نموذج طلب الإجازة ورقة يقدّمها الموظف إلى مديره المباشر يذكر فيها نوع الإجازة وتاريخي بدايتها ونهايتها وموعد عودته، ويُحفظ أصلها في ملفه. اختر نوع الإجازة (سنوية أو مرضية أو اضطرارية أو بدون راتب أو تعويضية)، واختر «موظف» أو «موظفة» لتتغير الصياغة، واكتب التاريخين؛ عدد الأيام وتاريخ العودة بالميلادي والهجري يُحسبان داخل الطلب، وتنزّله بصيغة Word أو PDF. وفي التبويب الثاني قرار نقل أو انتداب. ولطلبات الموظفين الأخرى صفحات مستقلة.
عدد أيام الإجازة = تاريخ النهاية − تاريخ البداية + 1. في المثال: إجازة سنوية من الرابع عشر إلى الثالث والعشرين من الشهر = 10 أيام، تُطرح من رصيد 24 فيبقى 14 يوماً. وفي تبويب الانتداب: خمسة أيام ببدل يومي 300.00 ر.س إجماليه 1,500.00 ر.س.
كيف تستعمل نموذج طلب الإجازة
- اختر «موظف» أو «موظفة»، واكتب الاسم والوظيفة، ثم اختر نوع الإجازة وتاريخ أول يوم وآخر يوم.
- افتح الوضع المتقدم لتضيف الرصيد قبل الطلب، وأيام العطل الرسمية داخل الفترة، والزميل الذي يقوم بعملك، ورقم التواصل، واسم المنشأة وشعارها.
- نزّل الطلب بصيغة Word إن أردت تعديل الصياغة، أو PDF ليوقّعه الموظف والمدير مباشرة. وزر «نموذج فارغ للطباعة» يعطيك ورقة بخطوط فارغة تُملأ باليد.
ما يُكتب في كل بند من الطلب
| البند | ما يُكتب فيه |
|---|---|
| بيانات مقدم الطلب | الاسم كما في العقد، والوظيفة، والرقم الوظيفي والإدارة إن وُجدا. |
| نوع الإجازة | نوع واحد في كل طلب. الإجازة المرضية يُرفق بها التقرير الطبي. |
| التاريخان وتاريخ العودة | أول يوم غياب وآخر يوم، وتاريخ العودة هو اليوم التالي لآخر يوم. |
| الرصيد | رصيد الإجازة السنوية قبل الطلب وبعده، يُكتب للإجازة السنوية فقط. |
| البديل والتواصل | من يقوم بعملك أثناء غيابك، ورقم يُتصل بك عليه. |
| قرار الإدارة | موافق، أو موافق مع تعديل التواريخ، أو غير موافق، مع توقيع المدير والموارد البشرية. |
أنواع الإجازات في نظام العمل السعودي
الإجازة السنوية حق مدفوع الأجر يستحقه العامل عن كل سنة خدمة، ومدتها في المادة 109.
الإجازة المرضية تثبت بتقرير طبي، ويتدرج أجرها وفق المادة 117. نموذج الإجازة المرضية يغيّر الجملة الأولى إلى «إجازة مرضية وفق التقرير الطبي المرفق».
الإجازة الاضطرارية لظرف طارئ. الحالات الخاصة بأجر، كالزواج والمولود والوفاة، في المادة 113، وما عداها تحدده لائحة المنشأة. في نموذج الإجازة الاضطرارية اكتب السبب في خانته بالوضع المتقدم.
الإجازة بدون راتب تُمنح باتفاق الطرفين، وأحكامها في المادة 116، والمدد والأجر في هذه المواد تُراجع من النص الرسمي المحدّث. طلب إجازة بدون راتب يذكر السبب والمدة، لأن أثرها يمتد إلى الأجر.
كيف تكتب طلب إجازة رسمي
طريقة طلب إجازة من مديري المباشر بسيطة: طلب مكتوب يصله قبل الموعد، وترتيب جمله ثابت: التحية، ثم نوع الإجازة، ثم التواريخ وعدد الأيام، ثم من يقوم بالعمل، ثم الشكر. هذه صيغتان لطلب إجازة سنوية، والأرقام من المثال المعروض:
الصيغة الرسمية (خطاب طلب إجازة): «سعادة المدير المباشر المحترم، أرجو الموافقة على منحي إجازتي السنوية وعدد أيامها 10، من الرابع عشر إلى الثالث والعشرين من الشهر، على أن أعود إلى العمل في الرابع والعشرين. ويقوم بعملي خلالها الزميل فهد ماجد الحربي. شاكراً لكم.»
الصيغة المختصرة (رسالة طلب إجازة بالبريد): «أطلب إجازة سنوية 10 أيام من 14 إلى 23 من الشهر، والعودة يوم 24. يغطي عملي فهد الحربي. شكراً لك.»
