خطاب الضمان البنكي (Bank Guarantee) تعهّد مكتوب من البنك بأن يدفع للمستفيد مبلغاً محدداً إن لم تفِ منشأتك بالتزامها. في هذا النموذج سجلّان مترابطان: سجل خطابات الضمان بتاريخ انتهاء كل خطاب، وسجل الشيكات الواردة والصادرة بتاريخ استحقاق كل شيك وحالته.
أيام الاستحقاق = تاريخ الاستحقاق − تاريخ اليوم؛ السالب متأخر. في المثال المعروض شيكان يستحقان خلال 7 أيام وشيك مرتجع، وخطابا ضمان قائمان بمبلغ 330,000.00 ر.س ينتهيان خلال 30 يوماً.
كيف تستعمل نموذج متابعة الشيكات وخطابات الضمان
- سجّل كل شيك عند استلامه أو إصداره بنوعه وبنكه وتاريخ استحقاقه ومبلغه.
- غيّر الحالة حين يتغير وضع الشيك: مُودع للتحصيل، ثم محصّل أو مرتجع.
- في تبويب «سجل خطابات الضمان» سجّل كل خطاب بنوعه ومستفيده وتاريخ انتهائه.
- افتح «تقرير الاستحقاقات» كل أسبوع واكتب الإجراءات المطلوبة لاجتماع المالية.
ما يُكتب في كل عمود
| العمود | ما تكتبه |
|---|---|
| الحالة | معلق، أو مُودع للتحصيل، أو محصّل، أو تم الصرف، أو مرتجع. |
| نوع خطاب الضمان | ابتدائي، أو نهائي، أو دفعة مقدمة، أو صيانة، أو اعتماد مستندي. |
| نسبة الغطاء | في الوضع المتقدم: ما حجزه البنك من حسابك مقابل الخطاب، فيظهر مبلغ الغطاء. |
ما هو خطاب الضمان البنكي
في خطاب الضمان ثلاثة أطراف: العميل الذي يطلب الإصدار (منشأتك)، والمستفيد الذي يطالب بالمبلغ إن أخلّت المنشأة بالتزامها، والبنك الذي يدفع ثم يرجع على عميله. في عقد التشطيبات المعروض في السجل أصدر بنك البلاد خطاب ضمان نهائياً بمبلغ 210,000.00 ر.س لصالح شركة الأفق العقارية، وحجز غطاءً نسبته 10% يساوي 21,000.00 ر.س. وإن لم تُسلَّم الأعمال وفق العقد، يطالب المستفيد البنك بالمبلغ.
أنواع خطابات الضمان
الابتدائي يُقدَّم مع العطاء في المناقصة ويُفرَج عنه بعد الترسية أو استبعاد العرض. والنهائي يقدّمه من رسا عليه العقد ويبقى حتى التسليم. وضمان الدفعة المقدمة يقابل ما تسلّمته المنشأة مقدماً وضمان الصيانة يغطي فترة ما بعد التسليم. والاعتماد المستندي (Letter of Credit) أداة دفع في الاستيراد يُسجَّل في الجدول نفسه لأنه يربط مبلغاً لدى البنك بتاريخ. ويمكنك تنزيل سجل الخطابات بأنواعها بصيغة PDF.
كيف تتابع الشيكات وخطابات الضمان دون أن تفوّتك مواعيدها
أيام التنبيه 7 للشيكات و30 لخطابات الضمان لأن التمديد يحتاج موافقة المستفيد والبنك، وتغيّرهما من الإعدادات في الوضع المتقدم. وفي ملف Excel تُحسب الأيام بدالة TODAY فيتحدث التنبيه يومياً. الشيك المؤجل يبقى «معلقاً» حتى تاريخه، والمرتجع يبقى أحمر ضمن المبالغ القائمة حتى يُسدَّد بديله.
أثر الشيكات وخطابات الضمان على السيولة والدفاتر
في المثال الشيكات الصادرة القائمة 54,750.00 ر.س، والواردة 53,900.00 ر.س منها مرتجع بمبلغ 12,400.00 ر.س، فالنقد المتوقع أقل مما يبدو. وخطاب الدفعة المقدمة لمجموعة الواحة الطبية بغطاء 100% يحجز 85,000.00 ر.س كاملة، فهي في الحساب وغير متاحة للصرف حتى الإفراج.
أخطاء شائعة في متابعة الشيكات
- حذف الشيك المرتجع من السجل بدل تغيير حالته.
- إصدار شيكات صادرة دون مقارنتها بالرصيد المتوقع في تاريخ استحقاقها.
- ترك خطاب ضمان ينتهي دون طلب إفراج بعد انتهاء الالتزام، فيبقى غطاؤه محجوزاً.
ملاحظات نظامية ومحاسبية
أحكام تقديم الشيك للوفاء والرجوع على الساحب في نظام الأوراق التجارية في المملكة؛ راجع النص المحدّث ومستشارك القانوني عند ارتجاع شيك. خطاب الضمان يُفصح عنه في القوائم المالية التزاماً محتملاً، والغطاء النقدي المحجوز رصيد مقيّد لا نقد متاح.
حين تتوزع الشيكات بين الخزينة والبنوك
نحن في ميكروتيك نبني نظاماً محاسبياً (ERP) للمنشآت السعودية يجمع المبيعات والمشتريات والمخزون والمالية في مكان واحد، فتكون مواعيد الشيكات والضمانات في الدفاتر نفسها التي تُسجَّل فيها الفواتير والتحصيلات.
أسئلة شائعة
ماذا أفعل عند ارتداد الشيك؟
غيّر حالته إلى «مرتجع» فيبقى أحمر ضمن المبالغ القائمة، واطلب من البنك إفادة بسبب عدم الصرف، ثم طالب الساحب بالسداد أو بشيك بديل. إن تعذّر ذلك فالشيك يُقدَّم إلى محكمة التنفيذ؛ راجع مستشارك القانوني.
هل يمكن تمديد خطاب الضمان؟
نعم، بطلب من المنشأة يوافق عليه البنك، أو بطلب من المستفيد الذي قد يخيّر البنك بين التمديد والتسييل. لهذا يبدأ التنبيه في السجل قبل الانتهاء بثلاثين يوماً، ويمكنك تغيير الحالة إلى «طلب تجديد».
متى يُفرَج عن خطاب الضمان؟
حين ينتهي الالتزام الذي يضمنه: الترسية أو الاستبعاد للابتدائي، والتسليم للنهائي، وانتهاء فترة الصيانة لضمانها. يُرسل المستفيد إلى البنك ما يفيد الإفراج أو يُعاد أصل الخطاب، فيُرفع الغطاء عن حسابك.
كيف أسجّل رسوم خطاب الضمان؟
عمولة البنك على إصدار الخطاب أو تجديده مصروف بنكي في دفاتر المنشأة، والغطاء النقدي يُنقل من النقد المتاح إلى رصيد مقيّد حتى الإفراج. طريقة توزيع العمولة على مدة الخطاب تتبع سياستك المحاسبية ومراجعك.
هل يتحدث تنبيه الاستحقاق في ملف Excel؟
نعم. عمود الأيام في ملف Excel يستعمل دالة TODAY، فيتغير التنبيه كل يوم تفتح فيه الملف دون أن تعدّل شيئاً.