قد تبدأ المنشأة بثلاثة موظفين يعرف صاحبها راتب كل واحد منهم وموعد إجازته من الذاكرة، ثم تصل بعد سنة إلى خمسة عشر موظفًا وعقودًا وإجازات وسلفًا وتأمينات، ويصبح السؤال البسيط عن رصيد إجازة موظف أو موعد تجديد إقامته بحاجة إلى البحث في أكثر من ملف. وهنا يبدأ صاحب المنشأة يسأل عن إدارة الموارد البشرية، وعن فرقها عن شؤون الموظفين، ومتى يحتاج إليها.
والمشكلة تبدأ عادة عندما تُدار الموارد البشرية بوصفها مهام متفرقة يؤديها المحاسب مرة والمدير مرة، لا بوصفها وظيفة لها مدخلات وسجلات ومواعيد. فيظهر الأثر في نهاية الشهر حين لا يتطابق مسير الرواتب مع الحضور، وفي نهاية السنة حين لا يعرف أحد من استحق مكافأة ولا من تجاوز رصيد إجازته.
في هذا الدليل نوضح مفهوم إدارة الموارد البشرية، والفرق بينها وبين شؤون الموظفين، ووظائفها الأساسية، وأقسامها بحسب حجم المنشأة، وملف الموظف وما يجب أن يحتويه، والتحديات التي تواجهها في السعودية، ودور الأنظمة في تنظيمها.
ما هي إدارة الموارد البشرية؟
إدارة الموارد البشرية (Human Resources Management) هي الوظيفة التي تتولى استقطاب العاملين في المنشأة واختيارهم وتعيينهم وتنظيم عملهم وأجورهم وتطويرهم وعلاقتهم بالمنشأة حتى انتهاء الخدمة. وتختصر كلمة HR هذه الإدارة، وهي ما يُقصد بها حين يُقال «معنى HR» في إعلانات الوظائف وهياكل المنشآت.
ولا تقتصر هذه الإدارة على إعداد العقود والرواتب كما يظن البعض؛ فعملها يبدأ قبل أن يوجد الموظف، حين تحدد المنشأة الوظائف التي تحتاجها وعددها، ويمتد إلى ما بعد مغادرته، حين تُنهي خدمته وتسوّي مستحقاته. وكلما زاد عدد الموظفين والفروع والجنسيات، ازدادت حاجة المنشأة إلى أن تكون هذه الوظيفة مكتوبة ومنظمة لا معتمدة على ذاكرة شخص واحد.
ما أهمية إدارة الموارد البشرية للمنشأة؟
تظهر أهميتها حين تتخذ المنشأة قرارًا يخص موظفيها. فإذا كانت المنشأة تعرف أي وظائفها شاغرة، وأي عقودها تقترب من نهايتها، وكم تكلف كل وظيفة شهريًا، فإنها تقرر التوظيف والتدريب والمكافآت بالأرقام لا بالانطباع. أما إذا غابت هذه الوظيفة، فإن القرارات تُتخذ تحت ضغط الحاجة: يُعيَّن أي مرشح متاح، وتُمنح الزيادات حين يهدد الموظف بالمغادرة.
ما الفرق بين إدارة الموارد البشرية وشؤون الموظفين؟
شؤون الموظفين (Personnel Administration) هي الجانب الإداري الدقيق من العمل: فتح ملف الموظف، وتسجيل العقد، وضبط الحضور والإجازات والسلف، وإنهاء الخدمة. أما إدارة الموارد البشرية فأوسع، فهي تضيف إلى ذلك التخطيط للاحتياج، والاستقطاب، والتدريب، وتقييم الأداء، وسياسات الأجور، والعلاقة بين الموظف والمنشأة.
