قد تعرض شاشة الكاشير رصيدًا قدره 30 عبوة من دواء واحد، لكن هذا الرقم لا يكشف أن 10 عبوات تنتهي صلاحيتها بعد شهرين، و12 عبوة تنتمي إلى تشغيلة أخرى، و8 عبوات وصلت بسعر شراء مختلف. ومع وجود 4,000 صنف وثلاث تشغيلات لبعض الأدوية، قد تتعامل الصيدلية مع آلاف السجلات التي تحتاج إلى متابعة منفصلة. لهذا يحتاج صاحب النشاط إلى برنامج محاسبة للصيدليات يربط كل دواء برقم التشغيلة وتاريخ الصلاحية وسعر الشراء والكمية والمورد، ثم يحدد الدفعة التي يجب صرفها أولًا.
وتفرض طبيعة القطاع الدوائي مستوى أعلى من الرقابة؛ فقد أطلقت الهيئة العامة للغذاء والدواء نظام التتبع الدوائي في عام 2018 لمراقبة جميع الأدوية البشرية المصنعة داخل السعودية والمستوردة إليها. كما رصدت الهيئة 6 صيدليات خلال يونيو 2024 بسبب مخالفات شملت عدم الإبلاغ عن حركة الأدوية عبر نظام التتبع الإلكتروني. توضح هذه الإجراءات أن إدارة المخزون الدوائي ترتبط بسلامة الدواء والقدرة على تتبع حركته، إلى جانب أثرها المالي على أرباح الصيدلية.
يمنح نظام محاسبة الصيدليات الإدارة رؤية واضحة للأدوية القريبة من انتهاء الصلاحية، وحركة كل تشغيلة، والمبيعات والمرتجعات والخصومات وأرصدة الفروع. كما تحتاج الصيدلية إلى إصدار فواتير إلكترونية عبر حل يطابق متطلبات هيئة الزكاة والضريبة والجمارك، وقد بدأت مرحلة الربط والتكامل على موجات منذ 1 يناير 2023. في هذا المقال، نوضح لك كيف ندير عبر O-GREEN من ميكروتيك المخزون الدوائي وتواريخ الصلاحية والتشغيلات والفواتير من منصة واحدة.
ما الذي تحتاجه الصيدلية من نظام محاسبة خاص؟
تتعامل الصيدلية مع مخزون لا تكفيه الكمية والسعر؛ فالعبوة ترتبط برقم تشغيلة، وتاريخ صلاحية، ورقم تسلسلي، ورمز تجاري عالمي. ويجمع الباركود الدوائي ثنائي الأبعاد في السعودية 4 بيانات أساسية تشمل تاريخ الانتهاء ورقم التشغيلة ورقم GTIN والرقم التسلسلي للعبوة، لذلك يحتاج نظام محاسبة الصيدليات إلى حفظ هذه التفاصيل وربطها بالمشتريات والمبيعات والمرتجعات. كما يتابع نظام التتبع الدوائي السعودي حركة الدواء عبر سلسلة الإمداد من التصنيع حتى وصوله إلى المستهلك، وقد رصدت الهيئة في يونيو 2024 ست صيدليات خالفت متطلبات توفر الأدوية أو الإبلاغ عن حركتها.
ويحتاج برنامج محاسبة للصيدليات إلى إدارة العمليات التالية:
- تسجيل رقم التشغيلة وتاريخ الصلاحية لكل دفعة دوائية.
- تنبيه الإدارة إلى الأصناف التي اقترب انتهاء صلاحيتها.
- صرف التشغيلات الأقرب انتهاءً قبل التشغيلات الأحدث.
- ربط كل دفعة بالمورد وسعر الشراء وفاتورة التوريد.
- متابعة الأدوية المتاحة والمحجوزة والمرتجعة بين الفروع.
- تسجيل الخصومات وأسعار البيع المختلفة بدقة.
- مراقبة الحد الأدنى للمخزون وإصدار طلبات شراء جديدة.
- ربط المبيعات بالمحاسبة والتحصيل وتقارير الأرباح.
- إصدار الفواتير الإلكترونية عبر حل يطابق متطلبات هيئة الزكاة؛ إذ تلزم الهيئة المنشآت الخاضعة بإصدار الفواتير وحفظها إلكترونيًا ضمن مرحلتي الفوترة المعتمدتين.
نحن في ميكروتيك نربط الصلاحية والتشغيلات والمبيعات داخل O-GREEN؛ اطلب تجربتك الآن.