حساب أيام الإجازة والرصيد
النموذج يعدّ الأيام التقويمية: إجازة من 14 إلى 23 من الشهر = 23 − 14 + 1 = 10 أيام، والرصيد بعدها = 24 − 10 = 14.
إن وقعت عطلة رسمية، كإجازة العيد، داخل فترة الإجازة السنوية، فاكتب عدد أيامها في خانة «أيام العطل الرسمية داخل الفترة» بالوضع المتقدم، فتُستثنى من الرصيد: الإجازة نفسها مع يوم عطلة واحد داخلها تُحتسب 9 أيام، ويبقى من رصيد 24 خمسة عشر يوماً. وأيام عطلة نهاية الأسبوع داخل الفترة تُعدّ في النموذج ضمن الأيام؛ إن كانت لائحة منشأتك تحسب أيام العمل فقط، فاكتب أيامها في الخانة نفسها.
إن قسمت إجازتك إلى جزأين، فقدّم طلباً مستقلاً لكل جزء، واكتب في الطلب الثاني الرصيد المتبقي بعد الأول.
قرار نقل أو انتداب موظف
تبويب «نقل وانتداب» يصدر قرار نقل دائم أو انتداب مؤقت ببدله اليومي: انتداب خمسة أيام ببدل 300.00 ر.س إجماليه 1,500.00 ر.س، وتاريخ نهايته يُحسب من تاريخ البداية والمدة.
أخطاء شائعة في طلب الإجازة
- طلب بلا تاريخ عودة، فلا يُعرف متى ينتهي الغياب.
- جمع نوعين في طلب واحد، كإجازة سنوية تتبعها أيام بدون راتب؛ لكل نوع طلب لأن أثره على الأجر مختلف.
- إجازة مرضية بلا تقرير طبي مرفق.
- قرار انتداب بلا مدة محددة، فلا يُعرف متى ينتهي البدل.
ملاحظات نظامية
مدة الإجازة السنوية في المادة 109 من نظام العمل السعودي (21 يوماً وتصبح 30 بعد خمس سنوات في المنشأة)، والإجازة المرضية وأجرها في المادة 117، والإجازات الخاصة بأجر في المادة 113، والإجازة بدون أجر في المادة 116. هذه الأرقام والإحالات وفق النص المعروف لنا؛ راجع النص المحدّث واللائحة التنفيذية لدى الوزارة، ولائحة تنظيم العمل في منشأتك، خاصة في احتساب العطل الرسمية داخل الإجازة. أما نقل الكفالة فيجري عبر الخدمات الإلكترونية الرسمية لا بخطاب، لذلك لم نضع له نموذجاً.
حين تتراكم طلبات الإجازة الورقية في الملفات
نحن في ميكروتيك نبني برنامج محاسبة (ERP) للمنشآت السعودية، ومنه وحدة الموارد البشرية التي تبقى فيها بيانات الموظفين وإجازاتهم في سجل واحد.
الأسئلة الشائعة عن نموذج طلب الإجازة
هل يلزم أن يوافق المدير على طلب الإجازة؟
نعم في الغالب. الإجازة السنوية حق للموظف، لكن توقيتها يُتفق عليه مع المنشأة حسب حاجة العمل، لذلك فيه خانة لقرار المدير المباشر وأخرى للموارد البشرية. وتفاصيل الموافقة في لائحة تنظيم العمل بمنشأتك.
متى تُقبل الإجازة المرضية؟
تُقبل حين يرفق الموظف تقريراً طبياً صادراً من جهة صحية مرخصة يذكر مدة الإجازة. اختر «مرضية» في نوع الإجازة، فيذكر الطلب التقرير المرفق، وأجرها يتدرج وفق المادة 117 من نظام العمل.
هل يمكن تقديم طلب الإجازة بالبريد الإلكتروني؟
نعم إن كانت لائحة المنشأة تقبله. أرسل الصيغة المختصرة بالبريد للتنسيق، ثم أرفق نموذج طلب الإجازة بصيغة PDF موقّعاً، واحتفظ بنسخة من الرد لتثبت موعد الطلب والموافقة.
ماذا لو رُفض طلب الإجازة؟
اسأل المدير عن تواريخ بديلة، وقدّم طلباً جديداً بها. رفض توقيت الإجازة السنوية لا يُسقط رصيدها، فالأيام تبقى لك حتى تُستعمل أو تُعوَّض وفق نظام العمل ولائحة المنشأة.
ما الفرق بين نقل الموظف وانتدابه؟
النقل تغيير دائم لمكان العمل أو الإدارة مع بقاء الأجر والمزايا وفق العقد. الانتداب تكليف مؤقت بمهمة خارج مقر العمل لمدة محددة، وقد يُصرف عنه بدل يومي وفق لائحة المنشأة.