تعتبر الفاتورة الضريبية من أهم المستندات في دورة المبيعات وضريبة القيمة المضافة داخل المنشآت السعودية، لأنها توثق عملية التوريد وتوضح بيانات البائع والمشتري وقيمة السلع أو الخدمات والضريبة المستحقة.
ومع تطبيق الفوترة الإلكترونية في السعودية، أصبحت المنشآت الخاضعة للائحة مطالبة بإصدار وحفظ الفواتير من خلال حل إلكتروني متوافق، مع تضمين العناصر المطلوبة بحسب نوع الفاتورة. بدأت مرحلة الإصدار والحفظ في 4 ديسمبر 2021، ثم بدأت مرحلة الربط والتكامل مع منصة فاتورة في 1 يناير 2023 على شكل موجات متتابعة.
في هذا الدليل نوضح شروط الفاتورة الضريبية، وأهم تفاصيل الفاتورة التي يجب مراجعتها، والفرق بين الفاتورة الضريبية والفاتورة المبسطة، ومتى يستخدم كل نوع في التعاملات بين الشركات والمتاجر والمطاعم والأنشطة الخدمية في السعودية.
ما هي الفاتورة الضريبية ومتى تصدرها المنشأة؟
الفاتورة الضريبية هي مستند يصدره الشخص الخاضع للضريبة لتوثيق توريد خاضع لضريبة القيمة المضافة، وتستخدم غالبًا في المعاملات التي تتم من منشأة إلى منشأة B2B.
أما الفاتورة الضريبية المبسطة فتستخدم غالبًا في المعاملات الفورية من منشأة إلى مستهلك B2C، مثل البيع في متجر أو مطعم أو نقطة بيع.
متى تستخدم الفاتورة الضريبية؟
تستخدم عادة عندما يكون المشتري منشأة تحتاج إلى فاتورة تحتوي على بياناتها الضريبية اللازمة لتوثيق العملية والاستفادة من المعالجة الضريبية وفق الشروط المطبقة.
ومن أمثلتها:
- بيع بضاعة من مورد إلى شركة.
- تقديم خدمات بين منشأتين.
- بيع معدات إلى مؤسسة مسجلة في ضريبة القيمة المضافة.
- إصدار فواتير مبيعات آجلة للشركات.
- توريد منتجات بصورة دورية لعميل تجاري.
ومن المتطلبات التي أكدت عليها ZATCA وجود الرقم الضريبي للمشتري المسجل في ضريبة القيمة المضافة في الفاتورة الضريبية، إضافة إلى بقية العناصر المطلوبة بحسب نوع الفاتورة.
ما الذي يجعل الفاتورة غير مكتملة ضريبيًا؟
وجود مبلغ وضريبة على الورقة لا يجعلها فاتورة ضريبية سليمة تلقائيًا.
المشكلة قد تكون في أحد العناصر الأساسية مثل:
- غياب بيانات المورد.
- رقم ضريبي غير صحيح.
- نقص بيانات المشتري المطلوبة.
- عدم توضيح تاريخ إصدار الفاتورة.
- أخطاء في قيمة التوريد أو الضريبة.
- استخدام نوع فاتورة غير مناسب للمعاملة.
- غياب رمز QR عندما يكون مطلوبًا.
- إصدار الفاتورة يدويًا بدل استخدام حل إلكتروني متوافق.
- تعديل فاتورة سابقة بطريقة لا تتوافق مع آلية الإشعارات الدائنة والمدينة.
وتوضح الهيئة أن الفواتير المكتوبة بخط اليد أو المنشأة باستخدام برامج كتابة النصوص لا تعد فواتير إلكترونية، وأن المكلف يجب أن يستخدم حل فوترة إلكترونيًا يستوفي متطلبات الهيئة.
شروط الفاتورة الضريبية وعناصرها الأساسية
تختلف متطلبات الفاتورة الضريبية عن الفاتورة المبسطة، كما تختلف بعض الحقول الفنية بحسب مرحلة الفوترة الإلكترونية التي تخضع لها المنشأة.
وتنشر هيئة الزكاة والضريبة والجمارك مواصفات وقاموس بيانات خاصًا بعناصر الفوترة الإلكترونية يجب الرجوع إليه عند بناء أو تهيئة نظام الإصدار.