أقرأ أيضًا: برنامج محاسبة لشركات السياحة والسفر: كيف تدير الحجوزات والعمولات
أهم مزايا برنامج محاسبة الصيدليات وشركات الأدوية
تحتاج الصيدلية وشركة توزيع الأدوية إلى نظام يربط المبيعات بالمخزون الدوائي على مستوى التشغيلة والعبوة. فالباركود الدوائي يحمل 4 بيانات رئيسية: رقم GTIN، والرقم التسلسلي، ورقم التشغيلة، وتاريخ الصلاحية. كما يتابع نظام RSD موقع كل عبوة دوائية مسجلة داخل السعودية، ويساعد الجهات والمنشآت على تحديد الأدوية المشمولة بالاستدعاء ووقف تداولها بسرعة. لهذا يجب أن يمنح برنامج محاسبة الصيدليات الإدارة سجلًا واضحًا لكل دفعة، بينما يحتاج نظام محاسبة شركات الأدوية إلى متابعة المستودعات والموردين والعملاء وحركة التوزيع والمرتجعات.
وتشمل المزايا التي يحتاجها النشاط:
- تسجيل رقم التشغيلة وتاريخ الصلاحية لكل كمية مستلمة.
- تنبيه الإدارة قبل انتهاء صلاحية الدفعات بمدة تحددها الصيدلية.
- صرف التشغيلة الأقرب انتهاءً قبل الدفعات الأحدث.
- ربط كل عبوة بالمورد وفاتورة الشراء وسعر التكلفة.
- تتبع المرتجعات والاستدعاءات حسب التشغيلة والرقم التسلسلي.
- متابعة الأرصدة بين الصيدليات والمستودعات والفروع.
- ضبط الحد الأدنى للمخزون وإظهار الأصناف التي تحتاج إلى طلب جديد.
- ربط الفاتورة بالكاشير والمخزون والحسابات والمدفوعات.
- عرض المبيعات اليومية والأدوية الأعلى حركة وأداء الفروع.
- دعم الفاتورة الإلكترونية وفق الإعدادات والمتطلبات التقنية المطبقة في السعودية.
نحن في ميكروتيك نربط O-GREEN بنظام ERP لتوحيد بيانات البيع والمخزون والمحاسبة؛ اطلب تجربة النظام على بيانات صيدليتك.
اقرأ أيضًا: برنامج محاسبة للورش وتأجير المعدات: كيف تدير عقود التأجير بلا فوضى
كيف تطبق نظام محاسبة في صيدليتك؟
يبدأ التطبيق بجرد المخزون حسب الصنف والتشغيلة وتاريخ الصلاحية، لا حسب اسم الدواء وحده. فإذا سجلت الصيدلية 3 تشغيلات لدواء واحد، يجب إدخال كل تشغيلة برصيدها وسعر شرائها وتاريخ انتهائها. ويحمل الباركود الدوائي ثنائي الأبعاد 4 بيانات رئيسية: رقم GTIN، والرقم التسلسلي، ورقم التشغيلة، وتاريخ الصلاحية، وهي بيانات يحتاج النظام إلى قراءتها وربطها بحركة العبوة داخل الصيدلية.
اتبع هذه الخطوات عند إعداد برنامج محاسبة للصيدليات:
- نفّذ جردًا فعليًا: احصر الأدوية المتاحة والمحجوزة والمرتجعة والتالفة.
- نظّم الأصناف: سجّل الاسم التجاري والتركيز والشكل الدوائي والعبوة والباركود.
- أدخل التشغيلات: اربط كل دفعة برقم التشغيلة وتاريخ الصلاحية والمورد وسعر الشراء.
- اضبط أولوية الصرف: وجّه الكاشير إلى صرف الدفعات الأقرب انتهاءً قبل الدفعات الأحدث.
- حدد فترات التنبيه: أنشئ تنبيهات قبل الصلاحية بـ30 أو 60 أو 90 يومًا حسب سياسة الصيدلية.
- سجّل الموردين والمرتجعات: اربط الدواء بفاتورة الشراء وشروط إعادة الأصناف القريبة من الانتهاء.
- اضبط حدود المخزون: حدد الحد الأدنى والحد الأعلى لكل دواء وفق معدل بيعه.
- وزّع الصلاحيات: افصل مهام الكاشير والمخزن والمشتريات والمحاسبة والإدارة.
- جهز الفاتورة الإلكترونية: يجب إصدار الفواتير وحفظها بصيغة إلكترونية منظمة عبر حل متوافق مع متطلبات هيئة الزكاة والضريبة والجمارك.
- اختبر دورة العمل: نفّذ عملية شراء وبيع ومرتجع وتحويل بين الفروع قبل الإطلاق الكامل.
ابدأ بعينة من 100 صنف و10 تشغيلات مختلفة، ثم طابق الرصيد الفعلي مع تقرير النظام واختبر تنبيه الصلاحية وحركة المرتجعات. نحن في ميكروتيك نهيئ O-GREEN وفق بيانات صيدليتك، ونربط المخزون والمبيعات والفواتير والحسابات داخل نظام واحد.
