها، أو اسم المنشأة وسجلها التجاري واسم من يوقّع عنها وصفته |
| المفوَّض | الاسم ورقم الهوية الوطنية أو الإقامة |
| نطاق التفويض | المهمة بأفعال محددة: استلام، تقديم، توقيع على ما يثبت الاستلام |
| الجهة | اسم الجهة أو الفرع الموجَّه إليه الخطاب |
| المدة | حتى إنجاز المهمة، أو عدد أيام، أو تاريخ انتهاء |
| التوقيع | توقيع المفوِّض، وتوقيع المفوَّض للمطابقة، وختم المنشأة إن وُجد |
يمكنك تنزيل نموذج التفويض بصيغة Word لتعدّل صياغته، أو بصيغة PDF لتطبعه وتوقّعه، أو تنزيل النسخة الفارغة لتكتبها بخط اليد.
نموذج تفويض للبنك والجهات الحكومية
في تبويب البنك تختار العملية من قائمة: كشف حساب، أو استلام بطاقة أو دفتر شيكات، أو شهادة رصيد، أو تقديم مستندات. ويستثني الخطاب السحب والتحويل وتغيير البيانات ما لم تذكرها صراحةً. وفي تبويب الجهة الحكومية تفوّض المنشأة موظفاً لمراجعة وزارة التجارة أو البلدية أو الغرفة التجارية، ويُذكر السجل التجاري في الوضع المتقدم. كثير من البنوك والجهات الحكومية في المملكة تطلب نموذجها الخاص أو تفويضاً عبر منصتها، فاسأل قبل الذهاب.
الفرق بين التفويض والوكالة
التفويض لمعاملة محددة ومدة قصيرة، ويكفيه خطاب موقّع تقبله الجهة. أما الوكالة فأوسع، كالبيع والشراء والإفراغ والتقاضي، وتوثَّق لدى الجهة المختصة بتوثيق الوكالات. وحين تحتاج المعاملة تصرفاً في ملكية أو حق، فالوكالة الموثقة هي الطريق لا خطاب التفويض.
أخطاء شائعة في خطاب التفويض
- عبارة عامة مثل «لإنهاء جميع المعاملات» بلا مهمة محددة، فترفضها الجهة.
- تفويض بلا مدة يبقى صالحاً في يد المفوَّض بعد انتهاء الحاجة إليه.
- رقم هوية ناقص أو مختلف عن الهوية الأصلية.
- خطاب منشأة بلا اسم الموقّع وصفته أو بلا ختمها.
ملاحظات نظامية
خطاب التفويض لا يحل محل الوكالة الموثقة في المعاملات التي تشترطها، ولا يُلزم جهة لا تقبله. وفحص رقم الهوية في الصفحة شكلي (10 أرقام تبدأ بـ1 أو 2)، ولا يتحقق من الرقم لدى أي جهة. هذا النموذج صياغة إرشادية وليس استشارة قانونية.
حين تتوزع المهام بين فريقك
نحن في ميكروتيك نبني نظاماً محاسبياً (ERP) لتخطيط موارد المنشأة، يجمع المبيعات والمشتريات والمخزون والمالية والموارد البشرية.
أسئلة شائعة
هل يكفي خطاب التفويض المطبوع؟
يعتمد على الجهة. جهات كثيرة تقبل خطاباً موقّعاً مع صورة الهويتين، وأخرى تطلب نموذجها أو تفويضاً عبر منصتها أو وكالة موثقة. اسأل الجهة قبل المراجعة.
هل يلزم توقيع المفوَّض على الخطاب؟
نعم. توقيع المفوِّض أساس الخطاب، وتوقيع المفوَّض يسمح للجهة بمطابقته عند حضوره. وخطاب المنشأة يُوقّعه من يملك صلاحية التوقيع عنها مع ختمها.
كم مدة خطاب التفويض؟
لا مدة واحدة له، ويُستحسن أن تحددها: حتى إنجاز المهمة، أو 30 أو 90 أو 180 يوماً، أو تاريخ تختاره. يكتب النموذج تاريخ الانتهاء بالميلادي والهجري.
هل نموذج التفويض مجاني؟
نعم. تعبئة الخطاب وتنزيله بصيغة Word أو PDF والنسخة الفارغة كلها مجانية، وتطلب الصفحة بياناتك مرة واحدة قبل أول تنزيل.