في النموذج أعلاه تكتب مناصب منشأتك واسم شاغل كل منصب، وتختار لكل صف الجهة التي يتبعها، فيُرسم هيكل تنظيمي لشركتك بخطوطه ومستوياته. ابدأ من أحد الأمثلة الأربعة، ثم عدّل الأسماء والإدارات ونزّل الملف.
كل صف في القائمة منصب أو إدارة، وقائمة «يتبع» تحدد مكانه في الرسم. المثال المعروض لشركة صغيرة فيه 12 وحدة ومنصباً في 3 مستويات، ويتبع المدير العام خمسة مناصب مباشرة.
كيف تعمل هيكل تنظيمي لشركة بهذا النموذج
- اختر أقرب مثال لمنشأتك: شركة صغيرة، أو مطعم، أو شركة تجارية وتوزيع، أو محل تجزئة. أو ابدأ فارغاً بصف واحد للمدير.
- عدّل اسم المنصب في كل صف، واكتب اسم شاغله إن أردت أن يظهر في المربع.
- اضغط زر + بجانب أي صف لتضيف وحدة تتبعه، أو غيّر «يتبع» لتنقل المنصب إلى إدارة أخرى. الحذف ينقل من كانوا تحت المنصب المحذوف إلى من فوقه.
- في الوضع المتقدم اكتب عدد الموظفين في كل وحدة، وعلّم الوحدات الاستشارية مثل المستشار القانوني لتظهر بخط متقطع.
- نزّل الهيكل بصيغة PDF للطباعة، أو صورةً لعرض تقديمي، أو بصيغة Word إن أردت جدولاً بالمناصب تعدّله.
ما هو الهيكل التنظيمي ولماذا تحتاجه
الهيكل التنظيمي (Organizational Chart) رسم يبيّن مناصب المنشأة وإداراتها ومن يتبع من. فائدته الأولى أن يعرف كل موظف إلى من يرفع عمله ومن يعتمد إجازته وطلباته، فلا تضيع مسؤولية بين شخصين ولا يتلقى موظف أوامر متعارضة. وهو أيضاً خريطة التوظيف: المربع الفارغ وظيفة شاغرة تعرف مكانها ومديرها قبل أن تعلن عنها.
ما يُكتب في الهيكل التنظيمي
| البند | ما تكتبه |
|---|---|
| المنصب أو الإدارة | المسمى كما في عقود العمل وبطاقات الوصف الوظيفي: «المحاسب الرئيسي» لا «ريم». |
| يتبع | المنصب الذي يرفع إليه صاحب الصف تقاريره ويعتمد إجازاته. لكل منصب جهة واحدة يتبعها. |
| الاسم | شاغل المنصب الآن. اترك الاسم فارغاً للوظيفة الشاغرة أو المخطط لها، أو اختر «المنصب فقط» لنسخة لا تتغير بتغير الأشخاص. |
| العدد | عدد الموظفين في الوحدة، ويفيد في الوحدات التي يشغلها أكثر من شخص مثل الكاشير والمناديب. |
| وحدة استشارية | جهة تقدم رأياً أو خدمة ولا تملك سلطة على الإدارات، مثل المستشار القانوني أو المساعد التنفيذي. |
أنواع الهياكل التنظيمية
- الهرمي: سلسلة واحدة من الأعلى إلى الأسفل، ولكل موظف مدير واحد. يناسب أغلب المنشآت الصغيرة والمتوسطة، وهو ما يرسمه النموذج.
- الوظيفي: هرمي مقسّم إلى إدارات بحسب الوظيفة: المبيعات، والمالية، والعمليات. يناسب المنشأة التي صار لكل وظيفة فيها فريق.
- المصفوفي: يتبع فيه الموظف مدير إدارته ومدير المشروع معاً. يناسب شركات المقاولات والاستشارات، ويحتاج حدوداً واضحة للصلاحيات. النموذج لا يرسم التبعية المزدوجة؛ ارسم التبعية الإدارية واكتب المشروع في الاسم.
- الأفقي: مستويات قليلة ونطاق إشراف واسع. يناسب الفريق الصغير الذي يعمل أفراده مع المالك مباشرة.
