مطابقة الرصيد (Balance Confirmation) إجراء ترسل فيه المنشأة إلى عميل أو مورد رصيد حسابه في دفاترها بتاريخ محدد، وتطلب منه أن يؤكده أو يبيّن رصيده في دفاتره. في النموذج أعلاه خطاب لمطابقة رصيد العميل وآخر للمورد، يُجمع فيهما الرصيد من الفواتير المفتوحة ويُكتب رقماً وكتابةً، ثم جدول لتسوية الفروق ومحضر يوقّعه الطرفان.
في المثال رصيد العميل في دفاترنا 25,000.00 ر.س من ثلاث فواتير، وأقرّ العميل بـ 22,000.00 ر.س. الفرق 3,000.00 ر.س دفعة حوّلها ولم يُسجَّل سند قبضها لدينا، فيصبح الفرق غير المفسَّر صفراً.
كيف تستعمل نموذج مطابقة الرصيد
- اختر «مطابقة رصيد عميل» أو «مطابقة رصيد مورد»، واكتب اسم منشأتك والطرف الآخر وتاريخ الرصيد.
- عدّل جدول الفواتير المفتوحة داخل الخطاب، فيتغير الرصيد المكتوب في نصه بالأرقام والحروف.
- نزّل الخطاب بصيغة Word لتضيف ترويستك، أو بصيغة PDF للإرسال، وأرفق به كشف الحساب.
- حين يصل الرد بفرق، افتح «تسوية الفروق» واكتب البنود حتى يصل الفرق غير المفسَّر إلى صفر، ثم اطبع «محضر المطابقة».
ما هي مطابقة الرصيد وأهميتها
مطابقة الرصيد تأكيد مكتوب من الطرف الآخر بأن رصيد الحساب الجاري بينكما واحد في الدفترين. أهميتها أنها تكشف الفاتورة التي لم تصل والدفعة التي لم تُسجَّل والمرتجع المنسي قبل إقفال السنة، فلا يتحول الفرق إلى نزاع بعد أشهر.
كيف تكتب خطاب مطابقة رصيد
| البند | ما يُكتب فيه |
|---|---|
| الترويسة والتاريخ | اسم منشأتك، ورقم الخطاب، وتاريخ إصداره. |
| تاريخ الرصيد | آخر يوم في الفترة، كأن يكون 30 سبتمبر، لا تاريخ الإرسال. |
| الرصيد وطبيعته | المبلغ رقماً وكتابةً، ومستحق لنا (عميل) أو مستحق لكم (مورد). |
| الفواتير المفتوحة | رقم كل فاتورة وتاريخها والمتبقي منها؛ مجموعها هو الرصيد. |
| طلب الرد ومهلته | خانتا «صحيح» و«غير صحيح» ومساحة لتفصيل الفرق والتوقيع والختم. |
نص الخطاب في المثال: «نرجو تأكيد رصيد حسابكم لدينا كما في 30 سبتمبر 2026، وهو حسب دفاترنا 25,000.00 ر.س مستحق لنا»، ثم ثلاث فواتير: 9,800.00 و8,450.00 و6,750.00 ر.س.
الفرق بين مطابقة رصيد العميل ومطابقة رصيد المورد
في مطابقة رصيد العميل ترسل أنت الخطاب وتطلب تأكيد مبلغ مستحق لك، والفروق الشائعة دفعات حوّلها العميل ولم تسجلها، أو مرتجعات وخصومات اتُّفق عليها. في تسوية حساب المورد تؤكد له مبلغاً مستحقاً عليك (28,555.00 ر.س في المثال)، والفروق الشائعة فواتير أصدرها ولم تصلك بضاعتها، أو بضاعة في الطريق، أو مرتجع لم يسجله.
تسوية الفروق بعد المطابقة
حين يأتي الرد «غير صحيح» اكتب رصيدك ورصيد الطرف الآخر، ثم كل قيد موجود في دفتر واحد بمستنده، وصحّح دفاترك بالبنود التي تخصك: سند قبض للدفعة غير المسجلة في مثال العميل (3,000.00 ر.س)، أو إشعار للمرتجع. في مثال المورد يزيد كشفه على دفاترنا 4,000.00 ر.س، تفسّرها فاتورة 5,860.00 ر.س لم تصل بضاعتها ومرتجع 1,860.00 ر.س لم يسجله.
أخطاء شائعة
- إرسال الرصيد دون الفواتير المكوِّنة له، فلا يستطيع الطرف الآخر تحديد مصدر الفرق.
- مقارنة رصيدين بتاريخين مختلفين، فيظهر فرق ليس له وجود.
- تسوية الفرق بقيد واحد قبل معرفة سببه.
ملاحظات محاسبية
خطاب المطابقة الذي ترسله المنشأة يخدم المتابعة الداخلية، ولا يحل محل خطاب المصادقة الذي يرسله المراجع الخارجي بنفسه عند إقفال السنة. الرد الموقّع وثيقة تدعم الرصيد عند النزاع، وحجيته يقدّرها المختص وفق الأنظمة التجارية في المملكة.
حين تختلف أرصدة العملاء والموردين كل ربع سنة
نحن في ميكروتيك نطوّر برنامج المحاسبة (ERP) للمنشآت السعودية، يجمع المبيعات والمشتريات والمخزون والمالية والموارد البشرية في مكان واحد.
أسئلة شائعة
متى نرسل نموذج مطابقة رصيد؟
في نهاية السنة المالية قبل الإقفال والمراجعة، وفي نهاية كل ربع لكبار العملاء والموردين، وعند أي خلاف على الرصيد أو قبل إيقاف التعامل مع طرف.
هل مطابقة الرصيد ملزمة قانونياً؟
الخطاب نفسه طلب تأكيد لا يُلزم أحداً. الرد الموقّع والمختوم إقرار من الطرف الآخر برصيده في ذلك التاريخ، ويُستند إليه عند الخلاف، وتقدير أثره للجهة المختصة.
ماذا أفعل إذا لم يرد الطرف الآخر؟
ذكّره بعد انتهاء المهلة، وأرسل كشف الحساب بالحركات. بعض المنشآت تكتب أن عدم الرد خلال المهلة يُعدّ قبولاً، وهذا عرف تجاري لا نص نظامي.
هل أرفق كشف حساب مع خطاب المطابقة؟
نعم، يسهّل الكشف على الطرف الآخر تتبع كل فاتورة ودفعة. الخطاب يذكر الرصيد والفواتير المفتوحة، والكشف يذكر حركات الفترة كلها.