مؤشرات أداء المحل (KPIs) أرقام قليلة تخبرك أين يربح المحل وأين يتسرب ربحه: كم يدفع العميل في الفاتورة، وكم زائراً يشتري، وكم يبيع كل متر من المحل. اكتب مبيعات الشهر وعدد الفواتير والقطع والزوار والمساحة وتكلفة البضاعة، فتظهر ستة مؤشرات مع جملة تشرح كلاً منها بأرقامك. وفي الوضع المتقدم تضيف المخزون والفاقد، وتقارن شهرين، وتستبعد ضريبة القيمة المضافة 15% المفروضة في السعودية إن كان تقرير الكاشير يعرض المبيعات شاملة لها.
كيف تحسب مؤشرات أداء المحل
كل مؤشر قسمة رقم على رقم من تقاريرك، والمهم أن يأتي الرقمان من الفترة نفسها والفرع نفسه. المبيعات هنا صافية بعد المرتجعات، والتكلفة بسعر الشراء.
المبيعات لكل متر = المبيعات ÷ مساحة البيع · العائد على المخزون = مجمل الربح × 365 ÷ أيام الفترة ÷ متوسط المخزون
متوسط قيمة الفاتورة والقطع لكل فاتورة
متوسط قيمة الفاتورة (Average Transaction Value) هو ما يدفعه العميل في المرة الواحدة، ويسميه بعضهم «متوسط السلة». ويتكون من رقمين تستطيع العمل على كل منهما: عدد القطع في الفاتورة، ومتوسط سعر القطعة. إن ارتفع المتوسط لأن القطع زادت، فالعرض بجوار الكاشير والقطع المكملة تعمل. وإن ارتفع لأن سعر القطعة زاد، فقد يكون السبب رفع الأسعار أو تغير ما يشتريه العملاء، وتعرف أيهما من تقرير الأصناف.
معدل التحويل في المتجر
معدل التحويل نسبة الزوار الذين خرجوا بفاتورة. يحتاج عدّاداً عند الباب أو كاميرا تعدّ الداخلين، ويُحسب كل زائر مرة واحدة. العائلة التي تدخل بخمسة أشخاص وتخرج بفاتورة واحدة تخفض النسبة، لذلك قارن المحل بنفسه لا بمحلات أخرى. وإن كانت الفواتير أكثر من الزوار فالعدّاد لا يعمل أو الرقمان من فترتين مختلفتين، والحاسبة تنبهك لذلك.
المبيعات لكل متر مربع
المبيعات لكل متر مربع تقيس ما تبيعه مساحة البيع، وتفيد حين تقرر توسعة المحل أو استئجار فرع أصغر أو إعادة توزيع الأرفف. استعمل مساحة البيع التي يمشي فيها العميل فقط، بلا المستودع والمكاتب. وقارن الشهر بشهر مماثل، فمبيعات رمضان وموسم العودة إلى المدارس في المملكة لا تقارَن بشهر عادي.
هامش الربح الإجمالي والعائد على المخزون GMROI
هامش الربح الإجمالي (Gross Margin) نسبة ما يبقى من المبيعات بعد تكلفة البضاعة، قبل الرواتب والإيجار. والعائد الإجمالي على الاستثمار في المخزون (GMROI) يجيب سؤالاً آخر: كم ريال مجمل ربح يعطيه كل ريال واقف على الرف في السنة؟ الحاسبة تحوّل مجمل ربح الفترة إلى سنة بضربه في 365 وقسمته على أيام الفترة، ثم تقسمه على متوسط المخزون بالتكلفة. محلّان بالهامش نفسه قد يختلف عائدهما كثيراً إن كان أحدهما يحمل ضعف المخزون. ولدوران المخزون وأيام التغطية استعمل حاسبة مؤشرات المخزون.
نسبة الفاقد في الجرد
الفاقد (Shrinkage) هو الفرق بين ما يقوله النظام إنه على الرف وما وجدته في الجرد: سرقة، أو تلف، أو خطأ في الاستلام أو البيع. تعرضه الحاسبة بطريقتين: نسبة من المبيعات، ونسبة من مجمل الربح. الثانية أوضح لصاحب المحل، لأنها تقول كم من ربحه ضاع. احسب الفاقد بالطريقة نفسها كل مرة، بالتكلفة أو بسعر البيع، حتى تكون المقارنة صحيحة.
المبيعات شاملة الضريبة أم قبلها
تقرير الكاشير في كثير من المحلات يعرض المبيعات شاملة ضريبة القيمة المضافة. الضريبة ليست دخلاً للمحل، فإن حسبت الهامش على مبلغ شامل لها ظهر أعلى من حقيقته. فعّل «المبيعات التي كتبتها شاملة ضريبة القيمة المضافة» في الوضع المتقدم، فتقسم الحاسبة المبيعات على 1.15 قبل كل مؤشر: 207,000 ريال شاملة الضريبة تصبح 180,000 ريال صافية، فيبقى متوسط الفاتورة في المثال الأول 120.00 ريالاً.
أخطاء شائعة
- حساب الهامش من مبيعات شاملة الضريبة وتكلفة قبلها.
- عدّ المرتجعات فواتير مستقلة، فينخفض متوسط الفاتورة ويرتفع التحويل.
- مقارنة معدل التحويل بمحل آخر يعدّ زواره بطريقة مختلفة.
- قسمة المبيعات على مساحة المحل كلها مع المستودع.
- الحكم على GMROI لشهر واحد دون تحويله إلى سنة، فيبدو أقل بكثير.
ماذا تفعل بعد النتيجة
اختر مؤشراً واحداً تعمل عليه الشهر القادم، وارجع إلى الحاسبة بأرقام الشهر الجديد في عمود «فترة المقارنة» لترى أثره. التقرير بصيغة PDF يصلح للاجتماع الشهري مع مدير المحل، وزر «تنزيل Excel بالمعادلات» يعطيك المعادلات نفسها لتضيف أشهراً أو فروعاً. يطلب أول تنزيل اسمك وجوالك في نافذة قصيرة مرة واحدة، واللوحة تعمل دونها. ولتسعير صنف بعينه بهامش تستهدفه استعمل حاسبة هامش الربح.
حين تجمع الأرقام من ثلاثة تقارير
القسمة في هذه الحاسبة سهلة، والوقت يضيع في جمع أرقامها: المبيعات من الكاشير، والتكلفة من المحاسب، والمخزون من الجرد، وكل منها حتى تاريخ مختلف. نحن في ميكروتيك نقدم O-Green، كاشيراً ونقاط بيع للتجزئة للمحلات في المملكة. جرّبه بأرقام محلك قبل أن تقرر.