اطلب تجربة O-GREEN على مخزون صيدليتك الفعلي.
ما الفرق بين O-GREEN وأنظمة الكاشير العامة في الصيدليات؟
تحتاج الصيدلية إلى قراءة المخزون على مستوى الدواء والتشغيلة وتاريخ الصلاحية، لأن الباركود الدوائي ثنائي الأبعاد يحمل 4 بيانات رئيسية: رقم GTIN، والرقم التسلسلي، ورقم التشغيلة، وتاريخ الانتهاء. لهذا لا تكفي شاشة تعرض اسم الدواء والكمية الإجمالية. نحن في ميكروتيك نهيئ O-GREEN وفق دورة الصيدلية، ثم نربطه بنظام ERP لتوحيد بيانات المبيعات والمخزون والمشتريات والمحاسبة. ويدعم النظام إدارة الباركود، ومتابعة المخزون لحظيًا، وتعدد الفروع، والتقارير التجارية الدقيقة.
عنصر المقارنة | كاشير عام غير مهيأ للصيدليات | O-GREEN من ميكروتيك بعد التهيئة |
تعريف الدواء | اسم الصنف والباركود والكمية | نربط الصنف بالتشغيلة والصلاحية وبيانات الشراء |
المخزون | رصيد إجمالي لكل دواء | نتابع حركة الأصناف والكميات المتاحة لحظيًا |
تواريخ الصلاحية | مراجعة يدوية أو ملف منفصل | نضبط حقول الصلاحية وتقارير الدفعات القريبة من الانتهاء |
أرقام التشغيلات | لا تظهر في التقارير الأساسية | نربط كل دفعة برقم التشغيلة والمورد والفاتورة |
أولوية الصرف | يختار الموظف العبوة يدويًا | نهيئ دورة صرف تبدأ بالدفعة الأقرب انتهاءً |
المرتجعات | إرجاع كمية إلى رصيد الصنف | نربط المرتجع بالتشغيلة وسبب الإرجاع والمورد |
المشتريات | فاتورة شراء منفصلة | نربط الشراء بالمخزون والمورد والحسابات |
تعدد الفروع | أرصدة مستقلة أو تحديث متأخر | نتابع المخزون وأداء الفروع ضمن منظومة مترابطة |
التقارير | إجمالي المبيعات اليومية | نعرض المبيعات والأصناف الأعلى حركة وأداء الفروع |
المحاسبة | نقل يدوي إلى برنامج آخر | نربط O-GREEN مباشرة بنظام ERP |
إعادة الطلب | متابعة بشرية للكميات | نتابع مستوى إعادة الطلب ونقص الأصناف |
الفاتورة الإلكترونية | تحتاج إلى حل منفصل | ندعم الفواتير وفق إعدادات منظومة ميكروتيك ومتطلبات ZATCA |
يظهر الفرق عند وجود 3 تشغيلات لدواء واحد؛ فقد يعرض الكاشير العام 90 عبوة كرصيد موحد، بينما تحتاج الإدارة إلى معرفة أن 20 عبوة تنتهي بعد شهرين، و30 عبوة بعد 6 أشهر، و40 عبوة بعد عام. نحن نمنحك البيانات التي تساعدك على ترتيب الصرف، ومراجعة المرتجعات، ونقل الدفعات بين الفروع قبل اقتراب انتهاء صلاحيتها.
نحن في ميكروتيك نهيئ النظام وفق مخزون صيدليتك؛ اطلب تجربة O-GREEN الآن.
الأسئلة الشائعة عن برنامج محاسبة الصيدليات
هل ينبّه النظام قبل انتهاء صلاحية الدواء بوقت كافٍ؟
نعم، نضبط التنبيه قبل الصلاحية بـ30 أو 60 أو 90 يومًا حسب سياسة الصيدلية، مع تقرير بالدفعات القريبة من الانتهاء.
هل يدعم البرنامج فوترة شركات التأمين الطبي؟
يمكن ربط فواتير التأمين بحساب كل شركة ومتابعة المطالبات والتحصيل بعد تهيئة النظام وفق آلية التعاقد والربط المعتمدة لدى الصيدلية.
هل يناسب النظام صيدلية صغيرة بفرع واحد؟
نعم، نهيئ O-GREEN بعدد المستخدمين والوظائف التي يحتاجها الفرع، مع إمكانية إضافة فروع ووحدات جديدة عند التوسع.
هل يتتبع النظام أرقام التشغيلة لكل دفعة أدوية؟
نعم، نربط كل دفعة برقم التشغيلة وتاريخ الصلاحية والمورد وسعر الشراء، ثم نتابع حركتها في البيع والمرتجعات والتحويلات.