الفاتورة المبدئية (Proforma Invoice) مستند يرسله البائع إلى مشترٍ في السعودية أو خارجها قبل الشحن، بالبضاعة وأسعارها وشرط التسليم وشروط الدفع، ليحوّل الدفعة المقدمة أو يفتح بها اعتماداً مستندياً أو يطلب رخصة استيراد. اكتب البائع والمشتري والبنود، فتتشكل الفاتورة المبدئية بجانبك، ثم حوّلها بزر واحد إلى فاتورة تجارية للشحن تضيف إليها بلد الوجهة والطرود والأوزان. نزّلها بصيغة PDF للمشتري، أو Word لتضيف شعارك، أو Excel بمعادلات.
ما هي الفاتورة المبدئية؟
كلمة «بروفورما» (Pro forma) لاتينية معناها «من باب الشكل»: المستند يشبه الفاتورة لكنه لا يثبت بيعاً. يحدد ما سيسلّمه البائع وبأي شروط، ويحمل مدة صلاحية يسقط بعدها السعر. تفتح بها بنوك المستوردين الاعتمادات المستندية، وتطلبها جهات جمركية كثيرة مع طلب رخصة الاستيراد، ويسمّيها بعض التجار «الفاتورة الأولية».
الفرق بين الفاتورة المبدئية والفاتورة التجارية والفاتورة الضريبية
| الفاتورة المبدئية | الفاتورة التجارية | الفاتورة الضريبية | |
|---|---|---|---|
| متى تصدر | قبل البيع والشحن | عند الشحن | عند التوريد وفق اللائحة |
| لمن | المشتري وبنكه | جمارك بلد الوصول والمشتري والناقل | المشتري، وتُحفظ لدى البائع |
| الغرض | تثبيت السعر، وطلب الدفعة، وفتح الاعتماد | التخليص الجمركي وتحديد الرسوم | إثبات البيع واحتساب الضريبة |
| تُقيّد في الحسابات | لا | لا تغني عن الفاتورة الضريبية | نعم |
| حقول خاصة بها | مدة الصلاحية، وشروط الدفع | رمز HS، والمنشأ، والطرود، والأوزان | الرقم الضريبي، ورمز QR، وبيانات الفوترة الإلكترونية |
لا تُكتب على الفاتورة المبدئية عبارة «فاتورة ضريبية»، ولا تحمل رمز QR، والمولّد يكتب عليها أنها ليست فاتورة ضريبية. وإذا صدّرت وأنت مسجل في ضريبة القيمة المضافة، فأصدر الفاتورة الضريبية عن البيع من نظام الفوترة الإلكترونية، واستعمل الفاتورة التجارية مستنداً للشحن والجمارك.
كيف يحسب المولّد إجمالي الفاتورة
إجمالي كل بند كميته مضروبة في سعر وحدته، ومجموع البنود قيمة البضاعة. في الوضع المتقدم تضيف أجرة الشحن والتأمين حين يكون شرط التسليم يحمّلهما للبائع (CFR أو CIF مثلاً). ثم تُحسب ضريبة القيمة المضافة بحسب نوع البيع: 15% للبيع داخل المملكة، وصفر للتصدير المستوفي شروط نسبة الصفر، ولا شيء للمنشأة غير المسجلة.
Total = Σ (Qty × Price) + Freight + Insurance + VAT
ما يُكتب في الفاتورة التجارية للتصدير
الفاتورة التجارية (Commercial Invoice) هي الأساس الذي تحسب عليه جمارك بلد الوصول الرسوم، لذلك يطلب المستورد والمخلّص الجمركي أن تكون بياناتها مطابقة لبوليصة الشحن وقائمة التعبئة. البنود الشائعة فيها:
- المصدّر والمستورد والمرسل إليه: الأسماء والعناوين كاملة، والسجل التجاري والرقم الضريبي للمصدّر.
- وصف البضاعة ورمز HS: وصف يكفي لتصنيفها، ورمز النظام المنسق (Harmonized System). أول ستة أرقام دولية، وما بعدها يحدده كل بلد في تعريفته.
- بلد المنشأ: البلد الذي صُنعت فيه البضاعة أو أُنتجت، وهو ما يحدد الرسوم والإعفاءات في كثير من الاتفاقيات.
- القيمة والعملة وشرط التسليم: سعر الوحدة والإجمالي، والعملة، وIncoterms مع اسم الميناء أو المكان (مثل FOB ميناء جدة الإسلامي).
- الطرود والأوزان: عدد الطرود ونوعها، والوزن القائم مع التغليف، والوزن الصافي للبضاعة وحدها.
- إقرار وتوقيع: إقرار بصحة البيانات والمنشأ، وتوقيع المصدّر وختمه.
