نموذج حضور وانصراف الموظفين كشف يُسجَّل فيه لكل يوم وقت وصول الموظف ووقت خروجه وحالته: حاضر، أو غائب، أو في إجازة، أو يوم راحة. اكتب الوقتين في الكشف أعلاه، فتُحسب ساعات العمل ودقائق التأخير وساعات الإضافي، ويتلون تقويم الشهر بحالة كل يوم. وفي التبويب الثاني ورقة حضور يومية للتوقيع عند المدخل.
ساعات العمل = الانصراف − الحضور، والإضافي = ما زاد على ساعات اليوم. في مثال أكتوبر: 18 يوم حضور، ويوم غياب، ويوما إجازة، و153.90 ساعة عمل، و90 دقيقة تأخير، و10 ساعات إضافي.
كيف تستعمل كشف الحضور والانصراف
- اكتب التاريخ واسم الموظف واختر الحالة. أيام الجمعة والسبت في المثال «راحة»؛ غيّرها حسب أيام عمل منشأتك.
- اكتب الوقت بالساعة ثم الدقائق بعد النقطة: 8.30 تعني 8:30، و17.15 تعني 5:15 مساءً بنظام 24 ساعة. الوقت الذي دقائقه 60 أو أكثر يتلون صفه خطأً.
- من الوضع المتقدم عدّل بداية الدوام وسماحية التأخير وساعات اليوم، واكتب أجر كل موظف في ورقة «ملخص الموظفين والإضافي».
- نزّل الكشف لتسلّمه لمن يعدّ مسير الرواتب، وأرفق به ورقة التوقيع اليومية إن كنت تستعملها.
ما يُكتب في كل عمود
| العمود | ما تكتبه أو كيف يُحسب |
|---|---|
| الحالة | حاضر، أو غائب، أو إجازة، أو راحة. الحساب يجري لأيام «حاضر» فقط. |
| الحضور والانصراف | ساعة.دقيقة بنظام 24 ساعة. الوردية التي تنتهي بعد منتصف الليل تُحسب صحيحة. |
| ساعات العمل | الفرق بين الوقتين بالساعات العشرية: 8:15 إلى 16:30 = 8.25 ساعة. |
| تأخير (دقيقة) | الدقائق بعد بداية الدوام، ولا يُحسب التأخير الذي لا يتجاوز السماحية (10 دقائق في المثال). |
| إضافي (ساعة) | ساعات العمل فوق ساعات اليوم المكتوبة في الإعدادات. |
ما هو نموذج الحضور والانصراف وما فائدته
سجل الحضور والانصراف (Attendance Register) يثبت متى بدأ كل موظف عمله ومتى أنهاه. فائدته ثلاثية: انضباط يراه الموظف قبل المدير، وأساس لحساب الإضافي وقيمة أيام الغياب في الراتب، ودليل مكتوب إذا اختلف الطرفان في ساعات أو غياب. في المثال حضر سعد الرشيدي يوم 5 أكتوبر 8:15 وانصرف 16:30، فعمل 8.25 ساعة وتأخر 15 دقيقة، وصارت ربع الساعة الزائدة إضافياً، ويوم 27 وصل 8:06 فلم يُحسب تأخيره لأنه داخل السماحية. السجل الورقي يكفي لفريق صغير في مكان واحد، أما الفروع المتعددة والورديات الكثيرة فتحتاج نظاماً إلكترونياً يجمع البصمة والإجازات.
نموذج حضور وانصراف الموظفين Word وPDF وExcel
الكشف الشهري يُنزَّل بصيغة Excel بمعادلات الساعات والتأخير والإضافي والتجميع لكل موظف، وورقة إعدادات بأوقات الدوام والنسب، والنسخة الفارغة فيها أربعون صفاً بمعادلاتها؛ وهو الأنسب حين يزيد الفريق على خمسة موظفين لأن الحساب يجري لكل صف. ورقة الحضور اليومية تُنزَّل بصيغة Word لتضيف شعارك وأسماء فريقك، أو PDF لتطبعها كما هي وتعلّقها عند المدخل. والكشف نفسه يُطبع بصيغة PDF لأرشيف الشهر.
