نموذج ملف حماية الأجور أعلاه جدول تكتب فيه لكل موظف رقم هويته وآيبانه ومكونات أجره، فيُفحص كل آيبان ورقم هوية، ويُحسب الصافي وإجمالي التحويل. ثم تنزّل الملف بصيغة TXT أو CSV أو Excel، وترتّب أعمدته وفق ما يطلبه بنكك أو منصة مدد.
الصافي = الأساسي + السكن + البدلات الأخرى − الحسميات. في المثال سبعة موظفين وإجمالي تحويل 42,250.00 ر.س، وصف واحد متلوّن لأن آيبانه 23 خانة بدل 24.
ما هو ملف حماية الأجور وما وظيفته
ملف حماية الأجور (WPS File) كشف شهري بأجر كل موظف ورقم هويته وآيبانه، ترفعه المنشأة ليُثبت أن الأجور صُرفت كاملة وفي موعدها. برنامج حماية الأجور في المملكة تشرف عليه وزارة الموارد البشرية والتنمية الاجتماعية، وتلتزم به منشآت القطاع الخاص وفق مراحل حددتها الوزارة. ومنصة مدد من القنوات التي يُرفع عليها الملف، وهي التي تحدد قالب الرفع وأعمدته الإلزامية، وبعض البنوك تطلب ملف TXT نصياً بترتيب أعمدة خاص بها.
طريقة تجهيز ملف حماية الأجور TXT
- انسخ الأسماء وأرقام الهويات أو الإقامات والآيبانات من سجل الموظفين، والأجور من مسير الرواتب المعتمد للشهر في ملف Excel أو نظامك.
- صحّح كل صف متلوّن؛ مرّر المؤشر على الخانة الحمراء لترى السبب.
- طابق «إجمالي التحويل» مع صافي المسير. أي فرق معناه موظف ناقص أو حسم لم يُسجَّل.
- نزّل الملف بصيغة TXT: أعمدته الثمانية مفصولة بفواصل، بترميز UTF-8 حتى تبقى الأسماء العربية سليمة.
- رتّب الأعمدة حسب دليل بنكك أو قالب المنصة، ثم ارفعه وأشّر بنود تبويب «قبل رفع الملف».
| العمود | ما تكتبه |
|---|---|
| رقم الهوية أو الإقامة | عشرة أرقام: الهوية الوطنية تبدأ بـ1، والإقامة بـ2. |
| الآيبان | 24 خانة بلا مسافات: SA ثم رقمان للتحقق ثم 20 رقماً. |
| الأساسي وبدل السكن | كما في العقد المسجل، لأن المنصة تقارن ما يُصرف بالأجر المسجل. |
| الحسميات | الغياب وأقساط السلف والجزاءات، وسببها في عمود الملاحظة في الوضع المتقدم. |
أخطاء رفع ملف الأجور وكيف تتجنبها
- آيبان بمسافات أو بحرف O بدل الصفر، أو ناقص خانة. الجدول يفحص الطول ومجموع التحقق MOD-97، كما في صف أنيل كومار في المثال؛ صحّحه من شهادة الآيبان.
- رقم هوية بتسعة أرقام أو يبدأ بغير 1 و2. الفحص شكلي، فطابقه مع الهوية نفسها.
- فاصلة داخل الاسم تكسر أعمدة الملف النصي. الملف المنزّل يضع هذا الاسم بين علامتي تنصيص.
- صافٍ لا يطابق المسير، أو موظف غادر ما زال في الملف. طابق الإجمالي قبل التنزيل.
- أساسي يختلف عن الأجر المسجل في العقد، أو تحويل إلى حساب قريب الموظف.
الفرق بين نموذج حماية الأجور PDF وملف TXT
ملف TXT أو CSV هو ما يُرفع فعلياً بعد ترتيب أعمدته، أما نسخة PDF فللمراجعة والاعتماد الداخلي: يوقّع عليها المحاسب ومدير الموارد البشرية، وتُحفظ مع مسير الشهر وإشعار التحويل، ولا تُرفع. أما النسخة بصيغة Excel فتحتفظ بمعادلة الصافي والإجماليات لتعدّله الشهر القادم.
ملاحظات نظامية
مواعيد الرفع ونسب الالتزام والمخالفات تتغير بقرارات من الوزارة؛ راجع آخر ما نشرته الوزارة ومنصة مدد [تحقق]. ترتيب أعمدة الملف ونوعه تحددهما المنصة والبنك، والصفحة لا تدّعي المطابقة. فحص الآيبان هنا وفق معيار ISO 13616 للشكل ومجموع التحقق، ولا يتصل بأي بنك.
حين يصبح تجهيز ملف الأجور عملاً شهرياً متكرراً
نحن في ميكروتيك نبني برنامج محاسبة يجمع المبيعات والمشتريات والمخزون والمالية، ومنه وحدة الموارد البشرية، فتبقى بيانات الموظفين وأجورهم في سجل واحد.
الأسئلة الشائعة عن ملف حماية الأجور
متى يُرفع ملف حماية الأجور؟
كل شهر بعد صرف الرواتب، في المهلة التي تحددها وزارة الموارد البشرية ومنصة مدد. المهلة تتغير بالقرارات، فراجعها في المنصة ولا تعتمد على رقم منقول.
هل أرفع ملفاً واحداً أو أكثر في الشهر؟
يكفي ملف واحد إذا صُرفت الرواتب كلها من حساب واحد. وإذا صُرفت من أكثر من بنك أو لأكثر من منشأة، فجهّز ملفاً لكل مجموعة حسب ما تطلبه المنصة والبنك.
كيف أعدّل ملف حماية الأجور المرفوض؟
اقرأ سبب الرفض، وصحّح الصف في الجدول أعلاه حتى يزول تلوّنه، ثم نزّل الملف من جديد وارفعه. لا تعدّل الملف النصي يدوياً حتى لا تنكسر أعمدته.
هل تختلف صيغة ملف txt حماية الأجور بين البنوك؟
نعم، فلكل بنك ترتيب أعمدة وفاصل ورأس ملف قد يختلف. الملف المنزّل بأعمدة ثابتة، تعيد ترتيبها حسب دليل بنكك ثم تحفظه.
ما علاقة ملف حماية الأجور بمسير الرواتب؟
المسير كشف داخلي بتفاصيل كل بدل وحسم والتأمينات، والملف بيانات التحويل التي تُرفع. الصافي في الاثنين يجب أن يتطابق، فابدأ الملف من المسير المعتمد.