هيكل تنظيمي لشركة صغيرة أو مطعم
المنشأة الصغيرة يكفيها مستويان أو ثلاثة: المدير العام، ثم رؤساء المبيعات والمحاسبة والعمليات، ثم الموظفون. في مثال «شركة صغيرة» يجمع مشرف العمليات المستودع والتوصيل تحت مسؤول واحد، والموارد البشرية والشؤون الإدارية في منصب واحد، لأن عدد الموظفين لا يبرر إدارة لكل منهما. ومع النمو تنفصل هذه المهام في إدارات مستقلة كما في مثال «شركة تجارية وتوزيع» الذي فيه 18 وحدة ومنصباً.
وفي المطعم يختلف الشكل: المالك فوق مدير المطعم، ومدير المطعم فوق المطبخ والصالة والكاشير، والمحاسب والمشتريات يتبعان المالك مباشرة حتى تبقى المراجعة المالية خارج التشغيل اليومي.
خطوات إعداد هيكل تنظيمي
- احصر المهام التي تُنجز في المنشأة فعلاً، لا المسميات الحالية: البيع، والشراء، والتحصيل، والرواتب، والتوصيل.
- اجمعها في إدارات بحسب تشابهها، وأعطِ كل إدارة رئيساً واحداً.
- حدّد خطوط التقارير: لكل منصب جهة واحدة يتبعها، وراقب «أوسع نطاق إشراف» تحت الرسم.
- راجعه مرة في السنة ومع كل تغيير كبير، وحدّث النسخة المطبوعة.
إن أردت أن تعدّه مع فريقك على الورق، فزر «نموذج فارغ للطباعة» ينزّل هيكلاً تنظيمياً فارغاً بمربعاته وخطوطه بلا أسماء، ويتبع شكله آخر هيكل رسمته، فاختر المثال الأقرب ثم نزّله.
أخطاء شائعة في الهيكل التنظيمي
- موظف يتبع مديرين اثنين في الرسم، فلا يعرف من يعتمد طلباته.
- كتابة أسماء الأشخاص مكان المناصب، فيحتاج الهيكل تعديلاً مع كل تعيين أو استقالة.
- مدير يتبعه عشرة أشخاص مباشرة أو أكثر دون مشرفين بينه وبينهم.
- مستويات كثيرة في منشأة صغيرة، فيمر القرار البسيط على ثلاثة توقيعات.
- هيكل مرسوم لا يطابق ما يحدث فعلاً في العمل اليومي.
ملاحظات تنظيمية
الهيكل التنظيمي وثيقة داخلية تعتمدها إدارة المنشأة، ويُطلب أحياناً في ملفات التأهيل لدى العملاء والجهات الحكومية في المملكة أو مع لائحة تنظيم العمل. لا يشترط النموذج شكلاً نظامياً بعينه؛ راجع متطلبات الجهة التي تطلبه، وأرفق معه بطاقات الوصف الوظيفي للمناصب الرئيسية إن طُلبت.
الأسئلة الشائعة عن الهيكل التنظيمي
هل تحتاج المنشأة الصغيرة هيكلاً تنظيمياً؟
نعم، بشكل مبسط. حتى منشأة من ثمانية موظفين تستفيد من رسم بمستويين يحدد من يعتمد الطلبات ومن يتابع التحصيل، ويكفيها مثال «شركة صغيرة» بعد حذف ما لا يلزمها.
هل يمكن تعديل الهيكل بعد تنزيله؟
نعم. ما تكتبه يبقى محفوظاً في متصفحك، فتعود إلى الصفحة وتعدّل المناصب ثم تنزّل نسخة جديدة. وفي النسخة المنزّلة بصيغة Word جدول المناصب قابل للتعديل، أما الرسم فيها فصورة.
ما صيغ تنزيل الهيكل التنظيمي؟
ثلاث: الهيكل التنظيمي لشركتك بصيغة PDF في صفحة A4 (أفقية إن كان عريضاً)، وصورة PNG تضعها في شريحة عرض تقديمي، وهيكل تنظيمي جاهز بصيغة Word فيه الرسم وجدول بالمناصب ومستوياتها ومن تتبع.
هل نموذج الهيكل التنظيمي مجاني؟
نعم. نطلب اسمك وبريدك وجوالك مرة واحدة قبل أول تنزيل فقط. بيانات الهيكل لا تُرفع إلى موقعنا، والرسم والملفات تُنشأ في متصفحك.
كم شخصاً يتبع المدير مباشرة؟
لا يوجد رقم ثابت، ويعتمد على تشابه أعمال الفريق وخبرته. حين يتبع المدير عدد كبير مباشرة تتأخر قراراته، فيُعيَّن مشرف بينه وبين الفريق. النموذج يعرض «أوسع نطاق إشراف» تحت الرسم لتراه مباشرة.