الإشعار الدائن (Credit Note) مستند يصدره البائع لينقص به قيمة فاتورة سابقة، والإشعار المدين (Debit Note) مستند يصدره البائع ليزيد به قيمتها. في الصفحة تكتب رقم الفاتورة الأصلية وتاريخها ومبلغها، ثم مبلغ التعديل وسببه، فتُحسب ضريبة الإشعار بنسبة 15% المعمول بها في السعودية مقرّبة بالهللة، وتظهر الفاتورة قبل التعديل وبعده جنباً إلى جنب. وفي تبويب «سند مردودات مبيعات» تكتب الأصناف المرتجعة بكمياتها وأسعارها بدل المبلغ.
كيف تُحسب ضريبة الإشعار والفاتورة بعد التعديل
تُحسب ضريبة الإشعار على مبلغه قبل الضريبة بالنسبة نفسها التي طُبّقت في الفاتورة الأصلية، وتُقرّب لأقرب هللة. ثم يُطرح الإشعار الدائن من الفاتورة الأصلية أو يُضاف إليها الإشعار المدين، سطراً سطراً: المبلغ قبل الضريبة، ثم الضريبة، ثم الإجمالي.
Note VAT = Note net × 15% · Adjusted = Original ∓ Note
ما هو الإشعار الدائن (Credit Note بالعربي)
الإشعار الدائن مستند يُنقص المبلغ المستحق على العميل في فاتورة صدرت قبله. يُصدر حين يُرجع العميل بضاعة، أو يمنحه البائع خصماً بعد البيع، أو يُلغى جزء من التوريد، أو تتبيّن زيادة خاطئة في الفاتورة. يحمل رقماً متسلسلاً خاصاً به، ويشير إلى رقم الفاتورة الأصلية وتاريخها، ويذكر سبب الإصدار، ويفصل المبلغ قبل الضريبة عن الضريبة. والإشعار الدائن لا يتجاوز قيمة الفاتورة التي يعدّلها؛ لذلك يرفض المولّد مبلغاً أكبر من مبلغ الفاتورة الأصلية.
سمّي «دائناً» لأنه يُقيَّد في الجانب الدائن من حساب العميل لدى البائع، فينقص رصيده المدين. وعند المشتري يُنقص الإشعار مشترياته وضريبة مدخلاته بالمبلغ نفسه.
ما هو الإشعار المدين ومتى يُستعمل
الإشعار المدين يزيد المبلغ المستحق على فاتورة سابقة بدل إصدار فاتورة جديدة كاملة: رفع سعر اتُّفق عليه بعد البيع، أو خطأ أنقص الكمية أو السعر، أو رسوم توصيل أو تركيب أُغفلت. يُقيَّد في الجانب المدين من حساب العميل، فيزيد رصيده، ويحمل ضريبة على مبلغ الزيادة.
في الحالتين البائع هو من يُصدر الإشعار. ما يرسله المشتري إلى مورده ليطالبه بتخفيض يسمّى في بعض المنشآت «إشعار مدين من المشتري»، وهو طلب داخلي لا يغني عن الإشعار الدائن الذي يُصدره المورد.
نموذج إشعار دائن: البيانات وأسباب الإصدار
في نموذج الإشعار الدائن: رقم الإشعار وتاريخه، واسم البائع ورقمه الضريبي، واسم المشتري ورقمه الضريبي إن كان مسجلاً، ورقم الفاتورة الأصلية وتاريخها، وسبب الإصدار، ثم المبالغ قبل الضريبة والضريبة والإجمالي. حقل السبب في المولّد قائمة بالأسباب الشائعة مع خيار «سبب آخر»، ولا يُنزَّل الملف حتى تختاره؛ الإشعار بلا سبب لا يُعرف لاحقاً لماذا عُدّلت الفاتورة.
اختر قيمة واحدة لكل إشعار. إن أرجع العميل بضاعة ومنحته خصماً في اليوم نفسه، فالأوضح إشعاران بسببين. وراجع متطلبات الإشعار في لائحة الفوترة الإلكترونية والدليل التفصيلي لدى هيئة الزكاة والضريبة والجمارك في المملكة، فالمولّد يتبع البيانات المعروفة ولا يحل محل النص المحدّث.
سند مردودات المبيعات والفرق بين الدائن والمدين
سند مردودات المبيعات إشعار دائن سببه إرجاع بضاعة، ويُكتب فيه كل صنف مرتجع بكميته وسعره، فيُستعمل أيضاً لإعادة الأصناف إلى المخزون. هذا تبويب «سند مردودات مبيعات»: المولّد يجمع الأصناف ويحسب الضريبة على مجموعها.
| البند | الإشعار الدائن | الإشعار المدين |
|---|---|---|
| أثره على الفاتورة | يُنقصها | يزيدها |
| أثره على الضريبة المستحقة | يُنقص ضريبة المخرجات | يزيد ضريبة المخرجات |
| القيد عند البائع | دائن حساب العميل | مدين حساب العميل |
| أشهر أسبابه | مرتجع، خصم لاحق، إلغاء | رفع سعر، تصحيح نقص، رسوم أُغفلت |
أخطاء شائعة في الإشعارات الدائنة والمدينة
- إصدار إشعار بلا رقم الفاتورة الأصلية، فلا يُعرف أي فاتورة عدّل.
- ترك سبب الإصدار فارغاً أو كتابة «تعديل» فقط.
- تعديل المبلغ وترك الضريبة كما هي، أو العكس.
- حساب ضريبة الإشعار بنسبة غير نسبة الفاتورة الأصلية.
- إلغاء الفاتورة الأصلية أو تعديلها مباشرة بدل إصدار إشعار.
- إشعار دائن أكبر من قيمة الفاتورة التي يعدّلها.
ماذا تفعل بعد النتيجة
نزّل الإشعار بصيغة PDF وأرسله إلى العميل مع نسخة من الفاتورة الأصلية، وقيّده في حساب العميل وفي سجل المبيعات بتاريخه. ملف Excel يحمل الأرقام بمعادلات: خلية واحدة للنسبة، وخلية للإشارة (−1 للدائن و+1 للمدين)، فإن غيّرت مبلغ الإشعار تحدّثت الفاتورة بعد التعديل. وإن كانت منشأتك مسجلة في ضريبة القيمة المضافة في السعودية، فأدخل الأرقام نفسها في حل الفوترة الإلكترونية الذي تُصدر منه فواتيرك. ولإصدار فاتورة جديدة، استعمل مولّد الفاتورة الضريبية. ولتوثيق الكمية المرتجعة فعلاً، استعمل مولّد سند تسليم واستلام البضاعة.
حين تتكرر المرتجعات كل أسبوع
إشعار واحد يُكتب يدوياً. أما حين يعود المندوب كل يوم بمرتجعات من عدة عملاء، فكل إشعار يجب أن يطابق فاتورته ويعيد الأصناف إلى المخزون ويُنقص الضريبة في الإقرار، والخطأ في واحد منها يظهر عند الإقفال. نحن في ميكروتيك نقدم نظاماً محاسبياً (ERP) تلتقي فيه المبيعات والمشتريات والمخزون والمالية، وحلولنا معتمدة من هيئة الزكاة والضريبة والجمارك. جرّبه على مرتجعات الأسبوع القادم.