أهم بيانات الفاتورة الضريبية
من أهم البيانات التي يجب تنظيمها ومراجعتها:
- نوع الفاتورة: توضيح أنها فاتورة ضريبية.
- تاريخ الإصدار: التاريخ المرتبط بإنشاء الفاتورة.
- رقم تسلسلي: رقم يميز الفاتورة داخل النظام.
- بيانات المورد: اسم المنشأة وبياناتها المطلوبة.
- رقم تسجيل ضريبة القيمة المضافة للمورد.
- بيانات المشتري: بحسب متطلبات الفاتورة والحالة.
- الرقم الضريبي للمشتري: عندما يكون المشتري مسجلًا وتستلزم الفاتورة ذلك.
- وصف السلع أو الخدمات.
- الكميات والأسعار.
- قيمة التوريد قبل الضريبة.
- نسبة ضريبة القيمة المضافة.
- قيمة ضريبة القيمة المضافة.
- الإجمالي المستحق.
- الخصومات أو التعديلات عند وجودها.
- الحقول الفنية الأخرى المطلوبة في الفوترة الإلكترونية بحسب المرحلة.
ويجب عند التنفيذ الفعلي الرجوع إلى مواصفات الفاتورة وقاموس البيانات المنشور من ZATCA، لأن الحقول التفصيلية تختلف بحسب نوع الفاتورة والحالة ومرحلة الربط.
بيانات البائع والمشتري: لماذا يجب ضبطها من البداية؟
من أكثر أخطاء فواتير المبيعات تكرار بيانات العميل بطريقة مختلفة في كل فاتورة.
الأفضل أن يحتوي النظام على سجل موحد للعميل يتضمن، بحسب الحاجة:
- الاسم النظامي.
- الرقم الضريبي.
- العنوان.
- بيانات السجل.
- وسائل التواصل.
- شروط الدفع.
- الحدود الائتمانية عند استخدامها.
هذا التنظيم يقلل احتمال ظهور رقم ضريبي لعميل مختلف أو كتابة اسم المنشأة بصور متعددة في النظام.
كيف تظهر الضريبة والمبالغ داخل الفاتورة؟
يجب أن تسمح تفاصيل الفاتورة للقارئ بفهم قيمة العملية والضريبة المترتبة عليها بوضوح.
على سبيل المثال، إذا كانت قيمة توريد خاضع للنسبة الأساسية 2,000 ريال:
- قيمة التوريد قبل الضريبة: 2,000 ريال.
- ضريبة القيمة المضافة 15%: 300 ريال.
- الإجمالي شامل الضريبة: 2,300 ريال.
وعند وجود عدة أصناف أو أكثر من معالجة ضريبية، يجب إعداد تفاصيل الفاتورة وفق المتطلبات الخاصة بكل بند وتصنيفه.
الفرق بين الفاتورة الضريبية والفاتورة المبسطة
الفرق بين الفاتورة الضريبية والفاتورة المبسطة يرتبط أساسًا بطبيعة العميل والمعاملة والبيانات المطلوبة.
العنصر | الفاتورة الضريبية | الفاتورة الضريبية المبسطة |
الاستخدام الشائع | معاملات منشأة مع منشأة B2B | معاملات منشأة مع مستهلك B2C |
بيانات المشتري | تكون أكثر تفصيلًا وفق المتطلبات | أبسط عادة في معاملات المستهلك |
الرقم الضريبي للمشتري | مطلوب في الحالات المطبقة على المشتري المسجل | لا يمثل المتطلب المعتاد في معاملة المستهلك |
QR Code | يخضع لمتطلبات المرحلة والحالة | من العناصر المهمة في الفاتورة المبسطة |
أمثلة | توريد شركة لشركة | متجر، مطعم، نقطة بيع |
الاستخدام في B2B منخفض القيمة | هو الأصل عادة | يمكن إصدار مبسطة إذا كانت التوريدات الخاضعة للضريبة أقل من 1,000 ريال وفق الشروط |
وتوضح ZATCA أن الفاتورة الضريبية المبسطة تستخدم في معظم معاملات B2C، كما يمكن استخدامها في معاملة بين منشأتين إذا كانت قيمة التوريدات الخاضعة للضريبة أقل من 1,000 ريال. ويخص هذا الحد معاملات B2B عند اختيار المورد إصدار فاتورة مبسطة.