متطلبات الفاتورة التجارية تختلف من بلد وصول لآخر: بعضها يطلب تصديق الغرفة التجارية أو شهادة منشأ منفصلة أو لغة معينة. اسأل المستورد أو المخلّص الجمركي في بلد الوصول عن متطلباتهم قبل الشحن.
شروط التسليم Incoterms في الفاتورة
شرط التسليم يحدد من يدفع النقل والتأمين ومتى تنتقل المخاطر من البائع إلى المشتري. يكتبه المولّد بجانب الإجمالي، وتعدّل أجرة الشحن والتأمين بحسبه.
| الشرط | يدفع البائع حتى | متى يناسب |
|---|---|---|
| EXW | تجهيز البضاعة في مستودعه | المشتري يرتب الشحن كله |
| FOB | تحميلها على السفينة في ميناء الشحن | الشحن البحري، والمشتري يختار الناقل |
| CFR | أجرة الشحن البحري إلى ميناء الوصول | البائع يحجز الشحن والمشتري يؤمّن |
| CIF | الشحن البحري والتأمين إلى ميناء الوصول | يطلبه كثير من الاعتمادات المستندية |
| DAP | توصيلها إلى مكان المشتري بلا رسوم الاستيراد | الشحن البري والسريع |
| DDP | توصيلها مع رسوم الاستيراد والضرائب في بلد الوصول | حين يتحمل البائع كل شيء |
الفاتورة المبدئية والاعتماد المستندي
في الاعتماد المستندي يفتح بنك المشتري اعتماداً بقيمة الفاتورة المبدئية وشروطها، ويدفع للبائع حين يقدّم مستندات مطابقة: الفاتورة التجارية، وبوليصة الشحن، وقائمة التعبئة، وشهادة المنشأ. لذلك اكتب في الفاتورة المبدئية وصف البضاعة وكمياتها وشرط التسليم والميناءين كما تريد أن تظهر في الاعتماد، واطلب من المشتري نسخة الاعتماد قبل الشحن لتطابقها مع فاتورتك التجارية. فاختلاف الوصف أو الوزن أو اسم الميناء بين المستندات والاعتماد قد يكفي البنك لرفضها وتأخير الدفع.
نسبة الصفر على التصدير
تصدير السلع إلى خارج دول مجلس التعاون خاضع لضريبة القيمة المضافة بنسبة الصفر، بشرط أن يحتفظ المصدّر بما يثبت خروج البضاعة من المملكة، كالبيان الجمركي ومستندات النقل، خلال المدة التي تحددها اللائحة التنفيذية لنظام ضريبة القيمة المضافة. يُنصح بمراجعة النص المحدّث لدى الهيئة لمعرفة المستندات المقبولة ومدتها. والتوريد الخاضع لنسبة الصفر يُدرج في الإقرار الضريبي، ويحق للمصدّر معه استرداد ضريبة مشترياته.
أخطاء شائعة
- تسمية الفاتورة المبدئية «فاتورة ضريبية»، أو قيدها في الإيرادات قبل البيع.
- اختلاف وصف البضاعة أو وزنها بين الفاتورة التجارية وبوليصة الشحن وقائمة التعبئة.
- كتابة شرط التسليم بلا اسم الميناء أو المكان، أو بلا سنة الإصدار (Incoterms 2020).
- رمز HS بأربعة أرقام فقط، أو منسوخ من بضاعة قريبة لا تطابق بضاعتك.
- إضافة 15% على فاتورة تصدير مستوفية لشروط نسبة الصفر، أو العكس.
- إغفال الوزن القائم والصافي، فيتأخر التخليص في بلد الوصول.
ماذا تفعل بعد إصدار الفاتورة
أرسل الفاتورة المبدئية بصيغة PDF إلى المشتري، وانتظر الدفعة أو الاعتماد. عند الشحن اضغط «حوّلها إلى فاتورة تجارية للشحن»، فتنتقل البنود نفسها، وأضف بلد الوجهة والطرود والأوزان والموانئ، وطابقها مع بوليصة الشحن قبل الإرسال. وزر «مشاركة برابط» يفتح المولّد ببياناتك لزميلك في المبيعات أو للمخلّص الجمركي ليراجعها.
حين يصبح التصدير جزءاً ثابتاً من مبيعاتك
فاتورة أو اثنتان في الشهر تُكتب في المولّد. أما حين تصدّر بانتظام وتبيع محلياً في الوقت نفسه، فتحتاج أن تخرج الفاتورة الضريبية والفاتورة التجارية من البيانات نفسها، وأن تعرف ما شُحن وما دفعه كل مشترٍ. لهذا نقدم في ميكروتيك برنامج محاسبة (ERP) يضم المبيعات والمشتريات والمخزون والمالية والموارد البشرية، وحلولنا معتمدة من هيئة الزكاة والضريبة والجمارك. جرّبه على طلب التصدير القادم.