نموذج بيانات الموظف استمارة تجمع ما تحتاجه المنشأة لفتح ملف الموظف الجديد: بياناته الشخصية والوظيفية، ووسيلة التواصل معه، وحسابه البنكي لصرف الراتب، والمستندات المرفقة. اكتب البيانات داخل الاستمارة وأشّر المستندات المستلمة، ثم نزّلها ليوقّعها الموظف. وتبويب «سجل جماعي» يضع بيانات الفريق كله في جدول واحد بصيغة Excel.
الاستمارة ستة أقسام مرقمة وقائمة مستندات وإقرار بصحة البيانات وتوقيعان. اجمع ما يلزم للعمل والراتب فقط، وأجّل ما لا تحتاجه الآن.
كيف تستعمل نموذج بيانات الموظف
- اختر «موظف» أو «موظفة» وتاريخ المباشرة، واكتب الاسم والجنسية والمسمى والجوال داخل الاستمارة.
- افتح الوضع المتقدم لإضافة الهوية أو الإقامة، وتاريخ الميلاد، والعنوان الوطني، وجهة الطوارئ، والآيبان، والمؤهل، ونوع العقد.
- أشّر المستندات التي استلمتها من القائمة، وراجع بطاقة «فحص الاستمارة» لعدد خانات الجوال والهوية والآيبان.
- نزّل الاستمارة بصيغة Word أو PDF للتوقيع، أو انتقل إلى «سجل جماعي» لتنزيل جدول الفريق بصيغة Excel.
ما هو نموذج بيانات الموظف
استمارة بيانات الموظف (Employee Information Form) أول ورقة في ملفه، ومنها تُنقل البيانات إلى العقد ومسيّر الرواتب وسجل الحضور. اجمع عند التعيين ما يلزم لصرف الراتب والتواصل والتسجيل النظامي: الاسم كما في الهوية، ورقمها، والجنسية، والمسمى، وتاريخ المباشرة، والجوال، والآيبان. أما المؤهل وجهة الطوارئ فيمكن استكمالهما خلال الأسبوع الأول. ويمكنك تنزيل نموذج بيانات موظف بصيغة Word من الزر أعلاه بعد تعبئته، أو نسخة فارغة تُملأ باليد. واختر «تحديث بيانات» في الوضع المتقدم حين يتغير الحساب البنكي أو الجوال.
ما البيانات المطلوبة عند تعيين موظف جديد
| القسم | إلزامي | اختياري أو لاحق |
|---|---|---|
| البيانات الشخصية | الاسم، الجنسية، رقم الهوية أو الإقامة، تاريخ الميلاد | الحالة الاجتماعية حين تعتمد عليها ميزة في العقد |
| البيانات الوظيفية | المسمى، الإدارة، تاريخ المباشرة، نوع العقد | الرقم الوظيفي يُضاف بعد إنشاء الملف |
| الاتصال | الجوال والعنوان الوطني | البريد الإلكتروني الشخصي |
| البنك | الآيبان واسم البنك قبل أول راتب | — |
| المستندات | صورة الهوية أو الإقامة، والعقد الموقّع | الشهادات، والسيرة الذاتية، وشهادة الخبرة |
للموظف غير السعودي اكتب رقم الإقامة وتاريخ انتهائها، وللعقد الجزئي اختر «دوام جزئي» في نوع العقد.
حماية بيانات الموظفين
رقم الهوية والآيبان والعنوان بيانات شخصية يشملها نظام حماية البيانات الشخصية في المملكة [تحقق]؛ راجع النص المحدّث ولوائحه لدى الجهة المختصة. احفظ الاستمارات في مجلد مقفل أو نظام بصلاحيات، ولا تتداول صور الهويات في مجموعات المراسلة. ولا تطلب في الاستمارة ما لا يحتاجه العمل، كالحالة الصحية أو الديانة.
من ملف ورقي إلى ملف إلكتروني
ابدأ بالسجل الجماعي: صف لكل موظف، وعمود «أيام حتى الانتهاء» يحسب المتبقي على كل إقامة ويلوّن ما ينتهي خلال 60 يوماً. ويصبح جدول البيانات غير كافٍ حين تتعدد النسخ بين الموظفين، أو تحتاج سجلاً بمن عدّل البيانات ومتى، أو تريد ربط البيانات بالرواتب والإجازات.
أخطاء شائعة في استمارة الموظف
- اسم مكتوب بغير صيغته في الهوية، فيختلف عن الحساب البنكي ويتعطل التحويل.
- آيبان ناقص خانة، ولا يُكتشف إلا عند أول راتب.
- استمارة لا تُحدَّث بعد تغيير الجوال أو البنك.
ملاحظات نظامية
فحص الهوية (10 أرقام تبدأ بـ1 أو 2) والآيبان (24 خانة تبدأ بـSA) شكلي فقط ولا يتحقق من الرقم لدى أي جهة. ومتطلبات حفظ البيانات الشخصية تتبع نظام حماية البيانات الشخصية ولوائحه [تحقق].
حين تتفرق بيانات الموظفين بين الرسائل وصور الهويات
نحن في ميكروتيك نبني برنامج محاسبة للمنشآت في المملكة، ومنه وحدة الموارد البشرية التي تحفظ ملف كل موظف في سجل واحد.
أسئلة شائعة
من يعبئ نموذج بيانات الموظف؟
يعبئه الموظف الجديد أو الموارد البشرية من مستنداته، ثم يراجعه الموظف ويوقّعه. التوقيع يثبت أن البيانات منه.
هل تُوقَّع استمارة بيانات الموظف؟
نعم. في آخرها إقرار بصحة البيانات والتزام بإبلاغ التغيير، وخانتا توقيع للموظف والموارد البشرية.
كم مرة تُحدَّث البيانات؟
عند كل تغيير في الجوال أو العنوان أو الحساب البنكي أو الإقامة، ومراجعة سنوية لبقية البيانات. اختر «تحديث بيانات» في الوضع المتقدم.
هل يلزم إرفاق المستندات مع نموذج بيانات الموظف بصيغة Word؟
صورة الهوية أو الإقامة والعقد الموقّع أساسيان، والبقية حسب الوظيفة. أشّر ما استلمته في قائمة المستندات قبل التنزيل. وللاستمارة صفحة إنجليزية مستقلة.