جدول حضور وغياب Excel جاهز
أعمدة «يوم حضور» و«يوم غياب» و«يوم إجازة» تضع 1 في يوم الحالة، فيُحصى غياب الشهر بجمعها، وورقة «ملخص الموظفين والإضافي» تجمعها لكل اسم من الكشف نفسه. ثم تُقدَّر قيمة الغياب والإضافي: سعد أجره الشهري 6,750 ر.س وأساسيه 5,000 ر.س، فقيمة يوم غيابه 6,750 ÷ 30 = 225.00 ر.س. وأجر الإضافي وفق المادة 107 من نظام العمل السعودي كما نقرؤها = أجر الساعة العادي + 50% من أجر الساعة الأساسي: 6,750 ÷ 30 ÷ 8 = 28.13 ر.س تقريباً، وعلاوته 20.83 ر.س، فساعاته العشر 385.42 ر.س. النسبة وأيام الشهر قابلة للتعديل، والرقم تقدير يُراجع مع العقد قبل مسير الرواتب. أما جدول دوام الموظفين والورديات الأسبوعي فله صفحة مستقلة.
ورقة حضور وانصراف يومية
تبويب «ورقة الحضور اليومية» يُطبع كل صباح بأسماء الموظفين وخانات لوقت الحضور والانصراف وتوقيعين، يملؤها الموظف بنفسه ويعتمدها المشرف. تصلح للمحلات والمطاعم التي لا تملك جهاز بصمة. ومثال «كشف حضور يومي لفريق» في الكشف الشهري يدخل أوقات يوم واحد لستة موظفين إن أردت نقل الورقة إلى الجدول.
أخطاء شائعة في سجل الحضور
- كتابة 8.5 وأنت تقصد 8:30؛ في هذا النموذج 8.5 تعني 8:50.
- احتساب يوم الراحة غياباً لأن حالته تُركت فارغة.
- جمع دقائق التأخير لخصمها من الراتب دون لائحة جزاءات معتمدة تنص على ذلك.
- تسجيل الإضافي دون موافقة مسبقة مكتوبة من المدير.
ملاحظات نظامية
ساعات العمل اليومية والأسبوعية في المادة 98 من نظام العمل، وتُخفض في رمضان للعاملين المسلمين؛ وأجر الساعة الإضافية في المادة 107؛ والراحة الأسبوعية في المادة 104. القيم المعبأة (8 ساعات، و48 أسبوعياً، و50%) مرجعية [تحقق]، فراجع النص المحدّث لدى وزارة الموارد البشرية والتنمية الاجتماعية. وأي خصم للتأخير أو الغياب يحتاج لائحة تنظيم عمل معتمدة في المنشأة.
حين تتوزع البصمة والإجازات والرواتب على ملفات منفصلة
نحن في ميكروتيك نبني برنامج محاسبة للمنشآت في المملكة يجمع المبيعات والمشتريات والمخزون والمالية، ومنه وحدة الموارد البشرية، فتبقى سجلات الحضور والإجازات والرواتب في نظام واحد.
الأسئلة الشائعة عن الحضور والانصراف
كيف أحسب ساعات العمل من وقت الحضور والانصراف؟
حوّل الوقتين إلى دقائق واطرح، ثم اقسم على 60. 16:30 = 990 دقيقة، و8:15 = 495 دقيقة، والفرق 495 دقيقة = 8.25 ساعة. الكشف يفعل ذلك لكل صف.
هل يكفي سجل الحضور والانصراف الورقي؟
يكفي لفريق صغير إذا وقّع كل موظف على وقته بنفسه واعتمده المشرف يومياً. ومع الفروع أو الورديات الكثيرة يصعب جمعه ومراجعته، فيُنقل إلى جدول بصيغة Excel أو نظام إلكتروني.
كم مدة الاحتفاظ بسجل حضور وانصراف الموظفين؟
يلزم نظام العمل صاحب العمل بحفظ سجلات العاملين، والمدة في اللائحة التنفيذية [تحقق]. احتفظ بالكشوف الشهرية الموقّعة طوال مدة العقد وبعد انتهائه حتى تُراجع المدة النظامية.
هل يخصم النموذج التأخير من الراتب؟
لا. النموذج يجمع دقائق التأخير فقط، والخصم قرار تحكمه لائحة تنظيم العمل في المنشأة، ويُسجَّل بعد ذلك في مسير الرواتب.
هل يرتبط كشف الحضور بجهاز البصمة؟
لا يتصل النموذج بأي جهاز. إن كان جهازك يصدّر الأوقات بصيغة Excel فانسخها إلى عمودي الحضور والانصراف بصيغة ساعة.دقيقة، فتُحسب الساعات والتأخير.
كيف أسجّل الإجازات في كشف الحضور؟
اختر «إجازة» في عمود الحالة، واكتب نوعها في الملاحظة في الوضع المتقدم. يُحسب اليوم في أيام الإجازة، ولا يدخل في الساعات أو التأخير أو الغياب.