إغلاق الوردية، أو تقفيل الكاشير كما يسميه كثيرون، مطابقة بين النقد الذي يجب أن يكون في درج الكاشير والنقد الذي فيه فعلاً. اكتب رصيد البداية والمبيعات النقدية والمرتجعات والمصروفات التي خرجت من الدرج، ثم عدّ أوراق الريال السعودي ومعدنيته فئةً فئة، فتظهر الحاسبة الفرق عجزاً أو زيادة، ومعه تقرير Z جاهز للطباعة على طابعة الإيصالات أو بصيغة PDF للتوقيع.
كيف تحسب رصيد الدرج المتوقع
مبيعات مدى، شبكة المدفوعات الوطنية في السعودية، والبطاقات الأخرى لا تدخل الدرج، فلا تُحسب في الرصيد المتوقع، وتُطابق وحدها مع تسوية جهاز الدفع. أما الدرج فيبدأ برصيد الفكة الذي استلمه الكاشير، ويزيد بكل بيع نقدي، وينقص بكل مرتجع دُفع نقداً وكل مصروف صُرف منه.
Expected = Opening + Cash sales − Cash refunds − Paid outs · Difference = Counted − Expected
عدّ النقدية بالفئات
العدّ بالفئات أسرع وأقل خطأً من جمع المبلغ في الرأس: تكتب عدد أوراق كل فئة، فتضرب الحاسبة وتجمع. وفيها فئات الإصدار السادس من العملة كما ينشرها البنك المركزي السعودي: الأوراق 500 و200 و100 و50 و10 و5 ريالات، والمعدنية 2 و1 ريال و50 و25 و10 و5 وهللة واحدة. رتّب الأوراق في رزم بحسب الفئة ووجهها إلى أعلى قبل العدّ، وعدّ كل رزمة مرتين.
إن كان معك المبلغ معدوداً من قبل، فاختر «المبلغ مباشرة» واكتبه. لكن العدّ بالفئات يبقى في التقرير المطبوع، فيعرف المشرف ما سلّمه الكاشير ورقةً ورقة.
تقرير X وتقرير Z: الفرق بينهما
تقرير X قراءة لمبيعات الوردية في أي لحظة دون إغلاقها، يطبعه المشرف منتصف الوردية ليتابع النقد أو قبل سحب مبلغ إلى الخزنة. تقرير Z إغلاق للوردية: يُطبع مرة واحدة في نهايتها، ويبدأ بعده عدّاد جديد للوردية التالية. في الحاسبة تختار نوع التقرير من «تفاصيل التقرير وطرق الدفع»، فيتغير عنوان الإيصال والملف، والحساب واحد.
عجز الكاشير والزيادة: الأسباب وما تفعله
أكثر أسباب العجز في الواقع: باقٍ زائد أعطاه الكاشير لعميل، أو مرتجع دُفع نقداً ولم يُسجَّل، أو مصروف صغير خرج من الدرج بلا إيصال، أو بيع بالبطاقة سُجّل في النظام نقداً. والزيادة غالباً عكس ذلك: بيع نقدي سُجّل بطاقةً، أو باقٍ ناقص لعميل.
- أعد العدّ أولاً، ثم راجع المرتجعات والمصروفات مقابل إيصالاتها.
- قارن مبيعات البطاقات في النظام بتسوية جهاز الدفع؛ الفرق بينهما يشير غالباً إلى عملية سُجّلت بطريقة دفع خطأ.
- اكتب سبب الفرق في خانة الملاحظة قبل الطباعة، ووقّع أنت والمشرف على التقرير.
- حدّد مع إدارتك سياسة مكتوبة لما يُقبل من فرق وما يُحقَّق فيه، فلا تُترك لاجتهاد كل وردية.
جرد الصندوق اليومي وتسليم النقد
في آخر اليوم يبقى في الدرج رصيد الفكة للوردية التالية، ويُسلَّم الباقي إلى الخزنة أو للإيداع في البنك. في الوضع المتقدم تكتب الرصيد الذي سيبقى، فتحسب الحاسبة المبلغ الذي يُسلَّم، وتكتبه في التقرير. وسجّل كل سحب إلى الخزنة أثناء الوردية في خانته، وإلا ظهر عجز وهمي عند الإغلاق.
أخطاء شائعة عند إغلاق الوردية
- إضافة مبيعات مدى والبطاقات إلى الرصيد المتوقع في الدرج.
- نسيان رصيد البداية، فيظهر الدرج بزيادة تساويه.
- صرف مصروف من الدرج دون إيصال، فيظهر عجزاً بلا تفسير.
- سحب نقد إلى الخزنة أثناء الوردية دون تسجيله.
- إغلاق الوردية قبل أن يسلّم الكاشير درجه، أو تسلّمه بلا توقيع.
ماذا تفعل بعد النتيجة
اطبع الإيصال الحراري على طابعة الكاشير وضعه مع النقد في كيس التسليم، أو نزّل التقرير بصيغة PDF ليوقّع عليه الكاشير والمشرف ويُحفظ مع مستندات اليوم. إن تكرر العجز في ورديات كاشير بعينه، فراجع ورديات أسبوع كامل قبل أي قرار.
حين يصعب تتبّع كل وردية في كل فرع
المطابقة اليدوية تنجح في درج واحد، وتصعب حين تتعدد الأدراج والورديات والفروع وطرق الدفع. نحن في ميكروتيك نقدم O-Red، كاشيراً ونقاط بيع للمطاعم والمقاهي في المملكة. جرّبه في ورديتك القادمة.