متى تستخدم فاتورة مبسطة؟
تكون فاتورة مبسطة مناسبة عادة عند البيع المباشر للمستهلك النهائي.
ومن الأمثلة:
- فاتورة مطعم.
- فاتورة محل تجزئة.
- فاتورة نقطة بيع في متجر.
- فاتورة ورشة سيارات لعميل فرد.
- فاتورة تاكسي أو خدمة نقل عند انطباق متطلبات النشاط.
- فاتورة نقدية لعملية بيع مباشرة إلى مستهلك.
تصنيف الفاتورة لا يعتمد فقط على اسم النشاط؛ طبيعة العميل والمعاملة ومتطلبات النظام هي التي تحدد النوع المناسب.
ماذا يجب أن يظهر في رمز QR للفاتورة المبسطة؟
توضح هيئة الزكاة والضريبة والجمارك أن الحد الأدنى من المعلومات التي تظهر عند قراءة رمز الاستجابة السريعة في الفاتورة الضريبية المبسطة يشمل:
- اسم المورد.
- رقم تسجيل ضريبة القيمة المضافة للمورد.
- التاريخ والوقت.
- إجمالي الفاتورة شامل الضريبة.
- إجمالي ضريبة القيمة المضافة.
كما يجب مراعاة المتطلبات الإضافية الخاصة بمرحلة الربط والتكامل عند دخول المنشأة ضمن الموجة المحددة لها.
أمثلة عملية على اختيار نوع الفاتورة
متجر تجزئة
اشترى مستهلك جهازًا منزليًا من محل ودفع مباشرة عند الكاشير. في هذه الحالة تكون الفاتورة الضريبية المبسطة هي النوع المعتاد لمعاملة B2C.
مطعم
طلب عميل وجبة ودفع عند نقطة البيع. فاتورة المطعم في هذه المعاملة تكون عادة فاتورة ضريبية مبسطة، ويجب أن يصدرها نظام فوترة إلكتروني يستوفي المتطلبات المناسبة للنشاط.
شركة تشتري أجهزة من مورد
اشترت شركة مسجلة في ضريبة القيمة المضافة أجهزة مكتبية من مورد بقيمة 25,000 ريال. هنا تستخدم عادة الفاتورة الضريبية الكاملة، مع إدراج بيانات المشتري المطلوبة والرقم الضريبي عندما ينطبق ذلك.
معاملة صغيرة بين منشأتين
إذا كانت قيمة التوريدات الخاضعة للضريبة في معاملة B2B أقل من 1,000 ريال، تسمح قواعد ZATCA بإصدار فاتورة ضريبية مبسطة وفق الشروط.
الفواتير التجارية والفاتورة الضريبية
مصطلح فواتير تجارية أوسع من مفهوم الفاتورة الضريبية.
قد تستخدم الشركة فواتير ومستندات تجارية لأغراض البيع والتوريد والتصدير والتعامل مع العملاء، بينما تخضع الفاتورة الضريبية لمتطلبات نظام ضريبة القيمة المضافة والفوترة الإلكترونية.
لذلك يجب على المنشأة تحديد وظيفة كل مستند وعدم افتراض أن أي فاتورة تجارية تحقق تلقائيًا متطلبات فاتورة ضريبة في السعودية.
كيف تصحح فاتورة ضريبية بعد إصدارها؟
عندما يحتاج مبلغ الفاتورة أو بياناتها إلى تعديل يؤثر على العملية الضريبية، تستخدم الإشعارات الدائنة أو المدينة وفق الحالة بدل التعامل مع الفاتورة الصادرة كملف يمكن تعديله بحرية.
بشكل مبسط:
الحالة | المستند المستخدم |
تخفيض قيمة فاتورة سابقة | إشعار دائن |
زيادة قيمة فاتورة سابقة | إشعار مدين |
ربط التعديل بعملية سابقة | يجب الإشارة إلى الفاتورة المعنية وفق المتطلبات |
وتوضح ZATCA أن الإشعار الدائن يعكس تعديل المقابل بالنقص، بينما يعكس الإشعار المدين تعديله بالزيادة.