ولا يعني هذا أن إحداهما تلغي الأخرى؛ فالمنشأة الصغيرة قد تكتفي بمن يؤدي مهام شؤون الموظفين، وتنتقل مع النمو إلى إدارة موارد بشرية تضم هذه المهام وتضيف إليها غيرها. ويوضح الجدول الفرق العملي:
| وجه المقارنة | شؤون الموظفين | إدارة الموارد البشرية |
|---|---|---|
| تركيزها | الإجراءات والسجلات | الإنسان والاحتياج والتطوير |
| أمثلة أعمالها | العقود، والإجازات، والحضور، والسلف | التخطيط، والتوظيف، والتدريب، وتقييم الأداء |
| سؤالها الأساسي | هل الإجراء صحيح ومكتمل؟ | هل نملك الأشخاص المناسبين للأهداف؟ |
| متى تظهر | منذ أول موظف | غالبًا مع نمو عدد الموظفين وتنوع وظائفهم |
الجدول يوضح الاتجاه العام فقط. الحدود بين الإدارتين تختلف من منشأة إلى أخرى بحسب حجمها وهيكلها.
ما وظائف إدارة الموارد البشرية الأساسية؟
تعرض كتب الإدارة مجموعة وظائف أساسية، تتفاوت أهميتها بحسب حجم المنشأة، وتتلخص في ما يلي:
- تخطيط الموارد البشرية: تقدير عدد الموظفين والمهارات التي تحتاجها المنشأة في السنة القادمة، ومقارنته بالموجود، وتحديد الفجوة.
- الاستقطاب والتوظيف: إعلان الوظيفة، وفرز المرشحين، والمقابلات، وإصدار العرض الوظيفي، وإعداد العقد.
- التهيئة والتدريب والتطوير: تعريف الموظف الجديد بالمنشأة وعمله، وتنمية مهارات الموجودين.
- تقييم الأداء: قياس ما أنجزه الموظف مقابل أهداف معلنة، وربطه بالترقية أو المكافأة أو التدريب.
- الأجور والمزايا: تحديد الراتب والبدلات والمكافآت، وإعداد مسير الرواتب والتزامات التأمينات.
- علاقات العمل: تنظيم الإجازات والحضور والمخالفات والشكاوى وإنهاء الخدمة وفق نظام العمل.
- السلامة والصحة المهنية: توفير بيئة عمل آمنة وتسجيل الإصابات إن وقعت.
وترتبط أغلب هذه البنود في السعودية بجهات نظامية: نظام العمل ولائحته التنفيذية، والمؤسسة العامة للتأمينات الاجتماعية، ومنصات وزارة الموارد البشرية والتنمية الاجتماعية. ولذلك يحسن أن تراجع منشأتك المتطلبات المطبقة عليها قبل اعتماد سياسة أو نموذج.
تجد شرحًا لجانب الأجور في مقالنا عن دليل إعداد مسير الرواتب.
ما أقسام إدارة الموارد البشرية؟
لا يوجد هيكل واحد تلتزم به كل المنشآت، لكن الأقسام تتدرج مع الحجم. فالمنشأة الصغيرة قد تجمع كل الأعمال في موظف واحد، والمتوسطة تفصل بين من يتولى الأجور ومن يتولى التوظيف، والكبيرة تضم أقسامًا مستقلة. ويبين الجدول الأقسام الشائعة:
| القسم | ما الذي يتولاه؟ |
|---|---|
| الاستقطاب والتوظيف | الوظائف الشاغرة، والمقابلات، والعروض، والتعيين |
| شؤون الموظفين | العقود، والملفات، والإجازات، والحضور، وإنهاء الخدمة |
| الرواتب والمزايا | المسير، والبدلات، والتأمينات، وحماية الأجور |
| التدريب والتطوير | خطط التدريب، وتقييم الأداء، والمسارات الوظيفية |
| علاقات الموظفين | الشكاوى، والمخالفات، والتحقيقات، ورضا الموظفين |
| الامتثال والتوطين | متابعة المتطلبات النظامية ونسب التوطين وسجلات العمل |
وفي المنشآت الصغيرة قد يتولى شخص أو اثنان معظم هذه الأعمال، بينما يزداد التخصص بين وظائف الموارد البشرية كلما نما عدد الموظفين وتعقدت العمليات. أما إذا تعددت الفروع، فإن الفصل بين الرواتب والتوظيف يصبح ضروريًا لتقليل الأخطاء ولوجود مراجعة بين من يعيّن ومن يصرف.
