تسوية المندوب اليومية (Van Sales Settlement) مطابقة آخر اليوم بين ما خرج في سيارة المندوب صباحاً وما عاد بها مساءً: الأصناف بالكمية والقيمة، والنقد بما يجب تسليمه وما سُلّم فعلاً. ورقة الأصناف أعلاه تحسب المتوقع في السيارة والفرق لكل صنف، وورقة النقد تحسب الصندوق، ومنهما يُبنى إذن تحميل السيارة ومحضر التسوية.
المتوقع في السيارة = رصيد أول اليوم + المحمّل − المباع + المرتجع السليم، والنقد المتوقع = البيع النقدي + التحصيل النقدي − المصروفات المعتمدة. في المثال مبيعات 4,596.05 ر.س، وعجز أصناف 121.90 ر.س، وعجز صندوق 26.05 ر.س.
كيف تستعمل نموذج تسوية مندوب المبيعات
- صباحاً: عُدّ ما بقي في السيارة من الأمس، واكتب المحمّل من المستودع، ثم نزّل «إذن تحميل السيارة» ليوقّعه أمين المستودع والمندوب.
- مساءً: اكتب المباع والمرتجع السليم من فواتير اليوم، وعُدّ ما في السيارة فعلاً واكتبه في «المتبقي الفعلي».
- في «التسوية النقدية» سطر لكل فاتورة وتحصيل ومصروف، وسطر أخير للنقد الذي سُلّم للمحاسب.
- افتح «محضر التسوية اليومية»، واختر ما تقرر في الفرق، ونزّله ليوقّعه المندوب والمحاسب.
يمكنك تنزيل الورقتين بصيغة Excel بمعادلاتهما، أو أخذ ملف Excel فارغ تكرر استعماله كل يوم.
تسوية الأصناف في مبيعات الفان
مبيعات الفان (Van Sales) أن يبيع المندوب من بضاعة يحملها معه ويسلّمها للعميل في الزيارة نفسها، فتصبح السيارة مستودعاً صغيراً في عهدته. في المثال حُمّل 25 كرتون حليب وبيع منها 19، فالمتوقع 6، وعُدّ في السيارة 5: عجز كرتون واحد قيمته 52.90 ر.س. المرتجع التالف يُعدّ منفصلاً ويُسلَّم للمستودع، فلا يدخل في المتوقع.
خط سير المندوب وتقرير زياراته في نموذج مستقل، وحساب عمولته في حاسبة العمولة؛ هذه الصفحة لما يحدث للبضاعة والنقد بين خروج السيارة وعودتها.
التسوية النقدية وعجز المندوب
عجز المندوب هو أن يسلّم نقداً أقل من النقد المتوقع. في المثال: بيع نقدي 2,746.05 ر.س + تحصيل نقدي من عميل آجل 1,200.00 ر.س − وقود 120.00 ر.س = 3,826.05 ر.س متوقعة، وسُلّم 3,800.00 ر.س، فالعجز 26.05 ر.س. مبيعات مدى والآجل والشيكات لا تدخل الصندوق، لكنها تدخل في مجموع مبيعات اليوم الذي يجب أن يساوي قيمة المباع في ورقة الأصناف.
إذن تحميل سيارة المندوب وتسوية العهدة
إذن التحميل يثبت بداية العهدة: ما استلمه المندوب بالعدد وتوقيع من سلّمه. ومحضر التسوية يغلقها: ما بيع، وما بقي، وما نقص، وما تقرر فيه. بلا إذن موقّع صباحاً يصبح أي عجز مساءً خلافاً على ما حُمّل أصلاً.
أخطاء شائعة
- ترحيل الفروق أسبوعاً، فيضيع سببها بين فواتير أيام كثيرة.
- جمع المرتجع التالف مع السليم، فيبدو في السيارة بضاعة صالحة غير موجودة.
- حساب مبيعات مدى ضمن النقد المطلوب من المندوب.
- تحميل السيارة دون عدّ ما بقي فيها من الأمس.
ملاحظات نظامية ومحاسبية
الأسعار في المثال شاملة ضريبة القيمة المضافة في المملكة (15%) وفق دليل هيئة الزكاة والضريبة والجمارك، والوضع المتقدم يعرض المبيعات قبل الضريبة (3,996.57 ر.س) والضريبة (599.48 ر.س)، ونسبتها قابلة للتعديل في الإعدادات. تقييم عجز الأصناف بسعر البيع أو بالتكلفة سياسة تحددها المنشأة. وتحميل العجز على المندوب بالحسم من أجره له شروط في نظام العمل السعودي؛ راجع النص المحدّث لدى وزارة الموارد البشرية قبل أي حسم.
حين تخرج كل صباح أكثر من سيارة
نحن في ميكروتيك نبني O-Orange، نظام مبيعات المناديب الميدانية والتوزيع.
أسئلة شائعة
كيف أحسب عجز المندوب في الأصناف؟
المتوقع في السيارة = رصيد أول اليوم + المحمّل − المباع + المرتجع السليم، ثم اطرحه من المعدود فعلاً. مثال: حليب حُمّل منه 25 وبيع 19، فالمتوقع 6، والمعدود 5، فالعجز كرتون واحد قيمته 52.90 ر.س.
هل تدخل مبيعات مدى والشيكات في النقد المطلوب من المندوب؟
لا. النقد المتوقع = البيع النقدي + التحصيل النقدي − المصروفات المعتمدة. الشيكات تُسلَّم مع النقد وتُعدّ منفصلة، ومدى يصل إلى حساب المنشأة مباشرة.
ما الفرق بين المرتجع السليم والتالف؟
السليم يعود إلى رصيد السيارة ويُباع مرة أخرى، فيدخل في المتوقع. التالف يُعدّ منفصلاً ويُسلَّم للمستودع بمحضر، ويظهر عدده في الوضع المتقدم.
هل يصلح نموذج تسوية المندوب لمندوبة؟
نعم. مفتاح «مندوب | مندوبة» في الإذن والمحضر يضبط الصياغة والتوقيع، ولا تظهر صيغة مختلطة في الملف.