لذلك تحتاج دورة الفوترة داخل النظام إلى الاحتفاظ بعلاقة واضحة بين الفاتورة الأصلية والإشعار الذي عدلها.
17 نقطة يجب مراجعتها قبل إصدار الفاتورة الضريبية
قبل اعتماد أي فاتورة، راجع:
- نوع الفاتورة: ضريبية أم ضريبية مبسطة.
- طبيعة العميل: منشأة أم مستهلك.
- بيانات المورد: تأكد من صحتها.
- الرقم الضريبي للمورد: يجب أن يكون مسجلًا بصورة صحيحة.
- بيانات المشتري: أدرج المطلوب بحسب نوع الفاتورة.
- الرقم الضريبي للمشتري: راجعه عندما يكون مطلوبًا.
- تاريخ الإصدار: تأكد من الفترة الصحيحة.
- رقم الفاتورة: استخدم تسلسلًا منظمًا.
- الأصناف أو الخدمات: اكتب وصفًا يعكس التوريد.
- الكميات: راجع الوحدات والكميات.
- الأسعار: تحقق من السعر قبل الضريبة وبعدها.
- الخصومات: طبقها في الموضع الصحيح.
- نسبة الضريبة: راجع المعالجة الضريبية لكل بند.
- قيمة الضريبة: تأكد من صحة الحساب.
- الإجمالي: طابقه مع مكونات الفاتورة.
- QR Code: تأكد من وجوده وصحته عندما يكون مطلوبًا.
- متطلبات الربط: تأكد من جاهزية النظام للمتطلبات التي تنطبق على منشأتك ضمن مرحلة الربط والتكامل.
وتؤكد الهيئة أن الحل الإلكتروني يجب ألا يسمح بخصائص محظورة مثل التلاعب بالفواتير أو السجلات أو إنشاء أكثر من تسلسل غير منضبط للفواتير.
ميكروتيك: أفضل برنامج محاسبة في السعودية لإصدار الفواتير
في ميكروتيك نربط إصدار فواتير المبيعات ببيانات العملاء والأصناف وضريبة القيمة المضافة والحسابات داخل نظام ERP، بحيث تستخدم بيانات العملية نفسها داخل دورة البيع والحسابات بدل إعادة إدخالها في ملفات منفصلة.
ونركز في إعداد دورة الفوترة على:
- إنشاء ملفات واضحة للعملاء.
- حفظ الرقم الضريبي وبيانات العميل.
- إعداد ضريبة القيمة المضافة.
- إصدار الفاتورة الضريبية أو المبسطة وفق نوع العملية.
- ربط الفاتورة بالمبيعات.
- ربط الفواتير بحسابات العملاء.
- إدارة المرتجعات والإشعارات المرتبطة بها.
- حفظ بيانات الفواتير إلكترونيًا.
- دعم متطلبات الفوترة الإلكترونية المطبقة على المنشأة في السعودية.
- ربط دورة الفوترة بالحسابات والمخزون بحسب إعداد النظام.
وفي موادنا الخاصة بالفوترة الإلكترونية، نوصي باختبار النظام على فاتورة حقيقية للتأكد من ظهور بيانات البائع والمشتري والرقم الضريبي والضريبة والإجمالي، والتحقق من جاهزية الربط مع منصة فاتورة عند دخول المنشأة ضمن المرحلة الثانية.
إذا كنت تريد اختبار إصدار فاتورة ضريبية وفاتورة مبسطة وربطهما بالمبيعات والحسابات داخل دورة فعلية، تواصل معنا في ميكروتيك لتجربة أنظمتنا على نشاطك.