ما شؤون الموظفين؟ وماذا يتضمن ملف الموظف؟
شؤون الموظفين هي النواة الإدارية لأي منشأة، ومادتها الأساسية ملف الموظف. وهو سجل واحد يجمع بيانات الموظف ووثائقه وقراراته من لحظة التعيين، ويرجع إليه المحاسب حين يعد الراتب والمدير حين يبت في طلب. ويحتوي الملف الجيد على البنود التالية:
- البيانات الشخصية: الاسم الكامل، ورقم الهوية أو الإقامة، وتاريخ الميلاد، والجنسية، وبيانات التواصل.
- العقد: تاريخ المباشرة، والمسمى الوظيفي، والراتب الأساسي والبدلات، ومدة العقد، وفترة التجربة.
- الوثائق الرسمية: صورة الهوية أو الإقامة، والمؤهلات والشهادات، وتاريخ انتهاء كل وثيقة.
- بيانات التأمينات: رقم الاشتراك وتاريخ التسجيل، إن كان الموظف مشمولًا.
- الإجازات والغياب: رصيد الإجازة السنوية، والإجازات المأخوذة، والغياب والتأخير.
- السلف والخصومات: ما صُرف للموظف وما يُسدد منه.
- التقييم والمخالفات: قرارات الترقية والمكافأة والإنذارات والجزاءات.
- إنهاء الخدمة: سبب الإنهاء، والمستحقات، والمخالصة.
ولا يعني وجود الملف أنه محدّث؛ فملف الموظف الذي لم يُراجع منذ التعيين قد يحتوي على إقامة منتهية أو راتب قديم. لذلك يحسن أن تضع المنشأة في كل ملف تواريخ انتهاء الوثائق في مكان واضح، وأن تراجع الملفات كلها مرة في السنة على الأقل. وتجد تفاصيل لبعض عناصر الملف في مقالاتنا عن حساب صافي الراتب بعد التأمينات والعمل الإضافي والغياب في نظام العمل وإخلاء الطرف والمخالصة النهائية.
اقرأ أيضًا: حساب مكافأة نهاية الخدمة ورفع ملف حماية الأجور.
ما التحديات التي تواجه إدارة الموارد البشرية في السعودية؟
تتكرر في المنشآت السعودية تحديات تتجاوز الإجراءات الداخلية، وأبرزها أربعة: التوطين، ودوران الموظفين، والامتثال لنظام العمل، وتفرق البيانات.
كيف تؤثر متطلبات التوطين ونطاقات على إدارة الموارد البشرية؟
تحتاج المنشأة إلى أن تعرف نسبة التوطين الحالية فيها وما يُطلب منها بحسب نشاطها وحجمها، وتختلف هذه المتطلبات وتتحدث، لذلك تراجعها من وزارة الموارد البشرية والتنمية الاجتماعية قبل أن تخطط للتوظيف، لا بعد أن تقترب من الحد المطلوب.
