سند القبض وسند الصرف: الفرق بينهما والاستخدام المحاسبي

سند القبض مقابل سند تسليم البضاعة

سند تسليم بضاعة يثبت انتقال أصناف أو منتجات، بينما سند القبض يثبت حركة مالية.

قد تحتوي عملية واحدة على ثلاثة مستندات مختلفة:

• الفاتورة توثق البيع.
• سند التسليم يوثق خروج البضاعة.
• سند القبض يوثق تحصيل المبلغ.

الفرق بين سند القبض والسند لأمر

كلمة سند قد تسبب خلطًا بين المستندات المحاسبية والأوراق التجارية، لذلك من المهم الفصل بينها.

وتوفر منصة نافذ في السعودية خدمات إنشاء وحفظ وإدارة السندات التنفيذية إلكترونيًا، وبدأت خدماتها بالسند لأمر الإلكتروني. لذلك فإن استعلامات مثل “كيف أعرف السندات اللي علي” ترتبط عادة بالسندات التنفيذية أو السند لأمر، وليس بسند القبض المحاسبي.

سند قبض إلكتروني أم دفتر سند قبض؟

اعتمدت كثير من المنشآت سابقًا على دفتر سند قبض ورقي أو نموذج سند قبض Word، لكن زيادة عدد العملاء والفروع والعمليات تجعل إدارة السندات داخل النظام أكثر عملية.

السند الورقي مقابل سند القبض الإلكتروني

وتشير هيئة الزكاة والضريبة والجمارك إلى إمكانية حفظ السجلات المحاسبية إلكترونيًا وفق الشروط النظامية، مع وجوب إتاحتها للهيئة عند الطلب.

كما أن الفوترة الإلكترونية في السعودية أوقفت استخدام الفواتير المكتوبة يدويًا أو التي يتم إعدادها عبر برامج تحرير النصوص والجداول كوسيلة لإصدار الفاتورة الإلكترونية، وألزمت باستخدام حل تقني متوافق للفواتير والإشعارات المرتبطة بها. وهذا يتعلق بالفواتير الإلكترونية تحديدًا وليس بجميع أنواع السندات المحاسبية.

كيف تكتب سند قبض صحيح؟

طريقة كتابة سند قبض تبدأ من فهم سبب العملية، ثم تسجيل بياناتها بصورة تسمح بتتبعها لاحقًا. اتبع الخطوات التالية:

1. حدد الطرف: اختر العميل أو الجهة التي دفعت المبلغ.
2. أدخل تاريخ القبض: استخدم تاريخ استلام المبلغ.
3. سجل المبلغ: أدخل القيمة بدقة.
4. حدد وسيلة الدفع: نقد، تحويل بنكي، بطاقة أو وسيلة أخرى.
5. حدد الحساب: اختر الصندوق أو البنك الذي استلم المبلغ.
6. اربط الفاتورة: إذا كان التحصيل متعلقًا بفاتورة محددة.
7. أدخل البيان: وضح سبب القبض.
8. أضف المرجع: مثل رقم التحويل أو المستند الداعم.
9. راجع الحسابات: تأكد من الطرف والمبلغ وطريقة الاستلام.
10. اعتمد السند: وفق صلاحيات المنشأة.

صيغة سند قبض مفصلة تسهل المراجعة أكثر من نموذج يحتوي فقط على المبلغ واسم الدافع.

القيد المحاسبي لسند القبض

القيد المحاسبي يختلف حسب سبب القبض وطريقة استلام الأموال.

مثال: تحصيل مبلغ نقدي من عميل

إذا استلمت المنشأة 5,000 ريال نقدًا من عميل لديه رصيد مستحق:

• من حـ/ الصندوق: 5,000 ريال.
• إلى حـ/ العميل: 5,000 ريال.

النتيجة:

• يزيد رصيد الصندوق.
• ينخفض رصيد العميل.

مثال: تحصيل عن طريق البنك

إذا تم الاستلام عبر تحويل بنكي:

• من حـ/ البنك.
• إلى حـ/ العميل.

يجب أن يطابق الحساب الموجود في السند الطريقة الفعلية التي استلمت بها المنشأة الأموال.

القيد المحاسبي لسند الصرف

إذا دفعت المنشأة 4,000 ريال لمورد لديه رصيد مستحق:

• من حـ/ المورد: 4,000 ريال.
• إلى حـ/ الصندوق أو البنك: 4,000 ريال.

أما عند دفع مصروف مباشر، فيكون الحساب المدين هو حساب المصروف المناسب. سند الصرف يوثق عملية الدفع، بينما يتحدد القيد المحاسبي حسب سبب الصرف.

كيف ترتبط سندات القبض بحساب العميل؟

تظهر قيمة سند القبض بشكل أوضح عندما يرتبط مباشرة بحساب العميل والفواتير المفتوحة. لنفترض أن رصيد أحد العملاء 30,000 ريال موزع على فاتورتين:

• الفاتورة الأولى: 10,000 ريال.
• الفاتورة الثانية: 20,000 ريال.

دفع العميل 15,000 ريال.

يمكن تخصيص المبلغ هكذا:

1. إغلاق الفاتورة الأولى بمبلغ 10,000 ريال.
2. تخصيص 5,000 ريال للفواتير المتبقية.
3. يصبح رصيد العميل 15,000 ريال.

ربط سندات قبض العميل بالفواتير يساعد على معرفة:

• الفواتير المسددة بالكامل.
• الفواتير المسددة جزئيًا.
• الأرصدة المستحقة.
• تاريخ كل تحصيل.
• المبالغ غير المخصصة.
• الرصيد الحالي للعميل.