نظام فوترة متكامل مقابل قالب فاتورة جاهز
العنصر | قالب Word أو Excel | نظام فوترة وERP |
إنشاء الفاتورة الإلكترونية | لا يحقق وحده مفهوم الفاتورة الإلكترونية | تصدر من خلال حل إلكتروني مهيأ |
بيانات العميل | تعاد كتابتها | تستدعى من سجل العميل |
الرقم الضريبي | إدخال يدوي متكرر | يحفظ ضمن البيانات الأساسية |
احتساب VAT | يحتاج معادلات أو إدخالًا يدويًا | يحتسب وفق الإعداد |
الترقيم | يحتاج متابعة يدوية | يمكن تنظيم التسلسل |
ربط المبيعات | منفصل | الفاتورة جزء من دورة البيع |
حساب العميل | يحتاج تسجيلًا آخر | يرتبط بالفاتورة |
المخزون | لا يتأثر تلقائيًا | يمكن ربطه بالحركة حسب الدورة |
الإشعارات الدائنة والمدينة | ملفات منفصلة | ترتبط بالفاتورة الأصلية |
الربط مع متطلبات ZATCA | غير كافٍ | يتم تجهيز الحل وفق المتطلبات المطبقة |
ومن المهم هنا التفريق بين استخدام Word أو Excel لأعمال داخلية وبين إصدار الفاتورة الإلكترونية؛ إذ توضح ZATCA أن الفواتير المكتوبة يدويًا أو المنشأة ببرامج كتابة النصوص لا تعتبر فواتير إلكترونية.
إذا كانت فواتير المبيعات لديك منفصلة عن العملاء والمخزون والحسابات، تواصل معنا لتجربة نظام ميكروتيك ومراجعة دورة إصدار الفواتير من البيع حتى القيد والتحصيل.
الأسئلة الشائعة عن الفاتورة الضريبية
1. ما الفرق بين فاتورة ضريبية وفاتورة عادية؟
الفاتورة الضريبية تخضع لمتطلبات نظام ضريبة القيمة المضافة والفوترة الإلكترونية وتتضمن البيانات الضريبية المطلوبة. أما مصطلح “فاتورة عادية” فليس نوعًا ضريبيًا محددًا، وقد يشير إلى مستند تجاري لا يستوفي هذه المتطلبات.
2. ما الفرق بين الفاتورة الضريبية والفاتورة المبسطة؟
الفاتورة الضريبية تستخدم غالبًا في معاملات B2B، بينما تستخدم الفاتورة الضريبية المبسطة غالبًا في معاملات B2C. ويمكن إصدار فاتورة مبسطة في بعض معاملات B2B إذا كانت قيمة التوريدات الخاضعة للضريبة أقل من 1,000 ريال.
3. هل يجب ذكر الرقم الضريبي في كل فاتورة؟
رقم تسجيل ضريبة القيمة المضافة للمورد من عناصر الفاتورة الضريبية، بينما تتحدد بيانات المشتري المطلوبة بحسب نوع الفاتورة والحالة. وتؤكد الهيئة أهمية الرقم الضريبي للمشتري المسجل في الفواتير الضريبية عند انطباق المتطلب.
4. متى أستخدم فاتورة مبسطة في محل تجزئة؟
عند البيع المباشر للمستهلك تكون الفاتورة الضريبية المبسطة هي النوع المستخدم غالبًا، مع استيفاء حقولها ومتطلبات رمز QR والفوترة الإلكترونية.
5. هل فاتورة المطعم فاتورة ضريبية مبسطة؟
في المعاملات المعتادة بين المطعم والمستهلك النهائي تكون فاتورة المطعم ضمن معاملات B2C التي تستخدم فيها الفاتورة الضريبية المبسطة غالبًا.
6. هل يمكن إصدار فاتورة ضريبية باستخدام Word أو Excel؟
لا تعتبر الفاتورة المنشأة ببرنامج كتابة نصوص أو الفاتورة اليدوية فاتورة إلكترونية وفق متطلبات مرحلة الإصدار والحفظ؛ يجب استخدام حل إلكتروني متوافق مع متطلبات الهيئة.
7. ماذا يحتوي QR Code في الفاتورة المبسطة؟
يشمل الحد الأدنى عند قراءة الرمز اسم المورد، ورقم تسجيله في ضريبة القيمة المضافة، والتاريخ والوقت، وإجمالي الفاتورة شامل الضريبة، وإجمالي ضريبة القيمة المضافة.
8. كيف أصحح فاتورة ضريبية صدرت بخطأ؟
عندما يستلزم التصحيح تعديل قيمة التوريد أو الضريبة، تستخدم الإشعارات الدائنة أو المدينة وفق الحالة والمتطلبات، مع ربط التعديل بالفاتورة الأصلية.