ما معدل دوران الموظفين وكيف يُحسب؟
الدوران هو انتقال العاملين من المنشأة وإليها، وتظهر كلفته في إعادة التوظيف والتدريب وفقدان الخبرة. ويمكن قياسه بمعادلة بسيطة: عدد المغادرين خلال الفترة ÷ متوسط عدد الموظفين × 100. لنفترض أن منشأتك تضم 40 موظفًا في المتوسط، وغادرها 6 خلال السنة؛ فالدوران 6 ÷ 40 × 100 = 15%. وهذا الرقم وحده لا يحكم بشيء، فقد يكون طبيعيًا في نشاط موسمي وعاليًا في نشاط مستقر، لكنه يسمح للمنشأة أن تقارن سنتها هذه بسنتها الماضية، وأن تسأل: من يغادر؟ ومتى؟ ولماذا؟
كيف تلتزم المنشأة بنظام العمل؟
يمس نظام العمل والأنظمة المرتبطة به، كنظام التأمينات الاجتماعية، أغلب أعمال الموارد البشرية: العقود، والأجور، وحماية الأجور، والتأمينات، والإجازات، وإنهاء الخدمة. وإذا كانت المنشأة تعتمد على ذاكرة مسؤول واحد في هذه الأمور، فإن غيابه أو تغيّره يترك فراغًا يصعب سده، لذلك يحسن أن تكون الإجراءات مكتوبة ومحفوظة.
لماذا تتفرق بيانات الموظفين؟
والتحدي الرابع أقل ظهورًا، وهو أن المعلومات تتوزع على أكثر من مكان: ملف الموظف عند مدير الموارد، والحضور عند المشرف، والرواتب عند المحاسب. فإذا غيّر أحدهم بيانًا ولم يعلم الآخر، ظهرت الأخطاء في الراتب أو في الإقرارات.
10 أمور يجب الانتباه إليها في إدارة شؤون الموظفين
- العقد المكتوب: اكتب عقد كل موظف قبل مباشرته، ولا تعتمد على الاتفاق الشفوي.
- ملف واحد لكل موظف: اجمع كل ما يخصه في مكان واحد بدل توزيعه بين البريد والأوراق.
- تواريخ الانتهاء: سجّل تاريخ انتهاء الإقامة والعقد والرخص، وراجعها شهريًا.
- الراتب: سجّل مكونات الأجر بوضوح، مثل الأجر الأساسي والبدلات، لأن بعض الالتزامات والحسابات تعتمد على مكونات محددة من الأجر.
- الإجازات: سجّل كل إجازة وقت أخذها، لا في آخر السنة من الذاكرة.
- السلف: اكتب قيمتها وجدول سدادها وموافقة الموظف.
- الحضور: اربطه بالراتب، فالغياب الذي لا يصل إلى المحاسب يُدفع كأنه عمل.
- التأمينات: طابق بيانات المسجلين فيها مع ملفاتك.
- المخالفات: وثّق كل إنذار وفق ما تنص عليه لائحة المنشأة المعتمدة.
- إنهاء الخدمة: احسب المستحقات وفق النظام، واحتفظ بالمخالصة الموقعة.
ما دور الأنظمة في تنظيم الموارد البشرية؟
تعمل المنشآت الصغيرة غالبًا بملفات وجداول، وهذا مقبول ما دام عدد الموظفين قليلًا. لكن مع زيادة عدد الموظفين وتنوع عقودهم وأوقات عملهم، يصعب أن تبقى بياناتهم مطابقة بين الملف والحضور والراتب، لأن كل تعديل يجب أن يمر بثلاثة أماكن.
وتساعد أنظمة الموارد البشرية على جمع هذه البيانات في سجل واحد يرجع إليه كل من يحتاجه، فيرى المحاسب الراتب بناءً على الحضور نفسه الذي يراه المدير. لكن وجود النظام لا يغني عن سياسات واضحة؛ فالنظام يسجل ما يُدخَل إليه، وإذا كانت القاعدة غير واضحة فسيسجل الخطأ بانتظام. لذلك يبدأ تنظيم الموارد البشرية بكتابة السياسة، ثم باختيار الأداة التي تنفذها.
كيف نساعدك في ميكروتيك على تنظيم الموارد البشرية والرواتب؟
كلما زاد عدد الموظفين والفروع، أصبح من الصعب أن تبقى الإجازات والحضور والسلف والرواتب في ملفات منفصلة لا يرى أحدها ما في الآخر، فتطول مراجعة المسير كل شهر.
نحن في ميكروتيك شركة سعودية نقدم أنظمة ERP ونقاط البيع للمنشآت في المملكة، ولا ننظر إلى بيانات الموظف بوصفها سجلًا منفصلًا عن الرواتب والمحاسبة. ولذلك نربط المبيعات والمشتريات والمخزون والمالية والموارد البشرية ضمن نظام ERP واحد، ويمكنك أن تقرأ المزيد في مقالنا عن الموارد البشرية والرواتب داخل نظام ERP.
ووجود النظام لا يلغي مراجعة المسؤول عن الموارد البشرية للبيانات ولا مسؤولية المنشأة عن الالتزام بنظام العمل.
لا تنتظر كثرة الموظفين لتكتب إجراءات الموارد البشرية
الإجراء الذي لا يُكتب يتحول مع الوقت إلى عادة يعرفها شخص واحد. وقد يكفي ملف جيد وجدول متابعة إذا كان لديك عدد قليل من الموظفين، لكنه قد يتحول إلى عبء إذا زاد العدد وتنوعت العقود وتعددت الفروع.
قبل أن تقرر طريقة تنظيم الموارد البشرية، اعرف أربعة أرقام: عدد الموظفين، وعدد الملفات التي يمر بها الموظف الواحد، وعدد المرات التي تُدخل فيها البيانات نفسها، والوقت الذي يحتاجه المحاسب لمراجعة المسير.
جرّب نظام ميكروتيك مجانًا، وراجع فيه دورة موظف واحد من منشأتك: من التعيين وتسجيل الإجازات والحضور حتى الراتب وإنهاء الخدمة، ثم قارن عدد الأماكن التي تُدخل فيها البيانات الآن بما تحتاجه داخل نظام واحد. لا حاجة إلى بطاقة ائتمان. جرب الآن
الأسئلة الشائعة عن إدارة الموارد البشرية
ما معنى HR في الموارد البشرية؟
هي اختصار Human Resources، أي الموارد البشرية، وتُطلق على الإدارة التي تتولى استقطاب العاملين وتنظيم عقودهم وأجورهم وتطويرهم وعلاقتهم بالمنشأة.
ما الفرق بين إدارة الموارد البشرية وشؤون الموظفين؟
شؤون الموظفين الجانب الإداري من العمل: العقود والملفات والإجازات والحضور. أما إدارة الموارد البشرية فأوسع، لأنها تضيف إليه التخطيط والاستقطاب والتدريب وتقييم الأداء.
ما أقسام إدارة الموارد البشرية؟
يعتمد ذلك على حجم المنشأة. ومن الأقسام الشائعة الاستقطاب والتوظيف، وشؤون الموظفين، والرواتب والمزايا، والتدريب والتطوير، وعلاقات الموظفين، والامتثال. والمنشأة الصغيرة قد يتولى هذه المهام شخص واحد.
ماذا يحتوي ملف الموظف؟
يحتوي عادة على البيانات الشخصية والعقد والوثائق الرسمية وبيانات التأمينات والإجازات والغياب والسلف وقرارات التقييم والمخالفات وسجل إنهاء الخدمة.
كيف أحسب معدل دوران الموظفين؟
اقسم عدد المغادرين خلال الفترة على متوسط عدد الموظفين فيها واضرب الناتج في 100. فإذا غادر 6 من 40 موظفًا في المتوسط، فالدوران 15%.
هل تحتاج المنشأة الصغيرة إلى إدارة موارد بشرية؟
ليس بالضرورة قسمًا مستقلًا، لكنها تحتاج إلى ملف لكل موظف وعقد مكتوب ومتابعة للإجازات والحضور والرواتب. وهذه المهام هي نواة الموارد البشرية حتى لو أداها شخص واحد.
